加强和改进新时期学校安全档案管理工作的对策建议

文·卢鹏 晋晓辉

加强和改进新时期学校安全档案管理工作的对策建议

文·卢鹏 晋晓辉

学校安全档案管理工作是学校安全管理工作的重要组成部分，学校安全档案资料是学校安全管理工作真实具体的原始性记录，是领导决策、开展工作、实施安全工作目标考核、研究处理问题、追究事故责任的重要依据。为进一步加强和改进新时期学校安全档案的建设与管理，规范、统一、加强各级各类学校的安全档案管理工作，结合当前学校安全档案管理中存在的问题和不足，着力提出科学可行的对策建议。

一、当前学校安全档案管理工作中存在的主要问题和不足

（一）档案管理重视程度不够，上级要求落实不到位。从每年上级教育行政部门开展的年终考核工作来看，部分学校档案管理存在缺位，离档案管理的要求和效果还有较大差距。一般意义上，每年年初，上级教育行政部门就制定了《安全工作考核细则》，下发了年终考核通知。但从通过座谈交流、查阅资料、查看现场等方式开展的年终实际实地考核工作情况来看，部分学校等靠思想较重，迎接考核工作积极性较差，未能结合自身实际按照《考核细则》认真准备考核资料，存在临时抱佛脚现象，档案资料杂乱无章，尤其是在校生规模在千人以上的学校，安全档案资料仅仅用一个文件盒存放，甚至还出现装不满的现象。日常工作繁忙疏于积累整理的可能固然存在，但到了年终考核依然不能将年度档案资料分类整理完善到位，更有甚者，部分城区学校的档案资料归档完善程度竟然不比乡镇学校，重视程度可见一斑。

（二）档案管理较为混乱，不够规范。一是档案资料归档范围不全，存在缺项。学校安全工作涵盖学校管理多层面各角度，涉及面广，影响度大，工作开展落实过程中必然会形成大量的档案资料。个别门类资料在档案中暂时没有或及时归类可以理解，但部分学校仍然存在档案资料无人整理、成堆出现的情况。例如，安全工作开展最基本的安全日志、安全检查记录、安全会议记录没有归档，更有甚者，几年前的档案仍然放在一起，没有按照年度区分。还有部分学校虽然档案资料门类相对齐全，但内容空洞，不能作为有效佐证材料。例如，《安全日志》的填写存放，个别学校只是填“无”，未能将每天安全工作部署、开展、落实的情况进行有效记录，没有做到有迹可查。二是档案建档门类设置不合理。部分学校档案管理分类没有按照上级教育行政部门的基本框架体系，不能设置并完善包括学校基本情况、安全工作组织管理、制度建设、校舍、饮食、消防、交通、治安、教学设施与教学活动、校园及周边综合治理、教育培训与演练、值班、检查、隐患整改记录和日志、上级来文和信息报送、专项活动等在内的所有门类和内容。

（三）载体数字化落实不到位，档案开发利用明显不足。部分学校仅仅单一依赖传统纸质档案，没有借助新软件和新技术研究探索有效的数字化形式，未能按照一定的原则和利用方法确认数字化对象，在档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等各个环节不能突出过程管理，导致档案归档的类别和信息的缺失。同时，部分学校安全档案的管理极少研究用于成果的转化，年度档案一旦形成，便无人问津，只是作为工作开展的作证材料，在深化拓展应用、发挥借鉴作用、提供决策参考等方面不能物尽其用，档案的开发和利用明显不足，不能起到有效促进工作的作用。

二、新时期加强和改进学校安全档案管理工作的对策建议

（一）进一步强化思想认识，明确夯实责任主体。

安全工作档案是学校安全管理工作科学化、规范化的重要基础和佐证依据，各级教育行政部门和各级各类学校要按照“谁主管、谁负责”、“谁检查、谁登记”、“谁建档、谁管理”的总体要求，纵向到底、横向到边，责任到人，对梳理出的制度及制度方面存在的缺陷、不足，对上级召开的各项会议、出台的文件、部署的任务的贯彻落实情况，对排查出的问题、隐患及整改情况等分门别类的登记造册，均明确出主体责任人，归口管理，真正落实有章可循、有据可查、违规必究，实现学校安全档案工作的制度化、科学化、规范化。

（二）健全完善调整原有框架体系，补充更新新要素和新内容。

针对当前存在的建档立档范围不全、门类设置不合理等问题，要着力合理设置、健全完善学校安全档案管理的框架体系，及时补充更新新要素和新内容。各级各类学校应在原有框架体系基础上，分门别类将学校基本情况、组织管理、制度建设、校舍安全、饮食卫生安全、消防安全、交通安全、

治安防范、教学设施与教学活动安全、校园周边综合治理等基本内容纳入归档范围。

（三）强化档案管理，借助新技术和新软件，进一步提高档案利用开发水平。

1.规范完善组档立卷工作。所有档案资料要专柜存放，按年度组档立卷保存。使用统一的档案盒和档案封面，档案盒封面统一粘贴或打印“学校安全工作档案”标签，横标下有分卷标签，分卷有多盒分卷的，在分卷标签上注明分卷顺序学校安全档案要有总目录，各分卷要有分卷档案目录与卷内文件目录，装订顺序按各分卷内容先后时间顺序装订。所有资料均需用A4纸制作装订。所有原始资料及检查整改记录，要用蓝黑、碳素墨水或黑色签字笔书写，字迹工整、简洁、准确，不得涂改。

2. 加快推进传统载体档案数字化和资源共享。教育行政部门和各级各类学校应切实加强传统纸质档案数字化转化工作，在收集整理规范纸质档案的基础上，依托Visual Foxpro、Access等数据库设计制作软件，着力研究开发包含学校安全管理、应急管理队伍建设、应急物资储备、保障措施、来文处理、安全检查、隐患排查整改等方面的档案信息资源，并加以妥善保存，切实推进档案存储数字化。同时，探索学校安全即成数字档案的成果转化和资源共享，统筹协调并充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡学校安全管理档案信息资源共享，把可公开的安全档案、信息上传网络，开展远程利用，对于具有开发利用价值和典型代表性的学校安全数字化档案要进一步推广利用，确保其价值最大化，在同行业同领域发挥引领和带动作用。

3.明确专人专责，严格规范交接程序，做好保密工作。学校安全档案要安排专人负责，做到职责明确。当出现人员变动时，要及时办理交接手续，确保档案资料连续完整。明确学校安全档案管理工作职责，严格执行保密制度，未经学校领导批准，禁止将包含学校安全隐患举报电话记录等内容的档案资料向无关人员借阅和外传。

4.进一步强化开发利用，切实推动成果转化。各教育行政部门和各级各类学校应切实加强对学校安全档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，通过开展学校安全管理案例收集评选活动、形成调研报告、学校安全“风险清单”“责任清单”“隐患整改清单”的清单式管理模式等途径和方式，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，不断挖掘学校安全档案各类形式的应用价值，更好为各级教育行政和学校教育教学决策、管理提供参考。

5.加强档案管理人员的培训。根据实际工作需要，邀请档案工作主管部门和教育行政部门定期不定期开展学校安全档案的收集保管、开发利用、数字化、编纂研究、业务交流等方面的培训工作，充实业务理论，强化业务能力。

（作者单位： 烟台市校舍建设管理处 / 山东医学高等专科学校）