如何做好涉密公文档案信息利用环节中的保密工作

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0045-01

在网络发展迅速的信息时代，如何既能充分发挥各类涉密公文档案的效能，又确保不发生失泄密问题，是一个值得思考的课题。涉密公文档案信息涉及国家利益和安全、个人稳私等内容，涉密公文档案保密工作也就显得尤为重要。下面我就新时期下，如何做好涉密好公文档案信息利用环节中的保密工作谈几点浅薄的认识。

一、加强对档案重点部位的安全保密管理，真正做到“保守机密慎之又慎”

档案室是档案保密工作中的重中之重。档案室的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案室应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应加装监控设备，严格落实库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的涉密公文档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少涉密公文档案的破损率延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损重要档案配备好防潮、增湿设备。另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

二、做好涉密公文档案的安全保管工作，按照涉密级别分类保管

国家秘密事项在一定时间内如被泄露，将会对国家安全和利益造成危害。《国家秘密保密期限》对不同密级的保密期限有着严格的规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。特殊规定是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为长期。凡规定为长期的秘密事项，在授权机关解密前，其他机关、单位应当对其采取长期保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供利用。涉密公文密级的划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。根据《保密法》规定，将涉密公文档案划分为绝密、机密、秘密三级。档案管理人员要根据档案的不同密级采取相应的管理措施，确保涉密档案不失、泄密。国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护。按照有关规定要求，涉密公文档案应与非涉密档案分别保管，涉密公文档案要用单独的库房和相应的保管设备，确保涉密公文档案的安全。

作为档案管理人员应对档案的密级变化做到了如指掌，及时做好本单位涉密档案的升密、降密、解密工作。涉密公文档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密几乎没有，大多数是降密或解密。

三、加强涉密公文及涉密载体管理、确保档案信息安全

各单位要配置档案专用计算机，并采取有效的身份认证措施，涉密公文具有相应的密级标识，非涉密计算机不得与涉密网络相连。由于各个公文档案的特殊性及所涉及的内容不一样，而且随着时间的推移和文件贯彻情况的变化，公文档案保管过程中的密级常常会发生变化，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，应该按照公开文件进行管理。档案管理人员要对涉密移动存储进行严格登记，并定期对涉密文档和存储、处理过涉密信息的计算机、移动硬盘、软盘、光盘、优盘、录音带、录像带等进行全面、彻底的清理，严格把把好涉密载体保密关，确保涉密档案信息安全。要从发展的角度做好档案密级的调整工作。因此我们要根据实际情况从发展的角度定时调整档案的秘密等级，以方便公文档案的借阅与使用。密级的变化通常有三种，即升密、降密和解密。调整密级的标准主要是时间标准、有关公文涉密内容标准及保密规范标准，在调整密级的同时要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，切实搞好涉密档案的清查鉴定，做好密级调整工作。

四、正确处理涉密公文档案保密与使用的关系，加强涉密公文档案利用过程中的监督工作

涉密公文档案的保密是为了更好的使用，但在传统保密观念的影响下，涉密公文档案工作中普遍存在利用不足的现象。涉密公文档案的调阅必须经指定领导审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉公文密档案利用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，全力进行补救。加强档案利用监督是确保档案利用过程中不泄密、失密的重要举措，能有效地发现和制止档案利用过程中不利于档案保密的不良行为，从而做到既能让百姓利用档案，又能保证涉密公文档案的完整与安全，特别是公文档案信息安全。要加强公文档案制度建设，确保公文档案利用工作有序进行。公文档案利用制度一般有档案阅览制度、档案外借制度、档案复制制度等。要根据实际情况，对不同层次的利用者确定不用的利用范围，规定不同的审批手续，使公文档案利用工作有章可循和不失、泄密。

涉密公文档案的管理是为了更好的使用，要根据不同档案的性质、内容及实际的使用情况，确定可以开放的档案。 我们在查阅涉密公文档案时通常会有这样的顾虑“这些材料是涉密的，我能引用吗，会不会出什么问题呢，保险起见，我还是不用了吧”，甚至有些档案管理员也认为，不用信息是最好的防止泄密的方法。长期下来，大量甚至是很有价值的涉密公文档案被束之高阁，得不到充分利用，变成一文不值的废纸，这对于涉密公文档案资源来说是一种浪费，涉密公文档案管理的价值也无法在利用档案的效果中体现出来。事实上，涉密公文档案当然应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意義，失去档案的价值。因此，在理清涉密公文档案保密与使用的关系的基础上，要改变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，做到涉密公文档案的科学使用，切实完善工作职能。保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。以人为本，做好开放涉密公文档案的保密工作，坚持以人为本，是科学发展观的本质和核心，也是做好涉密公文档案工作的一个指导方针。

作者简介：魏海兰（1975.2-），女，山西晋城人，本科学历，中共中央党校函授学院；现有职称：无；研究方向：办公室管理。