浅议云南高职院校档案工作水平达标

余璐

【摘 要】长期以来，云南高职院校档案工作未得到重视，资源配备不足，档案管理水平落后，一定程度上滞缓了云南档案事业的整体发展。笔者试从云南高职院校档案工作水平达标分析入手，以期为提升云南高职院校档案工作水平，助推云南档案事业发展提供一些思路。

【关键词】云南；高职院校；档案工作；达标

2016年1月1日，云南省教育厅实施《云南省高等学校档案工作水平评定办法（试行）》，要求档案工作未取得任何等级的高校，在5年内达到省二级以上标准。云南高职院校作为云南高校重要组成部分，也成为云南高校档案工作水平达标的对象。

1 云南高职院校档案工作水平达标的重要意义

1.1 云南高职院校档案工作的重要性

云南高职院校档案是云南高职院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是云南高职院校宝贵的精神财富，珍贵的历史文化遗产，真实记载着云南高职院校各个历史阶段的活动面貌，对高职院校追溯历史、审视当下、展望未来奠定最为坚实的文化基础，提供最为充实可靠的信息库。云南高职院校档案工作是云南高职院校档案的动态呈现，它将高职院校档案的信息资源进行收集、整合，为高职院校开展各项工作提供依据凭证，发挥参考咨询作用，更是保护和继承高职院校历史文化的重要途径。

1.2 云南高职院校档案工作水平达标的重要性

云南高职院校档案工作是云南高职院校重要的基础性工作，而高职院校档案功能的实现，依赖于高职院校档案工作水平的高低。《云南省高等学校档案工作水平评定办法（试行）》的出台，正好为云南高职院校改善与提升档案工作水平提供了标准，通过自评与专家评审，能够促使高职院校意识到档案及档案工作的重要性和紧迫性，全面知晓学校档案及档案工作现状，对照标准，自觉、主动地查找档案工作中机构建设、基础业务、制度建设、人才队伍建设、信息化建设等存在的不足，逐条、逐项整改，改善档案工作条件，加大档案实体与信息保护力度，提高档案管理和服务水平，留存高职院校文化记忆，推动云南省高校档案事业的发展与内涵建设。

2 云南高职院校档案工作水平达标的现状

2.1 云南高职院校档案工作水平达标研究现状

在中国知网，选择“高校 档案 达标”为检索词，共找出9条记录；选择“学校 档案 达标”共找出5条记录，选择“高职 档案 达标”共找出2条记录。其中2011-2014年共9篇，2001-2010年共3篇，1993年共1篇。从数量上看，目前研究学校档案工作水平达标文献量的很少。从内容上看，主要有综合研究高校档案工作水平达标，高校人事档案工作水平达标，中等学校档案工作水平达标。高职院校档案达标2014年发表的《高职院校档案达标工作思考——以四川建筑职业技术学院为例》。此外，四川省早在2010年出台了《关于四川省高等学校档案规范化管理认定工作有关事项的通知》，要求三年内，四川省高校档案规范化管理认定基本完成。2015年广东省出台《广东省高等学校档案工作水平评定标准》，而云南省在2016年才出台了《云南省高等学校档案工作水平评定办法（试行）》。由此可见，云南高职院校档案工作水平达标仍处于滞后阶段，相关研究文献年代跨度大，数量少，内容关联度低。

2.2 云南高职院校档案工作水平达标的现状

目前档案及档案工作的重要性并没有引起云南高职院校的高度重视，档案工作现状并不乐观。云南许多高职院校设有综合档案室，作为保存和提供利用学院档案的专门机构，但实际并没有非常有效地开展档案工作，档案工作缺乏系统性、规范性、稳定性。主要表现为档案收集不齐全、不完整，许多档案没有办理移交手续或没有规范整理就入库保存；阅览室、办公室以及档案库房未做到三室分开，档案库房“八防”工作不到位，存在安全隐患，档案实体与信息安全缺乏有力保障；没有建立相应的检索系统，无法实现手工检索和计算机检索，检索费时、费力、费人，档案查找效率非常低；档案制度不健全，不结合学校实际情况，存在制度照抄照搬现象；工作流程不规范，随意性、变动性大，导致档案乱借或忘记归还后无法查找档案下落的现象；档案工作人员缺乏档案意识，流动性强，缺少专业知识和专业技能的学习培训，业务水平不高；文档一体化、档案数字化程度不高，档案开放利用效率低，档案利用效果也不尽人意。云南高职院校档案工作无论是在机构设置、资源配置还是制度建设、基础业务上，都远远落后于发达地区高职院校，與云南本科高校相比，也存在一定程度的差距。因此，云南高职院校要在五年内按照《云南省高等学校档案工作水平评定办法（试行）》达到二级标准，还需要一段漫长而艰辛的路要走。

3 云南高职院校档案工作水平达标的思考

同时还加入了“特色与创新”项目，可以引导、鼓励云南高职院校在档案工作中主动创新，突出特色。

3.1 对照标准，完成达标任务

《云南省高等学校档案工作水平评定办法（试行）》要求，高等学校档案工作未取得任何等级的，学校应当加强整改，在5年内达到省二级以上标准。因此，云南高职院校首先应该做的就是对照《云南省高等学校档案工作水平评定标准》中的考核内容，进行自评评分，摸清学校当前档案工作是否已经达到省二级标准，还是离省二级标准还有很大的差距。尤其是离省二级标准还存在很大差距的云南高职院校，要仔细对照评定标准的各项指标，列出需要整改的指标，确定整改目标，制定整改计划，在五年时间内，达到省二级标准。

3.2 立足长远，着手未来升级

云南高职院校开展档案工作的目的不光光是为了达标，更重要的目的是为了留存高职院校珍贵的文化记忆，为高职院校未来发展提供宝贵的信息资源。因此，云南高职院校在达到省二级标准之后，应该主动思考学校未来档案工作的发展，真正地将档案工作纳入学校的整体规划，重点做到：增强档案意识，加强档案网站建设，办好档案展览，做好档案宣传教育工作；加大档案信息资源开发力度，提高档案汇编成果质量，为云南高职院校文化建设提供可靠资料；加强文档一体化建设，优化办公系统与档案管理系统，提高档案移交效率；继续做好档案数字化建设，充分利用信息化技术，增强档案保存和利用的安全系数等。档案工作的开展不是为了完成任务，而是为了服务社会，云南高职院校要立足长远，让档案工作能够真正地可持续发展。

3.3 创新思路，突出本校特色

《云南省高等学校档案工作水平评定标准》中，除了工作条件、业务建设、信息化建设三个硬性评定项目外，特别加入了“特色与创新”项目，由引导、鼓励云南高校在档案工作中主动创新，突出特色。云南高职院校以职业教育为主，每一个高职院校在办学模式、专业建设、教学形式以及科研方向都有属于本校自己的特色之处，带有鲜明的职业特点。因此，云南高职院校在特色与创新方面，有很大的发展空间，具体可在管理、服务、开发、共享方面创新思路，突出特色：要具有前瞻性，创新管理思路，更新管理方法，提高档案管理效率；结合学校办学特色、重点专业、服务对象，开发档案信息资源，编研档案成果，研发能够体现学校特色的文化产品，弘扬云南高职院校特色文化；利用信息化手段，在处理好公开与保密关系的基础上，开放与共享档案资源，推动云南高职院校社会服务能力的提升。

【参考文献】

[1]张瑞菊.高职院校档案达标工作思考——以四川建筑职业技术学院为例[J]. 技术与市场，2014（04）：215+217.

[2]邹黔荣.浅谈如何管理好达标后的干部人事档案——以黔东南民族职业技术学院为例[J].黑龙江档案，2013（06）：90.

[3]刘家国，夏红兵.以档案达标为抓手 实现档案目标管理——以四川烹专档案管理为例[J].四川烹饪高等专科学校学报，2011（03）：63-64.

[4]张桂霞，谢昌炜.标杆的力量：基于高校档案管理规范化达标认证示范效应的思考[J].四川档案，2011（02）：48-49.

[5]姚桂湘.关于民族地区高校如何搞好档案达标工作的對策[J].黑龙江科技信息，2009（35）：332-333.

[6]孟德莉.档案管理达标升级中档案工作的自我管理[J].哈尔滨市经济管理干部学院学报，2002（03）：74-75.

[7]王忠泽.做好档案达标工作提高档案管理水平[J].重庆石油高等专科学校学报，2002（02）：62-64+8.

[8]我们是怎样做好档案工作达标升极的[J].四川档案，1995（03）：33-34.

[9]杨连国.浅谈档案管理达标升级的利弊得失与对策[J].云南档案，1995（03）：20-21.

[责任编辑：朱丽娜]