ERP系统实施过程中完善企业内部控制管理的相关探讨

2017-05-20张启彬

中国总会计师 2017年4期

关键词：实施过程ERP系统内部控制

张启彬

摘要：本文以C智能ERP系统为例，对ERP系统下企业内部控制的构建展开探究。首先对ERP系统与内部控制相结合的具体思路进行探讨，在此基础上，分别从企业内控的不同角度对ERP系统实施过程中完善企业内部控制管理的相关问题展开较为深入的探析。

关键词：ERP系统实施过程内部控制管理

ERP系统的应用优势显著，但要注意的是，企业在引进ERP系统提升管理效能的同时，需对企业的内部控制管理模式进行优化调整，从而有效促进二者的有机融合，切实提高企业管理效能，促进企业实现可持续发展。

一、企业内部控制定义及其要素

内部控制是企业为保障经营效益，从内部所开展的管理手段，主要包括内控环境、内控活动开展、风险控制、企业内部各部门的信息沟通、内控过程中的监督等几个方面。其中内控环境的构建是开展企业内控的基础，具备成熟的环境才可促进内控的高效开展。此外企业时刻面临着来自外部和内部的各种风险，风险管理正是应对企业风险所开展的管理。内控的活动开展，是将内部控制制度落实到实处的过程，这里的活动开展除了内部控制制度落实外，还包括内控相关保障措施的开展。信息沟通是内部各部门、从领导层到基层在内部控制过程中信息的沟通与交互。在信息沟通的过程中，一方面各部门可以及时接受来自领导层的内部控制指令，领导层也可以通过所接受的信息，明确当前企业内部控制的开展情况、企业的经营情况，各部门之间也可以通过这一过程实现协力与协调。接受信息的同时，还可以根据信息反馈，制订下一步调整方案，明确企业经营以及内控是否合理，如果存在问题，就可以根据信息反馈制订调整方向。

二、ERP环境下企业内部控制目标

针对ERP在具体内部控制设计时，必须明确ERP环境下企业内部控制目标，并充分地进行合理设计，严格遵守全面性、统一性以及成本效益性等原则。要想达到ERP环境下企业内部控制目标，需要做到以下几点。

（一）保证企业经营管理的合法性和真实性

内部控制目标首先要符合国家相关的法律法规和规章制度，维护系统的安全运作；其次要结合企业的经营管理模式，企业要及时反馈出财务报告的相关信息，进而确保企业经营管理的真实完整，加强合法性与真实性，落到实处，深入实践；企业也可以建立健全相应的硬件、软件以及数据的措施，进而不断提高企业经营管理的效益，促进企业发展战略的形成。

（二）保证数据处理的准确性和高效性

ERP的实施过程就是对业务流程进行再创造的过程，为了保证数据处理的准确、高效，需要将组织结构设计与ERP理念相结合，要严格平衡业务流程、规范数据输入环节，做好权责分配的相关工作。更重要的是要加强对传统数据的处理能力，进行全面的审查与优化，不断弥补缺失；加强预算控制管理，建立健全内部监督责任制，加强系统数据输入的运作效率。

（三）增强系统的时效性和可操作性

要及时对系统开发的每一个环节进行改造和管理，也要加强内部审计人员的职业操守，从而更好地做出公正合理的评价，在计算机系统的输入和输出环节采取适当的控制策略。例如：在ERP总账管理系统中设立具体的明细条款，加强数据库的整体统一，可以为后期的会计数据的审查工作提供一定的借鉴和参考。

三、ERP系统实施过程中企业内部控制管理的具体完善路径

（一）ERP系统下总账管理的内部控制

在ERP系统中，企业总账管理涉及了大量的企业财务信息，维护这些财务信息的真实性、准确性正是保障企业总账管理质量的关键。

1.设置权限

企业设置科学合理的授权操作制度，凡是没有经过授权的人员，不得接触和操作ERP系统，同时具有操作权限的人员也要严格遵循操作账号密码制度，同时操作日志记录制度，等等。

2.防止虚假账表的内部控制

凭证一旦审核通过，就不能擅自修改。审核过程中会计人员要严格按照相应的会计制度对凭证的完整性、系统性、规范性进行审核，审核通过后，审核人员要签字盖章，进而从根本上防止虚假账表事件的发生。

3.保证数据准确，做好会计报表内控管理

为进一步避免会计报表中相关数据在输出时出现严重偏差，导致财务指标出现明显错误，作为会计管理人员，要对会计报表输出情况进行观察，并对其进行准确分析，保证相关数据的准确性。例如，在对上级主管部门进行报表报送时，要保证数据登记在案，向其他部门输送财务报表时，要对会计信息进行相应处理及控制，从而减少无控外流情况。针对会计档案输出，要严格根据档案管理相关制度，对其进行准确保存。而对于存储数据所用到的云端、光盘等，要由专人负责管理，并进行备份处理。

（二）基于ERP环境，开展采购、付款内控管理

1.采购合作商内控要求

对供应商及相关合作商的批准权限进行设定，从而及时了解新供应商信誉情况，帮助企业正确选择合作伙伴。为避免信誉不良合作伙伴流入，并减少企业实际损失，要对审批岗位进行优化，设置专业审批人员。在实际工作中，要按照相关质量检验标准，对原材料质量进行严格检查，减少不必要的麻烦。同时，对合作伙伴发货速度、供应能力、退货条件、退款流程等进行评估，从而进一步明确内控合作伙伴服务水平。只有满足要求，才能确定合作关系。

2.制定采购环节审批权限

为避免请购单错误现象，要对其品名、规格进行明确，同时对价格、交货日期进行确定。由于交货日期可能存在问题，也会出现采购价格大于预算价格情况，为此，要设置专门审批人员对请购单内容进行检查，保证价格合理，从而做好成本控制。如无问题，则直接将结果反饋给采购人员。此外，还应强化采购单的审批工作，保障采购单的信息质量。此外在C智能ERP系统中，系统会先对采购需求进行预测，根据预测结果，明确采购需求是否具有可行性。如果不可行，则采购需求无效，如果系统预测结果为可行，那么就会生成明细单，并结合企业实际需求，给出采购建议，以此作为依据，开展采购活动，避免资金浪费。

3.付款环境的内部控制

ERP系统中为有效避免业务员占用采购款项，企业应要求转院负责采购订单管理、验收报告管理、财会发票管理。对于支付、结算则由另一位财会人员进行管理。对于已付款的采购项目，需要在卖方发票以及系统中做好记录，录入系统，防止重复付款。

（三）ERP环境下库存管理的内部控制

1.入库环节的内部控制

当采购物资交回仓库后，需要先对材料进行质量检验，并和订单、检验报告等相关材料进行对照，确保数量、质量合格后，再入库。

2.库存保管的内部控制

库存保管工作除对入库存货进行常规登记外，还要对存货的数量、入库日期、质量情况、状态以及存货地点等相关信息。同时根据库存物资的种类做好分类管理，建立分类档案。为防止企业资源的浪费，包括物资的使用、保管以及调度等都需要经过有领导授权凭证才可进行。同时当库存资源发生变动时，需要在ERP系统中及时做好相应的信息修改，做好信息更新。为保障库存物资质量，可建立责任追究制，由负责的人员做好日常維护管理，如果物资出现损坏、缺失、就需要追求责任人员的责任。

3.库存定期盘点

企业需要定期对物资资源进行盘点，包括质量、缺损等，由企业领导层人员、财会部门、库存管理部门共同开展，以账实相符为原则，防止资源流失。

4.出库环节的内部控制

为避免内部员工随意挪用企业物资，除定期盘查外，对于库存物资、产品的出库都必须进行严格审核。出库必须有相关材料，如领导开具的物资调取凭证，或产品销售订单等。出库时，需要在ERP系统中填写出库材料、产品的出库日期、类别等相关信息，做好相关信息的及时更新，保证账实相符。

（四）ERP环境下销售与收款的内部控制

1.保证销售订单与企业生产和库存相匹配

接受来自客户的订单是销售环节的第一道程序，从源头开展内控，首先由企业指派的专员对订单进行审核，未经审核的订单则被视为无效。审核内容包括订单的合法性、订单是否满足企业的销售标准，当前库存是否能满足销售订单需求等。经审核后，在订单上标注已审核，录入系统，正式生效。

2.保证销售合同的合法性

订单生效后，由ERP系统生成销售合同，要求甲乙双方进行合同签署，而合同的签署必须由企业指派的专人进行，不可越权代签，加大处罚力度，严控此类情况的发生。

3.针对资金回笼的内部控制

坏账、呆账是影响企业资金回笼的重要因素。为促进降低坏账风险，企业除加大追缴力度外，还应从内部控制入手。例如在ERP系统中，针对赊销商品设置日期提示功能，根据这一功能，能够动态关注账款拖欠情况，并根据拖欠时间、金额进行排列，使企业能够有针对性地开展资金回收催缴活动。

四、结束语