探究新形势下档案管理工作的规范化

于正芒

摘 要： 档案是一个时代的印记，是历史的见证，只有做好档案管理工作才能将有价值有意义的信息资源长久保存下去。时代的发展步伐很快，只有采用新的管理模式才能跟上社会发展的步伐，提高档案管理效率。如何做到新形势下档案管理工作的规范化，是我们今天探讨的主题内容，下面将详细分析，希望我们的档案管理工作可以开展得更加规范合理。

关键词：新形势下 档案管理工作 规范化策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）12-0039-01

档案是有形的，但是它存在的价值是无形，小到对于一个单位，大到对于国家，都是必不可少的，对于档案的管理工作也是相当严格的，由于长期以来大家都忽略了它的重要性，只有在需要用的时候才会想起来，所以造成档案管理工作的严重滞后，要想在新形势下生存，必须改变以往的管理模式，不断创新，使档案管理工作可以有效开展。

一、新形势下档案管理工作的规范化的意义

档案的存在为了更好地记录历史，还原事件的原貌和唯一的有效凭证。在过去档案大部分都是以手的形式存在的，这样既不规范也不利于它的完整性保存；而如今不管是发票还是有效证件，都是通过电脑系统打印出来并且带有盖章或是钢印的，保存管理起来都相当方便，而且即使遗失了也可以提前备份，然后通过电脑系统找回来。所以鉴于档案涉及多个领域，且具有较大的社会地位，那么我们就更要注重对档案管理工作的規范化，保证档案资料不受损毁，加强运用先进技术和设备提高对档案的管理力度，改善档案管理模式和方法，更新管理者思想观念，从而提高档案的管理水平。

二、档案管理工作存在的问题

就目前了解，很多单位还有企业都没有做到对档案管理工作的重视，认为档案管理工作过于繁琐，需要耗费大量的人力物力，所以到目前为止档案管理工作都存在很严重的问题，具体表现在以下几个方面：

1.档案资料的严重流失

由于档案管理工作人员整体意识不足，在工作中没有树立正确的价值观，对于档案的管理过于疏忽，造成很多重要的档案资料都未能及时有效的进行保管，日积月累，不仅加大了工作量还无法将档案合理的进行分类，所以导致很多档案资料不翼而飞，最终造成严重的流失。

2.未能制定完善的工作制度

一直沿用传统老套的工作模式，导致很多企业都没有将档案资料的管理制定相应的制度，导致档案工作人员漫无目的，认为企业没有将责任到人，所以可干可不干，最终让档案管理工作越发难以开展，严重影响了档案管理的有效性。

3.未能全面认识档案管理工作

目前档案管理相关人员，普遍意识不够，未能从新形势下审视档案管理工作，缺乏全面认识，认为档案工作就仅仅只是进行资料整理和分类汇总保存，是个普通工作人员都可以处理的，忽视了新形势下档案工作的专业性，这也是造成档案管理工作一直无法规范化创新管理的原因。

4.档案管理设备落后

普遍档案室的基础设施设备都过于陈旧，无法满足管理标准化的需要，甚至对于档案的管理还停留在手写上，都没有引进先进的信息技术，导致工作效率低，管理者投入少，基础设施不完善，使得档案室工作开展困难。档案室工作人员年龄结构老化，基本上都是快退休的工作人员，他们缺乏对新鲜事物的了解和接受能力差，这些都是导致档案工作无法突破更新的原因。

三、提高档案管理工作规范化的有效措施

1.实行档案的全面调查

要实现档案规范化管理，首先必须对所有档案进行全面的了解普查，将保存时间长、标题内容不明确以及保存价值不大的档案，进行分门别类的处理；其次对所有档案进行重新排序、编码，便于录入电脑系统，实现信息化管理；最后，过于厚重的资料，进行整理，编排页码，方便以后查找做准备。这样不仅可以创造一个干净整洁舒适的工作环境还大大方便了管理工作，提高了工作效率。

2.加强档案管理工作的重视

只有领导首先发挥带头作用，充分认识到档案管理工作的实在价值，加大对档案管理工作的重视，才能提高工作人员的积极性，使他们端正态度，认真工作。

3.制定完善的档案管理制度

要想保证档案管理工作的规范化开展，必须得有完善的制度进行指导和约束。完善的制度首先是让相关人员明确自身任务和职责所在，让他们摆正态度，其次是需要他们能够提高档案的管理水平，将档案管理工作落到实处，加强档案管理的严谨性、科学性和安全性，保证档案信息不被泄露，在输入档案信息的时候，建立加密系统，绝对保证档案的安全性，并且设立档案借阅保密原则及档案归档整理原则，安排专人对稀有文件的进行保管确保，来确保其价值的开发，保证档案工作各个环节的连续完整性，从而保证档案的管理工作更加规范化。

4.运用先进的信息化管理

淘汰以往的人工管理技术，全面实行现代化、信息化的管理方式。首先将所有资料建立一个电子档案，运用扫描仪将过去手工记载的档案资料都扫入电脑系统，进行电子档案管理；运用档案管理软件将档案进行分类保存，实现查阅、检索以及存储一体化的功能，以便日后可以在短时间内查找和翻阅资料，不仅节省了大量时间还减轻了劳动强度，有效的提高了档案管理工作效率。虽然有了先进信息技术的支持，工作人员仍有必要定时定期对档案进行整理、分类储存，让管理质量得到最优的保障；同时还要定期对电脑系统进行安全保护，以防信息化时代，不法分子运用先进技术窃取重要信息。

5.提高管理人员的整体素质

对档案管理人员进行定期培训，提高他们的管理专业水平及业务能力的拓展，让他们明白优胜劣汰适者生存，增加学习提升自己的紧迫感，在不断地实践中总结经验，完善自我，实现档案管理的综合水平。

6.加大依法管理力度

必须得依靠法制化的建设，任何行业可以健康发展的前提都是收到法律保护的，然而档案管理工作也不例外，要想建立健全档案管理工作，必须进行依法管理，加强法制化建设，使得档案管理工作更加规范、合理和科学。通过档案工作相关法的建立，让档案工作可以依法开展，依法完善、依法执行，坚持走受法律保护的健康大道，是档案管理工作更具保障性，从而充分发挥档案的社会作用。

结束语

通过对档案信息作用的重要性进行了解以后，各档案管理部们，就更应该重视对档案工作的开展，提高档案管理人员素质，加强档案管理人员的综合管理能力，开展档案管理工作培训，引入先进技术作为指引，全方位加强对档案管理工作的创新力度，规范化力度，使其才能适用于社会，从而真正保障档案管理工作的健康发展。

参考文献

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