如何掌握档案工作的保密性与便捷性

郝素杰

摘 要：档案资料是有密级的，其等级是根据保密法有关规定进行划分，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，确保档案信息的保密性，防止不法分子利用。但档案资料终归是供人们使用的，我们在确保档案信息保密的同时，还要考虑档案资料便捷性，提高使用效率、降低社会成本。该文就如何在实际工作中既能做好档案的保密工作又能提高档案资料使用的便捷性进行探讨。

关键词：保密 信息 便捷

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）03（c）-0151-02

在信息化快速发展的当下，随着人们对信息需求的增强，档案信息的安全性以及信息资源使用的便捷性受到到前所未有的关注，这就使得档案管理工作者面临着越来越重的责任，一旦档案管理工作中出现安全漏洞就会带来巨大的损失，但是只顾保密性而忽视使用便捷性又不符合当前时代发展的需求，因此，如何两者兼顾从而推动档案管理工作快速有效发展是当前档案管理工作者需要认真思考的重要课题。

1 做好档案信息保密工作的措施

1.1 加大对档案保密工作的宣传力度

对档案保密工作的重要性进行宣传是当前档案管理工作的重要要求，同时也是档案管理工作者的职责所在。要加强保密宣传，使得档案信息资源使用者能够对档案保密法规有所了解，要对相关的违法行为以及责任加以明晰，从而避免出现相应的犯法状况。对于我国档案法制建设来说，还会受到社会环境的影响，比如宣传不到位和执行力度不强等，所以，要进一步加强对档案法制建设的相关宣传工作，使得社会公众对档案保密工作有所了解，增强档案保密意识，真正做到依法保密。

1.2 明确职责，强化档案管理人员的保密意识和管理素质

因为档案管理工作具有一定的特殊性，也因此担负着比其他工作者更多的责任和义务，这些档案管理工作者对档案的安全性负有直接性的责任，因此在工作的过程中要有过硬的本领与技能，要保持清醒和警惕的头脑，要做到手续情绪，避免出現档案泄露的状况出现。因为当前档案管理工作者在工作过程中所接触的信息很多都是未开放的，甚至很多都是涉及到机密性质的，这些信息往往会随着管理者的社会活动带到多个场合中，有时候在不知不觉中就将信息泄露了出去，因此，对于档案管理者来说，不管是在什么样的环境下，不管在怎样的场合之中，都应当提高档案保密意识，要重视档案信息安全性，只有这样才能够切实保障不将档案信息泄露出去。

1.3 建立完善档案保密工作制度

不仅要制定相关的档案库房管理、档案保密、档案查阅等相关制度，相关的档案管理工作者还应当依据实际的工作需求制定档案利用权限与范围，依据不同层次的使用者制定不同的审批手续，使得档案利用工作能够真正做到有章可循，在加强便捷性的同时使得档案工作安全性得到有效保障。档案管理工作的多项制度能够做到简洁明了便于执行，相关工作者在此基础上要不断总结，对制定进行及时的修订和完善，从而能够对档案管理以及使用行为进行及时有效的约束和规范，从而推动档案使用管理工作能够真正朝着有序的方向发展。

1.4 开发利用先进的云端服务和量子加密技术

设计更为灵活的加密系统，即量子安全的加密方法。这种加密方法需要能够包含免疫已知量子攻击的协议；还需要包含量子加密协议，对数学暴力破解免疫——这可能就需要更多资源的“量子通讯通道”了，比如说采用光纤；最后，就是上面提到的加密灵活性，令其足以随时应对新出现的攻击威胁。

2 如何在档案保密的同时，做到便捷性

2.1 解放思想，正确处理档案的保密与便捷问题

在现实工作中，机密档案应该保密，以免对国家或集体造成损失，但保密的目的就是为了利用，是需要在一定时间、地点、范围限制内完成的，“保而不用”不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。为了使档案资料得到充分合理的利用，首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不意味着要放弃保护国家秘密，而是在严格执行有关保密法规的基础上，有序地、正确地执行开放档案的政策。只有在开放工作平台上，才能实现公众在获取政府信息时减少障碍，提高信息获取效率，才能真正实现信息获取的便捷性，但是做好这项工作不仅需要相关的工作者对制度和法律有所熟悉，更应当对保密法规严格执行，积极做好档案审查等相关配套工作，从而使得档案开放这一工作能够得到有序推进。

2.2 由政府机关发布可供公众查询档案信息目录及便捷的获取通道

政府机关应制定相关的信息目录引导公众进行查询，告知公众能够获得的信息和获得信息的途径和时间期限等，从而有效避免公众申请相关政府信息过程中出现盲目性。

要尽量减少对申请获取政府信息时的各种限制条件，在申请方式上，应不拘泥形式，可以灵活多样，在信息法律认可，政府部门要接受各种形式的口头申请和电子书面申请。

提高政府机关工作人员的服务意识，要明确政府机关在社会公众申请获取政府信息时的协助义务，为社会公众提供一定的引导服务。具体来说，政府机关应以生动和易于接受的形式对申请获得信息的具体程序与手续做详细说明，要耐心解答，细心服务，协助公众填写表格和办理手续，对于申请中出现的各种问题要及时通知当事人。

3 加强档案管理信息化建设力度，提升档案管理水平

对于档案管理来说，其是一种服务性较强的工作，档案管理工作者不仅是管理者同时也是信息资源的服务者，尤其是在当前信息化快速发展的时代背景下，社会对于档案信息的需求越来越凸显，档案类型也越来越多，传统的档案管理方式已经无法满足或者很难满足当前社会发展的需求。因此，应当加强档案管理信息化建设的力度，通过信息化的方式对档案信息资源进行管理，以最大程度和最优质的服务使得档案管理工作能够协调运转、有条不紊地进行，只有这样才能够提供更为优质的服务，才会使得档案管理以及信息资源的提供更为便捷。但是需要注意的是，在档案保密性有所加强的前提下，进行档案管理信息化建设应当及时更新服务意识和服务理念，要对档案信息服务环境进行及时的改善，对服务的范围进行拓展，只有这样才能够不断提升服务的水平，提升档案管理工作的有效性，为档案资源使用者提供更为便捷的通道与平台。

4 结语

综上所述，对档案加强安全性保管是基础，在对档案进行保密的情况下为档案使用者提供更为便捷的服务是档案管理工作的主旨，为了档案事业健康的发展，我们要不断加大宣传力度、强化人员意识、完善工作制度，在做好档案保密的同时，还要让档案充分利用起来，方便公众查询，只有这样，才能更好地促进档案为经济发展、社会进步服务。

参考文献

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