办公自动化中的计算机技术应用方法研究

孙健舒

摘 要：依托于计算机技术而产生的办公自动化应用，无论在便捷性、数据处理的丰富度，还是业务流程的规范化方面都有着传统办公手段不可比拟的优势，该文以办公自动化的介绍为切入点，分析了办公自动化中的计算机技术应用方法，为促进现代化办公水平的进一步提升提供参考。

关键词：办公自动化 OA 计算机 技术 应用 方法

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）03（c）-0015-02

1 办公自动化简介

办公自动化，也就是人们日常所说的OA系统，是一种将计算机技术与办公流程、办公业务有效结合的一种现代化办公模式。从其概念可以看出，办公自动化的核心是依托于计算机的技术平台。办公自动化最大的优势在于信息处理的多元形式以及办公便捷化，其中信息处理的多元化形式指的是利用办公自动化系统不仅仅可以简单处理文字内容，还可以处理其他诸如影音、视频、图像等其他形式的数据，同时数据的存储展现形式也更加丰富和集中；办公业便捷性，则是指通过办公自动化系统，无论是工作人员的交流、异地业务处理都可以利用先进的计算机通信技术进行有效的解决，这是传统办公模式所不具备的优势。总之，办公自动化随着计算机技术的深入发展，必将会有更加广泛的应用。

2 办公自动化中的计算机技术应用方法研究

2.1 办公数据信息处理

办公自动化最为常见的应用就是办公数据信息处理，数据处理过程通常涉及到以下几个方面的内容，首先是文字数据处理，文字数据包括日常办公文件的起草、修改、发布过程，也包括日常办公文字数据信息的处理；其次是表格数据处理，表格数据给人一种直观形象的感觉，例如个人信息填报、工资清单等数据信息通常都是以表格的形式进行处理的；再次即报表数据的形成，报表能够动态地反映数据组成、数据变化情况，能够为办公决策提供极其直观的参考依据，这也是常见的办公数据处理形式；最后则是办公数据库的应用，计算机数据库的产生一方面是为了更加有效地利用计算机存储空间，提供一种更加安全合理的数据存储形式；另一方面也为用户动态查询、分析、处理提供了一种极其灵活的形式，作为一种较为高级的数据信息处理过程，数据库的存储必然会越来越重要。总之，办公数据处理是在办公自动化过程中应用计算机技术最为广泛的方面。

2.2 办公信息发布

办公信息发布平台的构建同样是计算机技术在办公自动化应用方法的重要体现，利用办公自动化软件，管理人员可以在信息平台上进行动态的消息推送，而不必像传统信息发布一样，灵活性以及可达性都比较低，工作人员只需定期登录自动化平台便可以查询办公信息；除此之外，办公信息发布的形式也多种多样，包括多对多的数据发布形式（例如，常见的BBS，登录人员都可以进行公开交流），一对一的数据发布形式（常见的私聊信息），这种可定制的信息发布一方面保障数据传播的灵活性，同时也使得办公人员信息交流更为便捷和有效。信息发布平台并不局限于办公环境内所使用的局域网络，还可以在公共网络上进行部署，这样办公人员就可以随时随地的通过互联网获悉重要的平台数据信息。

2.3 远程接入

在实际办公过程中，往往少不了出差、休假等不在岗的情况，对于一些急需处理的办公事项，传统的交流联系方式更多的是采取电话、传真等方式，无论是效率、还是实用性都不尽人意。利用先进的计算机远程接入技术（例如VPN技术），远程用户仅仅需要一条网线和一台终端电脑便可以参与到公司的会议决策、事项处理等具体的办公业务过程中来，无论是对于公司（或单位）管理者进行远程管理公司，还是外出的员工处理办公应急业务，其便捷性与可靠性不亚于在公司局域网内进行办公，这种远程接入功能同样是目前办公自动化中计算机技术应用方法的集中体现。在可预见的未来，随着云计算平台的构建和不断完善，办公环境如果搭建于远程的云平台之上，办公人员只需要登录云账号便可以随时随地的处理日常办公业务，这对于办公便捷化更是一种质的提升。

2.4 多媒体数据处理

在办公过程中往往也会涉及到一些多媒体数据，所谓的多媒体数据通常是指诸如影音、视频、照片、工作演示稿等日常办公中常见的数据类型，传统的多媒体数据处理方式都是以单独的形式进行处理，例如对于照片的处理都是以纸质相片为主，其可查阅性与可传播性，相对不足，再比如视频数据通过都是DVD/VCD之类的专门视频播放器来进行播放，对于多媒体数据集中式处理或者展现的手段显得捉襟见肘，极其不方便。利用办公自动化中的先进计算机技术，对于各种多媒体数据处理都有各种非常专业的处理软件，并且存储展示的形式也更加多元化，既可以以传统的刻录光盘、移动硬盘的形式进行保存，也可以存储到本地磁盘或者远程的文件服务器，这种多元化的处理形式，使得数据的安全性以及保密性方面有了更加可靠的保障。由此可见，对于多媒体数据的处理，计算机技术应用方法也在办公自动化过程中有着不可替代的作用。

2.5 计算机技术应用方法在办公自动化其他方面的应用

除了上述的计算机应用方法以外，计算机技术还在业务流程的规范度方面有了更为精准的把控，利用计算机应用方法，可以动态追踪各种办公业务的进展情况，以及处理过程；另外，对于一些规模较大的机构而言，利用好计算机技术，可以有效协调各个部门、各个岗位之间的工作规范和流程，使得整个办公效率得到大幅度的提升，这是传统的办公方式所不具备的。当然，计算机技术应用方法还可以在网络视频会议、协调跨国夸区域业务等方面有着不可比拟的优势，限于篇幅的限制该文就不一一进行介绍了，总之，随着计算机技术的发展，计算机应用方法在办公自动化方面的体现会越来越多元化和深入化。

3 结语

通過该文的论述，可以看出办公自动化中计算机技术应用方法集中体现在办公数据处理、远程接入、多媒体数据处理、信息发布等诸多方面，对于现代办公业务流程的简化和规范性都提供了巨大的优势。相信随着信息技术的深入发展，未来计算机技术应用方法在办公自动化方面还必将大放异彩。

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