关于现代化文书档案管理的探究

郑国明

[摘 要]文书档案中记载着机关企事业单位发展概况和现实状况相关的信息，其对企业单位的经营、生产活动有着重要的作用和价值，并与财务、人事、业务等管理工作息息相关。信息技术在文书档案管理工作中的应用，极大地推动了现代化文书档案管理的发展，在管理理念和管理方法上均作出了相应的改变，以适应当前企业、单位经营发展的实际需求。

[关键词]现代化；文书；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097

[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02

现代化文书档案管理的实施，是为了进一步提高文书档案的安全性，并高效分析和处理档案信息，提高其管理能力和服务质量。文书档案管理的现代化，主要包括信息化和规范化两个方面，并具体围绕着制度、技术和人才进行管理，实施科学、可行的管理办法。

1 现代化文书档案管理对企业发展的重要价值

1.1 提高企业信息的分析和处理能力

文書档案信息，能够详细反映出企业的发展概况和现实状况，其关系到企业未来的发展。在文书档案管理工作中，不仅需要保证关于企业发展的信息资料的安全和完整，还需要重视这些信息的功能和作用。文书档案信息能够为企业的经营发展给予指导和引领，为企业发展战略的制定提供有价值的参考。为了从文书档案中获取更加全面的信息资料，企业需要对其进行严格、规范的管理，以高效完成信息资料的调取、分析和处理等工作，因此，实现现代化文书档案管理显得尤为重要。应用信息技术和网络技术手段，建立文书档案信息系统，极大的扩展了文书档案的储存空间。同时还能利用计算机代替人工，更加快速的分析和处理信息资料，提高了信息服务工作的效率和质量，减轻了相关工作人员的压力和负担。由此可见，现代化文书档案管理对企业的经营发展有着积极的影响。

1.2 创造更高的经济效益

文书档案记录着企业经营发展的全过程，涵盖了生产、经营和管理等多项工作。企业经营发展与管理过程中所出现的问题，均可以参考文书档案找寻原因，以更好的采取解决办法。在当前社会环境下，面对复杂多变的经济形势，企业发展面临着更多的挑战。而提高文书档案管理水平，能在很大程度上提高企业的竞争优势。为了进一步提升文书档案管理的安全性，企业需要转变其管理理念，更新其管理策略，依托于先进的技术和规范的制度，将文书档案信息转换为有价值的资源和生产力，以更好地服务于企业的生产经营，进而创造更高的经济价值。

1.3 更新经营理念

现代化文书档案管理，能够为企业的经营管理工作提供全新的思路，转变其经营理念。企业领导干部需要对文书档案管理工作予以重视，能根据其信息资料，更加清楚认识到企业今后的发展形势，更新经营理念。还能合理进行工作任务安排，让每一名员工的价值均能在岗位中予以实现，自觉规范要求，重视创新与创造，其对企业的经营发展有着良好的推动作用。

2 现代化文书档案管理的不足之处

2.1 缺乏专业、明确的文书档案管理机构

部分企业单位在开展文书档案工作过程中，没有设立专门的档案管理机构，多是由人事管理部门负责。文书档案管理的分工不明确，从事文书档案管理的并不是专业的工作人员，其基础业务水平不高，对电算化技术和信息技术的掌握不够熟练，这在很大程度上影响了文书档案管理的工作质量，同时也制约了文书档案管理的现代化发展。

2.2 缺乏规范化的管理制度

很多企业单位在文书档案管理方面缺乏规范化和标准化的制度。当前，企业文书档案管理工作正逐渐朝着信息化和自动化过渡，这便需要一个更为标准化和规范化的管理体制。文书档案信息系统构建的主要内容包括应用软件的开发和数据库建设，但由于缺乏规范化的管理制度，资料的收集和储存不严谨，文档分类不合理，应用软件杂乱。文书档案的收编管理缺乏统一的标准，其通用性和适用性较为欠缺，信息资料的完整性、准确性以及安全性均难以保障，这是现阶段文书档案管理工作中需要改进的部分。

2.3 信息化建设滞后

从某种意义上说，文书档案的现代化发展也是信息化的发展。但文书档案的信息化建设相对滞后，企业在该方面的投入较少，这就导致文书档案信系统相关硬件和软件功能不全，办公系统落后，相关设备和技术得不到及时更新和升级，数据库和整编库尚不完善，电子文件资料的存储存在障碍。与此同时，缺乏防火墙、杀毒软件对信息系统的防护，文书档案的安全性难以得到保障。

3 现代化文书档案管理的新思考

3.1 管理制度的完善

文书档案管理现代化的发展，需要依托于规范化、标准化的管理制度，进而保证管理工作的质量。基于企业自身的管理体制和组织架构，结合企业经营发展的实际，建立健全企业单位文书档案管理制度；设置专门的文书档案管理机构，并由专业的管理人员负责，分别管理纸质文档和电子文档；改变传统的工作形式，更加灵活地进行管理。加快文书档案的信息化建设，并加强对文书档案信息系统的管理，并将其纳入管理制度的条目中。文书档案的调取和查阅，需要进行详细的登记和记录，相关管理人员需要认真履行其职责，严格执行文书档案管理制度，避免出现差错。建立相应的考核制度，以激励管理人员，调动其工作积极性，使其全身心投入文书档案管理工作中。

3.2 管理技术的革新

进一步加快文书档案的信息化建设，需要依托于先进的技术手段，增加在该方面的资金投入。购进性能良好的硬件设备，开发和应用功能强大的软件设备，加强对数据库的建设，进而推动文书档案管理的现代化发展。加快文书档案管理技术的革新与升级，提高其信息化程度，高效处理繁杂、庞大的信息，减轻管理人员的工作负担，同时保证文档信息的准确性。应用防火墙、杀毒软件，提高文书档案信息系统的安全性。应用密钥技术，设置信息的查询权限，并设置保护密码，分别由档案管理人员和企业领导掌握，以保证文书档案信息的安全性。对于查阅资料的用户，经过实名认证和身份认定后方可登录系统，并做好相关记录。

3.3 管理队伍的建设

现代化文书档案管理工作的责任和难度较大，需要工作人员具有良好的专业能力和职业素养，加强对文书档案管理队伍的建设，培养更多高素质人才。现代化文书档案管理人员需要熟练掌握网络技术和信息技术，并重点予以培养。定期开展培训活动，让文书档案管理人员能够在尽可能短的时间内掌握新技术，定期开展技能考核，并将其纳入绩效考核中，营造竞争的氛围，提高工作人员的责任意识，不断提高自身素质，进而从整体上提升现代化文书档案管理水平。

4 结 语

现代化文书档案管理，对现阶段企业经营发展有着重要的指导和引领作用，有助于提高企业信息的分析和处理能力，更新管理理念，帮助企业制定正确的经营管理决策，进而创造更高的经济效益，其应用价值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技术革新，强化人才队伍建设，以全面提高现代化文书档案管理水平，对企业未来的发展产生积极影响。

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