数据挖掘技术在档案管理中的应用研究

邬萍

[摘 要]信息技术快速发展，数据挖掘技术的出现使信息管理逐渐实现智能化、信息化。数据挖掘技术在档案管理中也发挥着至关重要的作用，其能够使档案管理的水平、整体效果得到提升，减轻档案管理人员的工作压力与负担。基于此，本文对数据挖掘技术在档案管理中的应用价值以及具体情况进行了分析，以供大家参考。

[关键词]数据挖掘技术；档案管理；应用价值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-01

社会不断发展，信息技术水平得到提升，且信息技术在档案管理中也发挥着越来越重要的作用。传统的档案管理模式已经无法满足现在社会档案管理的实际需要，因此必须要有一种时效性、系统性和需求量都能满足需要的管理技术模式。而数据挖掘技术的出现很好的改善了档案管理的情况，保证了档案资源得到合理的分类、收集与保留。

1 档案管理中应用数据挖掘技术的价值分析

档案记录的内容都是极为重要的信息资料，且能够在一定程度上反映出档案管理人员的素质与智慧。随着信息技术以及计算机水平的提高，数据挖掘技术逐渐被应用到档案信息管理中，使传统的档案管理模式发生了转变，并促进了档案管理水平的提升，因此在档案管理中应用数据挖掘技术具有重要的价值。

首先，其能够使档案管理更加安全。档案资料中记录的都是比较珍贵、具有一定历史价值的资料，档案信息实体是其价值体现的重要载体。作为档案管理人员应尽可能长时间的对档案信息资源进行保存，更好的体现和增加其价值，并且提高档案信息资源的使用频率。但是这种情况下档案信息资料的保存管理工作就会遇到一定的难度，使用的次数越多，档案的寿命就会缩短。且在档案管理工程中，保密性也是重要的工作內容，如果档案信息泄露，相关信息会暴露，工作人员的隐私权等也会受到不利的影响，使档案管理与使用之间存在着一定的问题。而在档案管理中使用数据挖掘技术能够很好地防止出现这种情况，使档案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技术进行档案管理还能减少档案管理的成本支出，提高管理效率。数据挖掘技术的应用能够在很大程度上弥补传统档案管理的不足，提高档案管理的效率及水平。应用数据挖掘技术也能够节省时间，使信息处理更加快速。在档案信息管理过程中，档案鉴定是极为重要的工作内容，以往的档案鉴定都是通过档案管理人员的经验进行的，主观性较强，而数据挖掘技术的应用能够在很大程度上避免因管理人员主观因素使有价值的档案出现丢失等现象，能够实现定量化的档案管理，保证档案鉴定更加科学、有依据。

2 数据挖掘技术在档案管理中的应用

2.1 档案分类

档案分类就是依据一定的标准规范，对档案进行不同种类的划分，通过档案分类能够将不同种类以及性质的档案分开。在档案分类中应用数据挖掘技术，能够更好地对档案进行分类归档，使档案检索更加快速、有效。

在档案分类分析中应用数据挖掘技术，一般是利用挖掘系统数据库的分析功能，将所有对象划分成为不同种类的工作过程。而在档案管理中应用数据挖掘分类技术能够在很短的时间内、在复杂的用户信息中找到所需的，并结合信息利用者的特点进行分类。如使用者通过网络访问档案馆，数据挖掘技术就能自动保留使用者的访问记录，结合使用者的个人情况以及信息等进行科学的分类。由于利用者的自身特点以及喜好等是存在差异的，因此使用数据挖掘技术能够使用户信息更加准确的被使用，使信息的服务质量及水平得到提升。

2.2 档案收集

在档案收集中使用数据挖掘技术其实就是对数据库中的数据进行科学的分析，并建立数据模型，对数据模型以及测试样本之间的差异进行对比，在测试时，如果测试模型与数据模型之间有相似之处，就可以利用测试模型中的分类方法分类管理对象。数据挖掘技术需要科学的分析数据库中的信息，保证描述方案的科学合理，有效描述已知的数据和概念模型等，并进行对比测试，如果多次测试后模型的准确性比较高，就可以将模型作为标准，对不同的对象进行科学的分类。档案管理工作中信息收集是基础性的工作，要实现个性化的档案管理就需要先做好档案信息的收集工作。如，档案管理人员通过网络发布调查问卷，将问卷内容输入到数据库中，其主要包括使用者的个人资料等。若有新使用者的信息需要输入到数据库中，程序可以结合档案资料以及实际需要自动进行分析，明确用户类型，使服务更加针对性、更加有效。

2.3 档案保留

档案保留是使用科学的手段对老员工的档案进行有效保管，避免档案出现流失。而科学的挖掘、分析和整合老员工档案流失的情况，明确具体的原因，采用科学的措施方法，能够有效防止人才出现流失。档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的工作效率得到提升，并使检索更加方便快捷，进而将档案管理与人事管理相结合，更好地实现人事管理。

3 结 语

信息技术的发展推动了数据挖掘技术的进步，数据挖掘技术在很多方面都有广泛的应用，能够更好地促进信息事业的发展。在档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的效率得到提升，档案检索更加科学有效，因此需要提高数据挖掘技术在档案管理中的应用，使档案事业更好的发展与进步。

主要参考文献

[1]韩树河.计算机数据挖掘技术及其在档案信息管理系统中的应用探讨[J].电子科学技术，2016（6）.

[2]栾立娟，卢健，刘佳.数据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2015（1）.

[3]索向峰.数据挖掘技术在档案管理系统中的应用研究[J].黑河学院学报，2013（2）.