电力基建项目档案归档难度与对策研究

何丽冰

摘 要：电力基建项目是电力系统正常运行的前期基础，如果没有做好基建项目工作，电网运行便恰如无米之炊，势必会引发一系列的问题，给电力事业的发展带来消极影响。在电力基建项目工作落实过程中，档案归档存在诸多困难与不便，亟待有效合理的解决改善。该文试对电力基建项目档案归档难度进行分析，并针对如何解决归档难题提出积极策略，旨在为促进电力事业发展略尽绵薄之力。

关键词：电力基建项目 档案归档难度 对策研究

中图分类号：D80 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）04（a）-0147-02

改革开放至今，我国电力事业随着经济水平的日渐提高得以迅猛发展，国家与人民对电力企业给予了更多、更高的期待要求。作为电力系统正常运行的前提基础，电力基建项目具有十分重要的意义，只有全面、系统地做好电力基建项目工作，才能保障电力企业能够进一步实现一体化管理、规范化管理的要求。然而在我国电力基建项目档案归档的工作进程中，尚存在许多不合理的问题，导致归档工作充满了挑战性与多变性，难度重重。要想解决问题，改善基建项目档案归档的不良现状，就要切中肯綮，有的放矢，才能让档案的归档方法更加合理，有效提高电力基建项目工作的效率，将基建项目档案的效果最大化，进而对完善基建项目建设、促进电力发展起到至关重要的作用。

1 电力基建项目档案归档的重要性

如今，我国电力事业的规模在逐渐扩大，“电力项目建设不断增加，档案的数量越来越多，档案归档管理也就更加重要，特别是在信息化发展的今天。转变电力档案归档方法和管理效果是企业档案管理发展的趋势[1]。”对于电力企业而言，其工作独具特殊性与复杂性，往往需要大量的档案信息提供借鉴帮助，如果再没有进行及时的归档，就会导致档案缺少完整性，而档案得不到妥善的保存保管，可能会出现破损、残缺，甚至丢失，这都不利于今后基建项目建设工作的展开，因此，档案归档是做好档案管理工作的基础，是发展电力基建项目建设的必行之举。

2 电力基建项目档案归档难度根源

2.1 认识程度不足

目前，我国大部分的电力企业对于实际供电工作十分重视，然而对于行政管理工作却往往没有严肃对待，这些电力企业常常将档案管理工作视为基建项目建设中最微不足道的一个环节，继而忽略了档案在基建项目建设中的重要作用。由于缺少了对档案重要性的认识，所以很多电力企业在档案管理方面做得并不到位，档案管理人员也缺少对档案的分类、检查、追回等管理行为，导致很多档案在借出后并没有及时归档，或在归档时出现了严重的破损、毁坏、质量不佳等现象，而管理人员并未就此进行处理；还有的档案在归还后就被随意地收入柜中，并没有根据其作用、性质、内容等进行严格分类，这不仅不利于档案的再次应用，更不利于档案的保管。

2.2 基建项目档案管理部门人员配置不足

由于缺少对档案管理重要性的认识，所以很多电力企业对于档案管理人员的选拔任用并不在意，以至于直接调派其他部门的工作人员兼而管之，这就意味着大部分的档案管理人员根本不具备专业的档案管理理论知识和能力，从技术上来看不能有效地、合理地对档案做出管理。另一方面，其既要完成档案管理工作，又要完成自身的工作任务，导致档案工作缺少规范性。档案工作看似简单，实际上工作量极大，且十分复杂，因此在操作时需要秉持细致、谨慎、专一的工作态度，否则将难以完成档案资料的收编整理。

2.3 档案管理过程中缺少检查工作

“电力基建档案是对电力基建项目工程的全面真实的记录，是整个电力基建项目的基础工作，具有非常重要的作用[2]。”因此，电力企业应保障电力基建档案质量好、完整度高、有效性强，才能确保基建档案在今后的工作中能够发挥出其所具有的巨大价值。然而，我国电力基建档案归档管理工作在落实的过程中存在诸多不足，尤其缺少必要的检查步骤，这就导致很多归档的档案规范性不强，质量不高，甚至信息内容不完整。比如一些合同文件没有注明明确的协议日期，或者将工程名称标错，这些问题会给后续工作带来极其严重的负面影响。所以，没有进行充分检查，势必会令档案归档工作变得十分艰难。

2.4 参建人员流动性强

由于电力基建项目建设的内容比较繁杂，因此涉及到的工作人员十分多，且这些工作人员的流动性非常强，就导致档案也经常发生不定期的流动应用，这就给档案的归档保管带来了巨大的难度。如果是纸质档案，长期离开档案人员的妥善管理可能会出现破损现象，如果出现丢失情况，则严重影响档案的完整度。即使没有发生破损、丢失等问题，也容易导致纸质档案的清洁度受影响，所以当有些档案需要经由多人手中时，必须加强检查、备份工作的落实，否则就会给档案造成巨大损失。

3 加強电力基建项目档案归档工作的对策

3.1 提高档案管理人员的意识、素质

电力基建项目档案对于电力事业的发展具有举足轻重的意义，电力企业必须明确认识到这一点，继而才能采取积极的应对策略来加强完善电力基建项目的档案管理工作。因此，电力企业应首先令档案管理人员对档案管理工作的重要性有着深刻的了解认知，这样有利于管理人员提高自身的责任意识，只有在工作中态度积极、认真、细致，才能确保档案归档管理工作不会出现疏漏。另一方面，档案管理人员要不断加强自我素质的提高完善，积极参加企业组织的培训活动，以期能够更好地处理档案归档问题，以专业化、系统化的档案管理水平改善当前的档案归档现状。

3.2 加强人员配备，提高分工合理性

目前，由于很多电力企业缺少对档案管理的重视程度以及专业型人才不足的缘故，导致在基建项目档案管理方面配备的人员较少，这给档案归档带来了极大的不便。因此，企业应进一步增加人员配备，加大在档案管理方面的投入力度，积极吸纳专业型人才，使其迅速融入档案管理工作中，并进行合理化分工，只有分工明确，各自的职责内容清晰，管理人员才能更加有条不紊地展开工作，提高管理效率与质量。

3.3 做好归档检查和自查工作

档案归档过程中，如果没有进行充分的、全面的、细致的检查，就等于放任错误、疏漏的存在，而任何一个微小的差错都有可能给后续工作带来巨大的损失。因此，档案管理人员应明确认识到检查管理的重要性，而工作人员也应明确意识到自身的检查义务。只有经过这两道检查工序，才能保证档案的质量与完整度。因此在档案进行归档之前，工作人员要先对档案进行问题排查，及时发现归档档案中存在的漏洞与疏忽，并立刻处理修正，提高档案质量，在交由档案管理人员后，管理人员也应及时进行检查、验收等工作，从整理、组卷到编排等都建立在严格检查的基础上；与此同时，加强与基建部门的沟通联系，了解实际情况，积极主动地提高档案的规范性和有效性。

3.4 落实监督管理工作

为了防止档案管理部门出现纰漏，或者态度意识不端正的情况，电力企业要加强对档案管理部门的监督管理力度，通过采取奖惩手段与评价机制对管理人员的行为进行审核考察，一旦发现其出现了涂改档案或破坏档案的举动，要及时进行处理，如果档案管理人员在归档过程中不够严谨、细致，导致档案质量不佳等情况，监督人员要将此纳入岗位绩效中，只有这样，才能有效刺激档案管理人员的工作积极性，使其明确自身责任，端正自身态度，确保基建档案管理工作的有效。

3.5 提高档案管理技术水平

“随着信息化的迅猛发展，近年来电子文件与电子档案大量产生并广泛应用[3]。”电子档案的出现与应用有效地弥补了纸质档案的不足，提高了档案的应用效率与应用性，便于读取、储存、发送，因此电力企业应积极吸纳计算机信息技术，促进电子档案的应用进程，利用电子档案进行备份，以确保档案的完整性。同时，利用计算机信息技术的强大信息数据分析、处理、检索能力，进一步排查档案中的问题与疏漏，保障档案的质量。计算机信息技术的应用不仅能够节省人力资源，还可以延长档案的储存寿命，对于电力企业而言，具有积极的参考作用。因此，提高档案管理的技术水平，是解决档案归档问题的有效途径。

4 结语

在电力基建项目施工过程中，由于档案管理涉及单位多、人員多、程序多，且整个项目建设周期普遍较长，施工工艺复杂，所以基建项目档案的归档一直存在许多问题。这些问题如果得不到妥善的、有效的改善，就会导致档案无法在今后的参阅中起到良好的参考作用，甚至会影响到后续的工作。因此，电力企业必须采取多方措施，令档案管理部门充分发挥效用，加强档案归档工作，保障基建档案质量。

参考文献

[1] 张春霞.基建项目档案归档难度与对策[J].办公室业务，2016（1）：140.

[2] 李梦兰，周莹.电力基建项目档案归档难度与对策分析[J].科技展望，2016（26）：223.

[3] 付轶溥.浅议基建工程档案电子文件归档管理[J].江苏商论，2013（11）：89.

[4] 丁红燕.浅议电力基建工程档案的规范化管理[J].山东工业技术，2014（23）：220.