烟草企业采购管理规范与效率初探

刘红飞

本文通过分析规范与效率的关系，结合烟草行业的实际，阐述了采购规范管理和提高效率的必要性，剖析了烟草企业采购管理规范与效率存在的问题，并提出了相应的建议。

自2012年烟草企业正式实施《烟草企业采购管理规定》以来，在国家烟草专卖局“严格规范、富有效率、充满活力”的总要求下，经过几年的努力，烟草企业采购制度体系正逐步建立，但在采购实践活动中，“规范和效率”的问题一直影响着采购职能的发挥，需要在实践中加以调整和转变。

规范与效率的关系

规范与效率相辅相成。规范指明文规定或约定俗成的标准。效率是指最有效地使用社会资源以满足人类的愿望和需要。规范与效率并非两个相互孤立的要素，而是相辅相成、紧密联系的，共同形成了支撑行业持续健康发展的合力。规范以效率为目标，归根结底，规范是对行为的约束，其目的在于通过优化流程、强化秩序，提高工作效率。效率应以规范为前提，在规范中出效率，在效率中更规范。

规范与效率辩证统一。烟草企业的采购有严格的程序规定要求，实际工作中必须按照规定的方式和程序进行，不规范采购，势必又将回到无序采购的状况。虽然有时严格规范会在一定程度上影响效率，但是没有规范就谈不上效率；当然，也不能强调规范操作机械地而不是主动创造条件地完成采购任务，限制采购功能发挥。因此，在烟草企业采购中，规范与效率是辩证统一的，是一个对立统一的有机整体。

烟草企业依法采购、规范操作和提高效率的必要性

是法规和制度的要求。《烟草企业采购管理规定》要求，对采购目录、采购计划的编制，采购预算、采购方式的选择，公开招标、开标、评标的全过程，及信息公告、评标委员会的组成，合同的签订、交货、验货，对投标人的质疑，投诉的处理等都要建立科学规范的制度，以规范采购行为。

是采购“公开透明、公平竞争、公正和诚信原则”的要求。按照公开透明原则，让所有符合条件的供应商参与采购活动，消除歧视性行为。按照公平竞争原则，将竞争引入到烟草企业采购活动中，通过竞争使投标人提供更好的商品、技术或服务，并且尽量降低投标报价，使用户可以用较低的成本和价格采购到优质商品，从而，既实现采购目标，又提高资金使用效率。按照公正诚信原则，一方面要求烟草企业在项目发标、信息公布、评标过程要真实；另一方面要求供应商在投标时真实，在提供采购物品或服务时，须达到投标时所做出的承诺，对采购活动切实负责。

是发挥烟草企业采购职能作用的要求。《烟草行业“十三五”规划节能减排工作方案》中提出，加强全过程的节约管理，有效提高资源的综合效益，提高发展质量与效益，在条件允许下，尽量使用低能耗设备，不使用高污染设备。因此，发挥烟草企业采购职能，按照“节能减排、降本增效”的要求采购，选择部分节能效果显著、性能成熟的产品予以采购。

是防范采购风险的需要。采购过程应严格执行《招投标法》《合同法》《烟草企业采购管理规定》等法律法规和管理规定，依法采购、规范采购，从而尽可能规避风险，实现烟草企业采购的公平和效率。

烟草企业采购规范与效率存在的问题剖析

相关采购制度不够完善。从省局（公司）的采购制度来看，存在制度缺乏、不完善或衔接不够顺畅的情况。集中采购部门虽然建立了供应商库，但没有制定相应的管理办法，导致无法使用供应商库，仍然继续采取公开招标的方式进行采购，既耽误了时间，又浪费了大量的人力物力。

采购计划管理不够严谨。在编制采购目录和制定采购计划时，缺乏有效的方法和工具，有时只考虑目前的工作需要，没有从全年或更长远的目标来规划，甚至有时未经审批而随意变更预算或采购方式，影响采购工作的规范和效率。

采购流程不精益。制定的采购流程，过程繁复，操作时间长。集中采购时，单次小规模的集中采购结算不明确，部门间协调不够，手续繁杂。供应商的评价和选择机制不完善，缺乏科学规范的供应商认证和评价体系。合同管理没有固定模板，导致合同审核费时费力。采购管理系统的流程不够全面，没有包含采购的全部过程，降低了效率。

采购监督没有全过程覆盖。采购工作跨度时间长，流程复杂，监督需要花费大量时间和精力，加之监督人员人手不够，目前还不能保证采购的全过程参与，容易给采购工作留下隐患。

采购人员综合素质有待提高。负责采购的人员素质参差不齐，有的采购流程操作不熟练，有的编制采购计划、计算采购预算不精确，有的编写采购文件时忽视关键的问题等，在很大程度上影响了采购工作的规范与效率。

加强采购规范。提升采购效率的建议

加强制度建设，严格采购法规落实

确保烟草企业采购有序进行，提高采购的效率，就必须根据“决策者重结果、管理者重规则、操作者重细节、监督者重风险”的原则，健全和完善适合烟草商业企业采购的各项规章制度，明确规定采购操作整个过程、审批方式、公示和投诉以及供应商库的管理办法，从而做到有规可依，有章可循。

加强采购计划管理，合理配置资源

强化目录管理，明确采购范畴：编制《采购目录》时，事先组织调查，从全年或更远的目标来规划，科学构建四级采购目录，同时将日常采购项目全部纳入汇总到《采购目录》，进行规范管理。第四级目录细化至最小预算科目，并逐项明确采购部门和组织形式，使采购方式审查前置化，解决上会频繁和决策低效等问题。未编入目录的项目，不准实施采购。

规范采购计划的制定和变更，确保严格高效：制定计划时，全面考虑、从长计议、细致入微，从源头减少计划的频繁调整，同时规范计划变更，凡是涉及组织形式、采购方式和项目新增，定期提交相关管理委员会实名表决，确保责任可追溯，防止集体决策变成无人担责。

抓好集中采购：将采购的决策权和组织权集中到相关部门或单位，集中负责计划编制、采购立项和实施。坚持“公开透明、公平竞争、公正择优”原则，切实做到使用人、主管人、审批人、采购管理人和监管人的“五分离”，确保集中采购正常进行，采購物资符合质量安全的要求。

优化采购流程，明确职责与权限

严格落实标准与细节：梳理采购流程，优化采购程序，将业务、合同、监督、公开等融入统一的采购管理系统，严格落实标准与细节，明确职责与权限，规范节点的输入与输出，让每个人都能了解所有的业务要求。

广泛应用模板，做到规范高效：为减少采购人员的行为偏差，使复杂问题简单化，可以将最优做法、经验和技巧固化成普遍适用且符合规范的模板，让操作从“各自解读”变成“即取即用”，省去反复性指导和重复性审核，提高效率。

创新供应商管理，增值供应链：须严格对供应商进行资信、业绩评价和重要材料现场考察评审，建立与企业规模需求相适应的合格供应商名录库，并对合格供应商名录库实行动态调整，随时引进新的优秀供应商，及时淘汰有劣绩的供应商。

加强风险防控，实现全过程监管

围绕采购相关流程，梳理出各个风险点，对每一个风险点拟定防范措施。监督部门要全程参与，严格把关，保证采购活动的公平、合法、规范，确保评选出的供应商具备应有的资质和能力。

以人为本，全面提高采购人员素质

加强采购人员在采购理论、相关法律法规、采购技巧与技术、市场调查、采购预算、合同管理等方面知识的培训，努力增强其综合业务素质，从而全面、规范地执行采购管理工作。加强采购人员的职业道德和政治思想教育，提高廉洁自律、防腐拒变的能力，公正、合理地使用采购资金。

随着市场经济的发展与完善，采购管理不仅是企业组织生产的先决条件，而且是降低成本，获取更大利润，从而提升企业核心竞争力的重要手段。烟草企业应该结合行业发展的情况，健全和完善适合自身采购的各项规章制度，加强计划管理，合理配置资源，优化采购程序，全面监督，保证规范与效率同步。