高校本科教学审核评估加强院系教学档案管理

刘紫燕，陈静，张达敏，王旭，张微，陈宇

（1.贵州大学大数据与信息工程学院，贵阳 550025；2.贵州省公共大数据重点实验室，贵阳 550025）

高校本科教学审核评估加强院系教学档案管理

刘紫燕1，2，陈静1，张达敏1，王旭1，张微1，陈宇1

（1.贵州大学大数据与信息工程学院，贵阳 550025；2.贵州省公共大数据重点实验室，贵阳 550025）

在分析院系教学档案对本科教学审核评估的重要性基础上，阐述院系教学档案管理存在的问题，结合大数据技术，提出实现院系教学档案管理建设的措施和建议，可以为其他高校的教学档案建设提供一定的参考和依据。

教学档案；管理；本科教学；审核评估；大数据

0 引言

为了提高我国高等教育的质量和深化高等教育改革，教育部发布《关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知》（教高[2013]10号），拉开了高校本科教学审核评估工作的帷幕。审核评估是教育部推进高等教育内涵式发展，提高本科教学水平、人才培养质量的重要措施，通过审核评估来评价学校的人才培养目标、培养效果等，从而使高校人才培养多样化[1]。审核评估的重点是对教学质量保障体系的考察，其中教学管理则是教学质量保障体系的重要环节，其每个环节均需要教学档案材料作为支撑。故科学规范的教学档案管理是顺利通过本科教学审核评估的重要保障。本文以2016年我院在本科教学审核评估时的教学档案管理为例展开阐述。

1 院系教学档案与本科教学审核评估的关系

教学档案是高校教学活动的证明，也是评估的基础，为本科审核评估提供参考依据，对评估结果的客观性、可靠性和真实性有重要的影响[2]。一般情况下，院系教学档案管理主要包括学生学籍管理、教学文件、课程和教材建设、师资建设、教学评价、实验实践教学和学生管理等诸多内容。由于二级学院是教学活动的基层单位，各院系教学档案是本科教学管理和教学活动过程的原始记录，不仅可以为课程教学改革、专业建设等提供基础数据，还可以为各校教务处的档案建设提供重要的基础资料。在本科教学审核评估时需要检查各院系教学档案的真实性、齐全性和规范性。因此，必须重视教学档案建设，以确保顺利通过本科教学审核评估。

我校本科教学审核评估指标体系“以定量评价为主，定性评价为辅”，共有7个一级指标、14个二级指标、36个观测点。根据该指标系统，我院的教学档案主要包括培养模式、教学过程、教学质量保障等内容，参见表1所示。

2 院系教学档案管理存在的问题

（1）院系教学档案管理的思路不明确，制度建设滞后。部分高校的领导教学工作及相关的管理工作，教学档案工作缺失，从而导致教学档案工作责任模糊，无法顺利开展教学档案工作。未建立规范和制度，造成管理混乱。某种程度而言，只重视材料的收集而忽略了材料的升华；只重视材料的管理而忽视了材料的服务性功能[3]。例如：在评估时往往会把工作重点放在准备迎评材料；在评估结束后把精力放在教学工作的整改提高，而评估档案被分散到不同部门；或移交至档案部门存档；更有甚者，该档案再也无人问津[4]。

表1 本科教学审核评估指标体系教学档案模块

（2）院系教学档案管理落后，信息化程度不高。教学档案管理落后体现在：第一，教学档案管理不成体系，教学档案未分类或者分类不科学。由于未制定教学档案管理的制度与文件，使对其收集和整理具有一定的盲目性和随意性[5]，在评估资料准备过程中体现为许多二级指标和观测点的支撑材料缺失、漏归类或者不规范。例如：未归档个别课程的原始资料，调用该资料时无法及时获取。第二，教学档案管理信息化程度低。目前许多教学档案管理仍然采用人工方式，且以传统的纸质教学档案居多，导致管理人员工作量大，工作效率低下，且容易出现错漏或者档案缺失，无法满足大数据时代高校发展的需求。此外，保存环境的不同对纸质教学档案的寿命有很大影响。在实际工作中由于保存空间的限制，只有对超过一定年限的教学档案进行销毁处理，致使教学档案不再具备完整性。

（3）缺乏专业化的教学档案管理人员。诸多高校未设有专职的教学档案管理人员岗位，由院系的教务及教学管理人员兼职，因此会忽略教学档案的日常工作，例如对教学档案的分类、归档等有较大欠缺。此外，部分教学档案管理人员意识薄弱，对教学方案的重要性认识不足，导致教学档案管理与建设滞后。还有些教师对规范教学档案持有抵触态度，影响了教学档案工作的深入开展。

3 完善院系教学档案管理的措施

（1）加强教学档案管理意识，确保院系教学档案的正确性和完整性。校级和院级领导重视程度决定了教学档案管理工作的质量。首先，积极开展加强教学档案工作意识的宣传，旨在增强全校教职工的教学档案意识，使其认识到教学档案的必要性和重要性。其次，将教学档案建设和管理列入高校工作规划，提供充足的资金、人力保障，及时解决建设过程中遇到的问题，推动教学档案建设工作良性发展。

（2）完善院系教学档案管理工作的规章制度，创新管理模式。由于教学档案牵涉面广，涉及人员众多，管理复杂，因此需要建立校级领导、院级领导和教学档案管理人员等多级教学管理机构，以教务处为中心，宏观把控教学档案建设和管理，使各部门和机构之间协作分工。明确教学档案责任制，定期检查，建立奖惩制度，确保教学档案能够长期收集、保存，为下一次的审核评估和本科专业建设提供有效、可靠、客观、真实的原始资料。此外，采用“纵横”交错的档案管理模式。目前大多数的教学档案管理是按照档案的性质、特征、作用等进行分类和归档，可以称之为“横向”管理方式，虽然便于分类管理，但是此方式割裂了教学档案的内在关联。因此，可以采用能够反映教学实际过程的“纵向”管理方式，保证教学档案的连续性和内在关联性。然后将横、纵向结合，可以提高教学档案的质量，使教学档案脉络更加清晰。

（3）提高教学档案管理人员的综合素质，实现“人才兴档”策略。首先，建议有条件的院校设置专职教学档案管理人员，以便逐渐构建教学档案管理人才队伍。其次，对教学档案管理人员进行有计划、有步骤的培训和指导。随着教学档案信息化的推进，教学档案管理人员在业务素质和水平面临巨大挑战，教学档案管理人员必须意识到档案工作的重要性；要懂得并熟悉教学档案管理的工作方法，包括收集整理资料、分类编目。掌握教学档案管理信息化必须具备的技术，适应教学档案信息化的进程，例如网络信息技术、大数据技术、云平台、档案法等。此外，建立有效的考核机制，为不断提升教学档案管理水平提供有力保障。

（4）利用大数据技术，推进教学档案管理信息化建设。如前所述，教学档案包含教师业务档案和学生档案。若由管理人员人工完成从海量的教学档案中筛选满足审核评估指标所要求的支撑材料，不仅效率低下，还会出现诸多问题。在大数据时代背景下，教学档案管理信息化建设势在必行。目前我院已开发了教学档案管理系统，将教学过程的原始资料录入教学档案的电子数据库，后期将根据需要不断完善和扩展该系统的功能。可以按照下述步骤加快教学档案管理信息化建设。

①教学档案数字化。在大数据技术迅速发展的背景下，高校教学档案的传统纸质载体形式要逐渐向电子档案过渡[6]。通过扫描、拍照方式将传统的纸质、照片、实物等档案转换为电子档案，这是教学档案信息化最为重要的基础，既可以减少纸质档案的数量，又可以长期保存。

②开发教学档案管理系统。此系统包括教师业务、学生档案和教学管理等功能，其中教师业务模块有教师基本信息、科研项目、公开发表论文、授课信息、教学改革、指导创新活动、所获奖励等。学生档案模块有学生基本信息、培养方案中各模块的课程的考试成绩、素质拓展、社会活动、第二课堂、毕业就业情况、就业后的跟踪等。教学管理模块既对前述两个模块进行管理、统计分析，产生各种数据；又与校级教务管理系统无缝连接，实现信息共享。

③充分利用云平台，实现云备份，亦可以实现资源共享。随着教学活动的不断丰富和多元化，档案数字资源将会呈现爆炸式增长，因此，后期建设可以利用院级云平台和校级云平台实现云备份，实现资源共享，不仅可以提高教师的教学水平，激励教师积极投身教学改革；还可以实现对年轻教师的“传帮带”，使他们尽快掌握教学技能和技巧。

④利用大数据分析技术，挖掘教学档案中数据之间的潜在价值，结合当地的经济发展战略和政策，不断调整和优化培养目标，从而更好地培养具有创新精神的高级人才，探索学院未来的发展方向。

总而言之，结合大数据技术的教学档案管理的信息化建设可以实现快捷有效、环保的教学档案管理，还可以挖掘这些教学档案的价值，是未来教学档案管理发展的必然趋势。

4 结语

院系教学档案为本科教学审核评估提供了重要保障。在“以评促建、以评促改，评建结合、重在建设”的指导下，结合大数据技术，促进高校各院系的教学档案建设和管理，提高各院系的教学档案管理水平，为本科教学工作和下一轮的审核评估提供高效的服务。

[1]中华人民共和国教育部.教育部关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知[OB].http://www.moe.edu.cn/publicfiles/ business/htmlfiles/moe/s7168/201312/160919.html.

[2]赵玲玲.高校教学档案管理与本科教学评估的关联性研究[J].办公室业务,2015(17):23-24.

[3]王占可.高校教学档案管理的创新模式探究[J].山西档案,2014(2):93-95.

[4]师莹.加强教学档案管理促进高校教学评估[J].文学教育:下,2015(18):158-159.

[5]叶圆.以本科教学审核评估为契机促二级学院教学档案科学化管理[J].当代教研论丛,2016(5):69-70.

[6]傅笑然.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].高教学刊,2015(19):128-129.

张达敏（1967～），男，贵州贵阳人，博士学位，教授，研究方向为复杂网络传播力学

王旭（1984-），男，贵州贵阳人，博士，副教授，研究方向为光电子

张微（1968-），女，贵州贵阳人，科长

陈宇（1978-），女,贵州贵阳人，副科长

Im provem entof Teaching Archives Managements for Undergraduate Education Audit and Evaluation

LIU Zi-yan1，2，CHEN Jing1，ZHANG Da-min1，WANG Xu1，ZHANGWei1，CHEN Yu1

（1.College of Big Data and Information Engineering,Guizhou University,Guiyang 550025；2.Guizhou Key Laboratory of Public Big Data,Guiyang 550025）

Analyzes the importance of teaching archives in the process of undergraduate education audit and evaluation,discusses the existing prob-lems in themanagements of teaching archives,proposes big data based countermeasures and suggestions of the construction of teaching archivesmanagements,which can provide the references for teaching archives construction in other universities.

Teaching Archives;Managements;Undergraduate Education;Auditand Evaluation;Big Data

1007-1423（2017）12-0025-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2017.12.007

刘紫燕（1977-），女，贵州都匀人，硕士，副教授，研究方向为无线通信、嵌入式通信、智能控制

陈静（1981-），女，贵州贵阳人，硕士，讲师，研究方向为计算机软件应用

2017-02-06

2017-04-10

贵州省本科教学工程项目（No.SJJG201505）、贵州省科学技术基金项目（黔科合基础[2016]1054）、贵州省教育厅本科教学工程项目（No.SJZZ201402）、贵州大学高等教育研究项目（No.Gdyj2016011）