行政事业单位财务管理信息化建设存在的问题及改进对策

朱晟玥

摘要：随着中国近年来信息技术的飞速发展、网络技术的快速普及，在财务会计领域实现了从会计电算化到会计系统信息化的大飞跃。会计系统信息化为传统的财务会计带来了根本性的变革，原有的会计业务流程、会计岗位的设置也随之发生变化。随着供给侧改革的实施，财政体制改革的不断推进和社会整体信息技术的不断创新，行政事业单位以预算为龙头的财务管理全面信息化蓬勃发展，各级行政事业单位一方面为了满足电子政务发展的要求，另一方面希望借助最新的信息技术，通过集中统一的信息化平台开展全方位的财政资金的管理，不断加强财政资金监管力度，提升财政资金的使用效率。因此，本文将通过对行政事业单位财务管理信息化建设中存在的问题进行分析与探讨，并提出构建和解决这些问题的具体实施方案。

关键词：行政事业单位 财务管理 信息化建设

我国行政事业单位主要是进行组织经济建设、文化建设、国家行政管理、维护社会公共秩序的主要单位。现代信息技术为行政事业单位的财务管理信息化提供了动力源泉和重要的技术支持。虽然目前我国行政事业单位的财务管理信息化建设工作已经逐渐形成了一定的体系，但是财务管理信息化的步伐迈得还不够大、不够快，财务管理信息化的程度还不够深。究其实质，主要是由于行政事业单位的财务管理本身与外部环境的影响这两方面因素造成的。一方面，很多行政事业单位是将传统的财务管理理论和财务管理流程直接嫁接到信息化环境中，生硬地、机械式地进行模仿和融合，完全限制了财务管理信息化建设发展的步伐。另一方面，行政事业单位领导或部门领导往往希望借助信息化解决某个具体财务管理问题，缺乏宏观顶层设计，造成一个又一个的信息孤岛，往往形成重复建设，极大增加了建设成本。

一、推进行政事业单位财务管理信息化建设的重要性

首先，行政事业单位财务管理信息化建设能够有效实现资源的整合和共享。为避免行政事业单位在财务管理工作中出现重大失误和保证财政资金的使用效率，财务管理信息化为其提供了可靠的依据与保障。

其次，财务管理信息化建设是保证行政事业单位实现财务管理现代化发展的重要手段。回顾我国行政事业单位财务管理信息化的发展历程，主要经历了简单的会计核算、局部财务管理、电子政务与财务管理相结合这几个阶段。在当前信息技术高速发展的时代，在云计算和大数据逐渐普及的时代，信息技术的深度使用转变了行政事业单位财务管理的模式，即由过去的事后会计核算向着以预算管理为主的事前控制转变，由过去的会计单一核算体系向着以会计和业务相融合的集中决策支持体系转变。借助信息化技术的有力支持，固化各项审批流程，有效降低行政成本、减少诸多不合理开支，为提升行政事业单位内部管理能力，实现现代化管理提供坚实的技术支撑。

第三，为提升行政事业单位内部控制能力提供了有力保障。行政事业单位的管理模式和管理目标与企业不同，随着财政部对行政事业单位内部控制的要求加强，财务管理信息化作为内部控制规范的核心载体，居于非常重要的地位。只有实现财务管理的全面信息化，打通各个信息壁垒，实现各类财务数据的互联互通，将业务流程与财务管理紧密嵌合，才能真正有效达成内部控制的目标。

二、行政事业单位财务管理信息化建设存在的问题

（一）行政事业单位管理人员对信息化建设认识不到位，观念滞后

有的行政事业单位的领导为了追求自身的政绩，为了追求政务的“高大上”效果，只是将财务管理信息化的建设工作停留在口头上；有的行政事业单位领导对战略发展缺乏整体把控，缺乏财务信息化建设的顶层设计，甚至對财务管理信息化的理解还停留在简单的财务报表的制作、财务数据的简单汇总上，往往做出“出一件事做一个软件”的决策部署，造成很大的资源浪费，在单位内部形成一个又一个的信息孤岛。

（二）财务管理信息化建设制度与体系不健全

由于受不同因素的影响，很多行政事业单位的财务管理信息化建设在制度上存在较大差异，参差不齐。我国财务管理信息化建设的研究起步较晚，财务管理信息化建设的制度支持还不完善、法律法规方面还不健全、计算机安全方面还存在安全漏洞。我国行政事业单位的各项规定相对企业来说，“条条框框”也更多一些，执行这些规定时还缺乏细致落实，导致财务信息化建设过程中涉及财务管理的各项审批流程、监管流程无法形成一套统一的标准过程，往往做不到高效、规范、科学。

（三）财务管理信息化技术手段落后，应用层次低

随着现代信息技术、通信技术在各行业中的广泛应用，使得行政事业单位的管理思想、管理方法发生了革命性的转变。在行政事业单位的财务管理信息化建设中，制度是基础，而信息化的技术支撑才是核心。但是，在我国行政事业单位的财务管理领域中，由于自身管理机制、安全机制、责任制衡机制的问题，造成行政事业单位的应用先进信息化技术的手段较为落后。如自动控制方面、网络技术方面、移动应用方面比企业都存在明显的滞后。

（四）财务人员综合素质有待提升

行政事业单位的财务管理信息化建设要求相关人员必须掌握较为全面的理论知识，如管理学、统计学、会计学、信息工程技术等。但是，就目前我国行政事业单位的现状来看，还缺乏这方面的人才，特别是缺乏那些既懂财务管理知识，又已经掌握了信息化专业技能的复合型、综合型人才。一方面有的财务人员虽然对财务知识已经烂熟于心，但是对于现代信息技术方面的知识并不完全了解，造成系统开发时无法准确地把握本单位财务管理工作的需求，导致需求偏差；另一方面具有较强的信息化专业知识的工作人员又无法真正掌握财务方面的专业知识，同样无法准确描述财务业务方面的需求。

三、行政事业单位财务管理信息化建设的优化改进对策

（一）强化认识和顶层设计，为财务管理信息化系统构建提供先决条件

行政事业单位财务管理信息化建设工作是一项完善的、系统性的工程，这项工程不是独立的，而是涉及不同层级、不同类型的行政事业单位，尤其在行业级、部委级更是如此，这就要求单位领导具有全局视野，深刻认识到构建集中统一的财务管理信息系统是“一把手工程”。在具体的实施过程中必须站在全局的角度，从宏观着眼，系统性地对信息化建设工作进行合理规划，从根本上解决各种问题，避免重复建设，消除“信息孤岛”，实现不同层级单位的财务信息和财务管理领域不同业务模块中的信息共享。

（二）组建适应行政事业单位财务管理现状的科学化、全面化的信息系统架构

随着我国财政改革的持续推进，财政拨款管理的日益严格，加强财务管理的信息化发展不仅仅是上级主管部门对相关政策落实的需要，更是单位自身发展的迫切需要。行政事业单位财务管理信息化建设应与单位的各项经济业务相融合，并始终坚持以单位的整体战略发展为导向，以经济效益和社会效益的共同实现为核心，突出以业务为根本，以预算管理为源头的整体管理，做到“纵向到底、横向到边”的全面统一管理。

为实现行政事业单位财务管理的科学化、全面化、精细化，就必须借助一套科学的管理方法，充分考虑相关人力、物力、财力资源的投入与实现的可能性，进行财务管理信息化建设前必须事先全面掌控本单位财务管理活动的每一个环节，通过使用新的管理手段和管理工具解决在手工作业中不可避免的大量重复劳动，如基础信息收集、数据分散储存、数据分析误差等问题，提供有价值的数据信息资料。

行政事业单位财务管理信息化系统主要是由财务管理的不同内容的专业子系统集成的，涵盖了预算管理系统、会计处理系统、资产管理系统、合同管理系统、项目管理系统等。财务管理信息化工作將分步、有序地进行实施，避免了信息化建设的盲目性，有力保障了行政事业单位财务管理工作前后阶段的相互衔接、相互协调。

（三）重塑适应财政体制改革要求的财务管理流程

一直以来，我国行政事业单位由于其特殊的社会地位和自身的特点等原因，其内部不同层级的下属单位之间和职能部门之间在管理模式上等存在着明显的差异。为了实现行政事业单位财务管理的总体目标，必须从实际出发设定统一化的管理目标，重塑现有财务管理流程，即统一基础数据，统一管理模式，统一核算要求，统一数据存储和运维模式。具体来说，要深入学习各项新出台的管理办法，结合内部控制的要求，优化各财务管理业务模块的流程，构建完善的全过程的经济事项运行流程，明确关键性监督节点，完善过程审批，加强自动校验和纠错功能。对新流程的运行效果进行认真观察、汇总、分析，并制订具体的实施计划，最终实现整个财务流程的更新与完善，最后对其实施结果进行合理评价。

在财务管理流程优化与再造的过程中，单位必须高瞻远瞩，拥有长远的发展眼光，对单位未来的发展方向进行不断地思考，即思考未来单位的财务管理要想达到什么目标？如何跟上事业单位改革的总体进度？如何利用信息技术不断完善财务管理能力？

（四）具体财务管理模块的构建

1.预算管理

以全面预算管理为出发点，为事业单位预算的精细化编制、预算管理的全过程控制提供有效的操作平台。同时，对行政事业单位的采购、日常经费和专项经费的使用等进行合理控制，有效避免了各项经费的超支与浪费现象的发生。预算管理系统的实施主要包括预算编制、指标的管理，各项用款的计划管理等不同的功能。实现按月、按季度、按年度预算执行情况报告，对预算的设置与执行中存在的问题进行预警，自动进行汇总预算，实现对事业单位预算管理的动态、实时监控。

2.会计核算

会计核算是财务管理信息系统中的核心，也是管理收支业务的载体，应该包括收入管理、支出管理、网上报销、对账管理、票据管理等具体功能，其中收入管理应以每个独立核算单位为一个单元，按全口径要求对所有资金进行统一管理，做到与预算指标统一联动；网上报销可作为新技术应用的亮点，实现智能化报账，做到无现金支付和财务智能化检索是本模块的建设目标。会计报表应实现智能化报表功能，做到实时取数和自动汇总分析。

3.采购管理

行政事业单位应以国家发布的政府采购相关的政策制度作为政府采购信息化管理的主要依据，不断对行政事业单位的采购全过程进行科学的管理和控制。一方面完善采购预算、采购需求的编制，另一方面对采购的审核与下达、采购方式的变更管理、采购合同的审核管理、采购资金的支付过程等所有与政府采购事务与资金监管有关的内容进行信息化管理。

4.资产管理

目前，行政事业单位的资产管理主要难点在于：固定资产、无形资产和耗材管理。资产管理模块主要应针对以上几个难点进行信息化流程管理。主要是针对资产的采购入库、资产分类、折旧计提、资产卡片信息管理等；建立资产基础数据库，完善配置、使用、处置的信息化流程管理，实现对资产的动态化跟踪管理，落实资产管理的各项责任，为实现资产的精细化管理奠定基础。

5.项目管理

项目管理主要是针对行政事业单位的基本建设项目、科研项目、专项项目进行信息化管理，此模块也是行政事业单位财务管理信息系统中的核心模块。应做到项目全过程的信息化记录，从项目立项申请开始到项目概（预）算的批复、项目预算执行、项目绩效评价，实现对项目资金运行的全过程动态化管理。使资金的使用紧紧围绕在项目管理上，也实现了资金管理受项目制约的全新管理模式。

6.合同管理

合同管理模块主要就是完整地记录各项工程、项目、采购、招投标等相关的合同信息，监控合同支付进度，做好合同的电子化档案管理。实现合同付款提示，合同超限预警，合同到期提醒等功能，实现了对合同生命周期的完整性管理，便于单位领导能够及时对各项合同及时查阅、浏览。

7.报表管理

电子报表系统也是行政事业单位财务管理信息化建设中的核心模块之一。该系统实现了与其他系统的关联，在系统设置中可以通过对不同层级用户权限的限制对报表的格式进行自定义读取数据，并自动生成不同部门所需要的财务报表。如财务报表、数据汇总报表、指标分析报表等。各事业单位可以根据实际业务状况预置财务部门每年下发的决算报表的模板，并在模板中预设取数公式，最终自动形成决算报表后下发到各职能部门，同时支持手工对报表进行调整。通过报表系统真正实现预算、核算、决算的一体化。

8.动态监控预警

行政事业单位的财务管理信息化系统的建设与行政事业单位内部控制规范的落实密切相关。根据行政事业单位内部控制规范（试行），需要不断完善单位内部控制规章制度、财务信息披露制度、经济责任制度等监督制度。要想真正落实这些制度，最主要也是最有效的方式就是借助信息化的手段对事业单位的内部业务进行动态化控制与监管。如在系统中嵌入科学的指标体系；根据自身的资金性质、项目属性等特征建立动态化的监控预警方案，通过预警分析系统对关键数据、疑点数据、重点数据进行把控，实现经济业务全过程實时监控预警。

9.财务服务

信息化的普及，应保障普通员工的财务知情权。建设快速完善的财务服务功能，是财务信息化的重要目标，同时也可以呼应国家预算公开、决算公开等要求。为此，行政事业单位可以根据实际状况，借助现代信息技术和手段如APP终端查询、网络用户登录查询以及门户网站搜索等功能，快速、便捷地为领导决策提供依据，持续为职工个人事项提供财务服务，如工资查询、社保查询、项目预算执行查询等。

（五）人员培训策略

人的因素是所有问题中的关键性因素。行政事业单位财务管理信息系统的建设归根结底还是需要尽快构建一支具有较强的财务管理理论知识、信息技术知识的高素质人才队伍。如事业单位可以定期让财务人员参加继续教育，加入到财务管理信息系统的开发与完善中，安排财务人员到当地的高校学习、培训，组织国内外相关方面的专家到单位进行培训与演讲。

四、结束语

总之，现代信息技术得到了迅猛发展，各行业的信息化建设也在飞速发展。行政事业单位应针对实际财务管理信息化建设中存在的不足认真研究，并根据需要制定相应的解决措施，做到思路创新、技术创新，紧紧围绕财务管理的核心目标，努力实现从电算化到全面信息化，从分散部署到集中管控，从财务管理到智能化服务的飞跃。

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（作者单位：上海市地震局）