油田档案信息化工作创新实践

文·孟宪波

油田档案信息化工作创新实践

文·孟宪波

近年来，胜利油田在档案工作中牢固树立创新意识，持续增强创新能力，建立完善创新机制，以档案信息化为手段，积极推进档案工作理念、方式及档案服务领域、手段等方面的创新，着力提升油田档案整体管理水平。

一、做好顶层规划设计，科学制订档案信息化管理规范，信息化工作有序开展

以国家档案局、山东省档案局和中国石化集团档案事业发展“十三五”规划为指针，立足企业生产经营实际，充分调研，科学谋划，制订了油田档案工作“十三五”规划（以下简称“规划”）。《规划》中强调信息化在企业档案工作发展中的引领作用，以“创新提升、增强服务能力”为主题，力争“十三五”末，油田档案工作初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，将建成主分馆配套、实体和电子档案并存、行业领先、国内一流的企业档案资源建设基地、档案安全保管基地、数字档案管理中心和档案资源开发利用中心。

在具体工作部署上，以胜利油田新修订的《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》为依据，大力加强档案资源建设，做到电子文件实时在线整理、审核、归档，实现全系统档案目录数字化率达到100%，存量档案原文数字化率达到80%，增量电子文件归档率达到80%以上。用信息化手段推动企业档案资源的丰富优化、保管安全、信息共享、查询方便，提高档案开发利用成效。

标准化工作是各项档案工作顺利开展的重要基础，企业档案信息化的标准规范性，是实现企业档案信息化健康、有序和快速发展的保障。近几年来，我们制订了档案系统管理规范、档案系统安全规范、电子档案管理规范和声像档案管理规范、档案数字化加工规范等业务标准，档案信息化各项工作的开展严格依据规范进行，确保线上线下文件数据规范，元数据信息齐全，电子文件符合存储格式要求。

二、加强系统功能优化，实现各类档案数据的网络化管理，服务油田转型升级

胜利油田共有40家机关部门、50家二级单位和1000多名系统用户。自2011年上线运行中石化档案管理系统后，先后进行系统功能升级3次，系统应用水平不断提高。我们在系统运行过程中，不断加强电子文件安全管理，做好数据备份工作。为保证海量数据存储需要，新增存储扩容10TB，充分满足了未来数据存储要求。胜利油田采用外包方式，用2年多时间，依据档案数字化加工规范，完成了馆藏重要历史档案的数字化加工工作，其中管理类档案共计13528卷、123500件、178万页，实物档案526件，照片档案8231张，工程项目档案38万页，权证档案34万页。目前，在中石化档案系统电子文件存储已达6.5TB，有效用户7523个。海量数字档案信息，满足了油田生产经营等各项工作对档案信息的利用需求。

为解决归档文件系统重复录入问题，我们通过建立OA电子文件归档接口，每年通过系统接口实现电子公文归档5000多件；为适应“三转三创”要求，我们目前正在前期工作经验基础上，实施“工作平台电子文件自动归档系统”，系统上线后，将实现电子文件在线归档审核、在线自动整理组卷、自动加盖填写归档章、自动赋档号等功能，极大地提高文件归档齐全率、完整率和及时性，大幅减少归档手工操作的工作量；针对数码照片归档量大，数据上传流程复杂问题，我们通过建立数码照片归档数据接口，摄影记者通过照片管理系统一次录入、在线提交数码照片到档案管理系统，实现每年在线接收数码照片1000多件，目前通过接口共接收数码照片13.2万张、700多GB，极大地提高了档案归档效率，丰富了馆藏资源。

通过深入应用“中国石化档案管理系统”，将油田各类档案目录数据和大部分原文数据实现在线录入、在线管理、在线查阅利用，通过修正数据质量、优化查询功能、逐步开放档案在线查询权限等措施，电子档案信息在线查阅利用率逐年提升；依托“数字档案馆勘探开发档案管理系统”，对当年新增和借阅利用的各类地质资料的进行发布和查询，做好勘探开发利用事例的征集。2016年上半年，共发布各类新增地质资料34519件，其中原件9005件、复制件25514件，发布各类地质资料借阅利用信息52494件次，上报各类地质资料利用事例215篇。档案信息化工作的开展，有力地服务了油田生产经管管理工作和民生工作，《胜利日报》在头版头条发表了题为《油田档案管理工作从存档为史到用档为企》，档案信息化已经成为油田转型发展和提升效益的重要支撑。

三、充实网站信息内容，开辟多种渠道，加强档案宣传工作

一是建立了“胜利档案网”。网站设立了通知公告、工作动态、行业动态、标准规范、档案学会、开发利用等10个栏目。档案中心和二级档案部门及时更新和上传开展的重点工作，进行工作交流，上级的各项要求通过网站及时下发，有效提高了档案工作执行力。档案网站月均访问量达到3000多人次，不仅成为油田1000多名档案专兼职档案员的交流园地，而且成为油田档案工作对外宣传的重要平台。

二是围绕国际档案日，开展多种形式的宣传活动。在“胜利信息网”开辟“国际档案日”宣传专栏，以弘扬油田传统精神风貌为主题，以档案服务油田中心工作为落脚点，设立“胜利往事”等10个栏目。通过馆藏档案回顾油田发展的光辉历程和骄人成绩，鼓舞全体员工自觉践行“严、细、实”，主动作为战寒冬，勇于担当谋发展，全力拼搏创效益，发扬攻坚克难、拼搏奉献的精神应对低油价。通过宣传油田自成立以来不断涌现的先锋人物、典型事件，弘扬正气、传播正能量，为油田营造敢于负责、勇于担当、人人赶超、个个争先的良好氛围。

三是建立网上展厅，展示和宣传企业文化。油田有20多个单位建立了自己的网上展厅，设立了领导关怀、公司大事记、荣誉展台等栏目，展示各类档案资料近万件。各单位展示特色突出，对内发挥了凝聚人心、鼓舞士气的作用，对外达到了展示企业风采，提升核心竞争力的作用。

（作者单位：中国石油化工股份有限公司胜利油田分公司档案管理中心）