档案信息回溯性的表现形式

文·王华清

档案信息回溯性的表现形式

文·王华清

回溯性是档案信息的固有特性。文章通过分析档案信息在时间、档案实体整理和虚拟管理三大方面的回溯性表现，探究以档案信息时间跨度、空间联系、层级结构为基础，完善档案实体整理，并通过档案信息历史联系和隐性知识的挖掘实现档案信息回溯度量的增加。

档案信息；回溯性；实体整理；虚拟整理；历史联系

回，还；溯，逆流而上。回溯性即某事物时空联系的逆向可寻，是档案信息的固有特征。档案信息广义包含档案载体信息、内容信息、再生信息三层，而档案信息的回溯性则可表现在档案载体的物理空间联系、档案内容的历史联系及档案再生信息的逻辑联系三方面。时空的异构性联系是回溯的基础，档案信息存在时间跨度、物理空间联系、层级结构就会有回溯性，所以，档案信息的回溯性对应地主要体现在档案时间跨度、实体整理和虚拟管理三大方面。

一、档案信息在时间跨度中的回溯性

档案信息对于距离当代的时间和内容涵盖的时间而言都具有时间跨度。一方面，档案信息体现社会发展进程。“档案信息记录和反应的是已经发生的活动、时间及其过程，是一种历史记录，具有典型的回溯性”[1]。档案信息在时间上的回溯性根源在于档案原始记录的根本属性。档案是伴随人类社会实践活动产生而不是事后补救形成的，是人类社会发展进程真实的、连续的见证。另一方面，档案信息也是历史文化积累的表现。档案的制成材料和装订规格等载体信息、档案记载的内容信息及二者衍生出的档案再生信息，都是档案工作经验的积累与历史文化的沉淀，代表了人类社会珍贵的历史文化遗产。档案信息从历史中来，又引领后人回归到历史中去，这就是档案信息在时间跨度中的回溯性表现。

“因为档案具有回溯源，后人可以分门别类地对原有档案信息进行采集、提炼和加工，转换为新的载体形式存储信息，使之浓缩化和优质化，再为现实的研究、决策和未来预测提供依据”[2]。但有时档案信息在时间跨度中的回溯性与信息时效性需求间会产生矛盾，所以档案工作者既要将档案信息加工处理成具有现时性和预测性的信息，减少档案信息回溯性的负效应，又要扩大档案信息的即时性利用。档案信息作为一种回溯性信息，在信息大家族中相对缺乏时效性，这是把无密级的未开放档案即现行或半现行文件具有及时性时效作用的那部分价值先行剥离出来利用，使社会全体档案利用者能够各取所需的必要性之一。[3]

“档案作为宝贵的历史财富，主要在于它能够随着时间的推移，适用的范围越来越广，科学文化作用越来越大”[4]，这是档案价值扩展律和档案科学作用递增律的表现。档案信息的时效性和回溯性是一种此消彼长的关系，但档案信息的价值总能量守恒，在档案信息的时效性弱化过程中，档案信息在时间上的回溯性不断凸显，其利用价值向历史文化价值转换，时效性转变为另一种持续形式继续存在。即便档案信息在时间上回溯性弱化了它的时效性，影响了档案信息的开发利用，但“档案的利用价值并不一定能决定档案的保存价值，档案被保存的本身，不管被利用与不被利用，都有其价值所在”。档案的保存价值除了具有利用价值外，还表现在以下三个方面：维护历史面貌、稳定社会的证明与基石；为后人而保存；保存文化遗产[5]。所以要认识档案信息在时间跨度中的回溯性，不能沉浸在一味地强调档案信息利用的浮躁风气中，应兼顾档案的保存价值与利用价值。

二、档案信息在实体整理中的回溯性

档案信息在实体整理中的回溯性体现实质是建立在档案实体存在状态上的档案信息路径回溯，依据档案信息回溯到档案实体科学而准确的馆际位置、库房位置、排放序列及社会位置，掌握档案实体存在状况，实现档案信息与实体在社会、档案馆、全宗空间位置上的匹配，从而达到档案实体的有序管理和全局控制。

回溯档案信息，确定档案的社会位置。私人档案所有权保障是私人档案管理中的一大关键，私人保管意愿与档案馆集中管理诉求间矛盾日益突出，私人档案分散民间的存在状态也破坏了档案间的历史联系，对此登记不失为明智之举。回溯私人档案的登记信息可宏观掌握其存在状况，在实现民间分散性管理同时又不阻碍查询利用，一定程度规避了私人档案被集中管理而产生的所有权益纠纷。

回溯档案信息，掌握档案馆际位置。当今档案实体馆藏经常会出现相对集中和绝对分散的状况，如低级单位向同级或上级档案馆移交档案，相同来源的档案保存在不同的档案馆中；低级档案馆和高级档案馆馆藏档案交叉；专门档案馆林立，与综合档案馆相对隔离；同一个全宗的档案散落在不同的档案馆中；馆际间合作日益加强，馆际存在档案借调行为；档案安全意识提升，异地备份工作不断完善……通过回溯档案信息可把握档案实体的流向，从宏观上控制档案实体的存在状态，有利于实现高级档案馆和低级档案馆、综合档案馆和专门档案馆间协调发展，规避大型综合档案馆在地理位置上的孤僻，在馆藏资源上的高度集中，充分发挥地市级及专门档案馆、私人档案馆的亲民性作用。

回溯档案信息，保证档案的排放序列。档案实体的排放序列是保证档案内容信息间历史联系的基本要求。对于一份新的档案，其实体路径未知，利用“回溯法”进行定位尤为重要，即一种选优搜索法，按选优条件向前搜索，若走不通就退回上一步再重新选择。档案工作者可先提炼出形成者、时间、事件、形式、关键词等标识信息，回溯到某个全宗、案卷或事由中去，再根据全宗内依照档案复式分类方法形成标识信息树状层级结构，在前进和后退的交替中搜寻到它的最优空间位置，从而保证全宗排序的准确及全宗内案卷或件的排序准确。

三、档案信息在虚拟整理中的回溯性

利用档案信息回溯性挖掘其历史联系的隐性知识是进行档案信息开发利用的重要方向之一。改卷为件一定程度上使档案信息回溯更加扁平化，虽缩短了回溯路径，却为挖掘档案间历史联系增加了困难。“取消案卷的概念，使同一事情的若干份文件相分离，指望用主题词、文件标题或没有案卷号的所谓档号等，来反应、表现文件之间的互有联系，是有许多难以想象的困难的”[6]。这种担心不无道理，实际工作中档案工作者也会编写部分案卷目录以便回溯和利用档案信息。而在现代档案多维历史联系间，档案信息重组与匹配的操作性大大提高，甚至可通过计算机自动化增加回溯路径选择，为档案知识挖掘提供了动力。

档案信息在档案实体整理中回溯性的实现主要建立在实体排序技术基础上，将档案历史联系固定在实体排序中会导致牺牲其它历史联系来保全一种历史联系，牺牲其它全宗形态来保全一种全宗形态，同一来源或事由的档案可能被分散，为回溯档案信息来挖掘档案历史联系背后的隐性知识带来困难。而档案信息在虚拟整理中的回溯性表现为建立在实体有序管理基础之上的档案信息激活，关键在于档案再生信息的层级结构，尤其电子文件环境下，标签、背景信息、元数据都通过著录将隐性历史联系外化，使档案信息间隐性联系向显性转变、线性联系向网状联系转变，有利于来源原则与事由原则联合推动档案信息重组、档案知识挖掘及档案价值多元实现。在这种背景下，“我国以档案实体整理为核心的档案实践开始解构，逐步向档案实体整理和档案信息处理的多维实践体系过渡演变”[7]。

虚拟排序能依据档案标识信息虚拟排序重组，形成电子文件主体全宗、客体全宗或年代全宗等，不改变电子文件在计算机中的物理位置和档案实体位置，为档案历史联系和知识挖掘提供了灵活多样的回溯路径，“电子文件的主客体全宗和年代全宗的共存在技术上得到了可靠的依托，完全实现了档案历史联系隐性知识最大程度的显化”[8]。但不能因此将档案著录信息放在平等层级中看待，因为“案卷在电子文件时代仍然应该保留，而且更加的重要，因为电子文件的特点要求档案工作者更多地关注文件背后的形成过程和历史联系”[9]。电子文件信息灵活重组是信息回溯挖掘电子文件间历史联系及其隐性知识重要的结点和路径基础，但档案工作者也不能太过自由地创建各种全宗形式，扰乱档案信息回溯路径，因为档案信息相对稳定的层级结构对于档案信息的长期性的回溯是很重要的。

四、档案信息的回溯度量

信息学中，信息量等于被消除的不确定数量。随着档案信息回溯应用和实践不断深入，档案历史联系隐性知识不断丰富，档案信息将获得增值效益，进一步消除人们对档案信息的不确定数量，档案回溯的度量也就相应增加。

图1 档案信息的回溯度量示意图

档案信息不仅可以在量上不断积累，也可以在质上实现增值；回溯后档案信息的度量不仅受档案信息本身固有的时间跨度影响，也受人为通过档案实体整理和虚拟整理，回溯档案信息挖掘的档案历史联系隐性知识影响。显然，档案信息的回溯性有强弱之分，回溯度量有大小之分；同时，档案信息回溯度量是有潜在性的，可增值，这有助于启发档案工作者兼顾档案实体整理和虚拟整理，完善档案实体整理，优化电子文件保存环境，为档案信息回溯奠定坚实的回溯原点、回溯结点和回溯路径，加强档案信息开发利用，从而实现档案信息回溯度量的扩大，发挥档案信息资源的潜在价值。

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[1]颜海．档案信息资源开发利用[M]．武汉：武汉大学出版社，2004：28．

[2]彭涛．试论档案信息服务的社会化[J]．山西科技，2004（3）：13．

[3]杜晓丹．论无密级档案价值时效性的剥离[J]．山西档案，2003（1）：11．

[4]陈永生．档案馆工作效益论[M]．北京：中国档案出版社，1995：69．

[5]刘东斌．档案利用和档案价值的反思[J]．档案管理，2004（1）：10．

[6]闫志广．对取消案卷概念的辩证认识[J]．山西档案，2000（5）：18．

[7]杨军．档案历史联系刍议[J]．河南社会科学，2010（3）：186．

[8]冯湘君．谈档案只是资源的挖掘[J]．浙江档案，2006（8）：14．

[9]苏毅．论历史联系与档案形态[J]．兰台世界，2007（2）：7．

（作者单位：山东省科学院）