基层单位档案管理的普遍性问题与规范化途径

肖秀梅

档案是一种宝贵的资源，基层单位档案全面、真实地记录了基层机关、企事业单位的发展历程，有着重要的参考作用和凭证作用。基层单位加强档案管理是单位高效运行的有力保证，也是推动各项工作进步的源动力。为此，本文分析了基层单位加强档案管理的意义，剖析档案管理存在的普遍}生问题，在此基础上为基层单位档案管理的规范化指明途径。

基层单位加强档案管理的意义

基层单位是档案管理工作的前线，也是我国发展档案事业的基础。毛泽东同志在谈到学习中国文化时指出应“古为今用”，这说明了档案开发和利用的重要性。基层单位档案是历史的沉淀，记载着单位发展的脚步，是与单位同步发展的无形资产。所谓“鉴往而知今”，重视档案管理，重视档案的开發利用，就是尊重历史，就是懂得从历史经验中汲取营养，这是单位管理人员应有的智慧。在具体事务中，很多时候单位面临着“口说无凭”的问题，不同的部门人员各执一词，此时档案就变成了裁决的依据。党的十八大提出了五位一体总体布局，档案工作与每一个布局都密切相关。基层单位档案具有客观性、真实性、广泛性，能为单位经营、管理、决策提供最原始的参考资料，帮助人们梳理事物发展脉络，进而发现事物发展的基本规律，提高判断的准确性和决策的科学性。

基层单位档案管理的普遍性问题

在我国建设经济强国、文化强国的时代背景下，传统的档案资源管理理念和管理模式已经无法适应时代发展的要求：（1）档案管理意识不强。一些领导干部片面追求“GDP”，只求在任内做出政绩，把时间和精力大多放在抓项目、抓资金、抓开发上，对包括档案在内的文化事业过问不多，很少到档案馆考察工作，许多地方的档案馆门可罗雀，处在“坐冷板凳”的尴尬位置。（2）档案管理模式落后。调查显示，我国有近4000个各类档案馆，仅保存的纸质档案就达4亿卷件，其中能够得到有效开发和利用的不足7%，主要原因就是档案开发利用经费投入不足。一些基层单位仍使用手工收集、检索资料，连基本的保管条件都难以保障，远远达不到“十防”要求，更别说引进先进技术，运用计算机及网络技术管理档案了。（3）档案人员素质不够。受体制、投入等多种因素的影响，很多基层单位档案管理人员未经过专业的档案知识培训，或者身兼数职，对馆藏资料难以做到心中有数，其技能仅仅是“守好摊”、不丢失、不泄密，满足整理、归档、检索等一般性要求。

基层单位档案管理的规范化途径

增强档案管理意识，完善档案管理制度。习近平同志指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。所以，基层单位必须增强档案管理意识，加强组织领导，为档案管理部门添置现代化的办公设备，提供相匹配的工作条件，指派专门的人员负责档案管理工作。档案管理及其开发利用应被纳入对领导的考核指标之中，使单位的档案管理工作实现规范化发展。档案管理部门应当根据自身的工作内容、工作流程等建章立制，包括《档案保管制度》、《材料归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等各项规章制度，对档案资料的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借阅、传阅、利用、销毁、交接等进行明确规范，确保档案管理的严肃性和条理性。并且建立档案管理岗位责任制、考核奖惩方案以及具体的考核指标体系，以落实档案管理制度，提高档案管理效率。

创新管理手段和方法，实现信息化管理。档案资源是一种重要的生产力，档案管理部门应根据自身定位，从广度、质量、特色入手，加大资料收集力度，做好鉴定工作，并且创新档案管理思想、手段和方法，加强对馆藏资料的优化，做好馆藏资料的系统整理和有序排列，按照历史脉络分类组卷，做到一目了然，保证方便查阅，力求做到标准化、规范化、有序化。档案管理人员应充分运用信息化技术，对档案资源进行数据化改造，实现多媒体存储和海量存储，并加强对工作流程的电子化改造，在档案整编、检索、统计及借阅等方面应用计算机技术，加强机读数据库建设，建立健全档案全文数据库和多媒体数据库，实现档案管理工作的自动化，提高档案管理的效率和水平。

提高管理人员素质，做好档案开发利用。档案管理人员是档案资源的管理者，也是档案资源开发的主体，档案资源开发利用的关键在于提升人的素质。一是提高档案管理人员的历史素养。鼓励档案管理人员学习历史专业知识，并把对历史知识的掌握程度作为考核档案管理人员绩效的重要依据。二是提升信息化处理能力。档案管理人员应当充分运用信息网络技术，对档案进行分类整理、统计分析、归纳总结、开发利用，必要时引进和培养档案资源开发利用的高级人才，为档案资源开发利用奠定人才基础。三是提高业务能力，不仅掌握收集、分类、编目等档案管理基本技能，更要掌握声像档案、电子档案等新型档案载体的记录与存储等技能，打下档案资源开发利用的基础。四是档案管理人员及时对一些档案资源进行分类整理，主动为单位领导提供有价值的信息，为各项工作提供大量的第一手资料，使档案的作用充分有效地展现出来。

基层单位档案管理正逐步由传统管理模式向现代化管理模式转变，由原始封闭型的管理方式向创新开放型的管理方式转变，由被动式服务向主动式服务转变。档案管理是一项业务性工作，也是一项管理服务性工作，基层单位档案管理人员既要有较高的业务水平，又要具备较强的管理能力和服务意识，创新管理方法，拓宽服务范畴，为单位经营、管理、决策提供更好的服务。