中学档案管理信息化建设的有效对策

张彪

摘 要：随着科学技术的飞速发展，中学教育也更加现代化，而从中学档案管理现状来看，信息化水平还很低，无法满足档案档案管理工作的要求。对此，学校需要提高重视，加大对现代信息技术的应用力度，不断创新档案管理模式，让档案资料得到有效利用。本文将简述中学档案信息化建设的问题，并有针对性提出了解决对策。

关键词：中学档案；信息化；管理

在中学教育改革过程中，办学规模越来越大，招生数量也逐年增多，标志着我国整体教育水平的提升。但是这为档案管理人员带来了沉重的负担，需要管理大量的档案资料，工作压力不断加大，面对繁重的工作任务，必然会出现疏忽的地方，从而对中学档案资料的完整性、真实性带来不利影响。而将先进的信息技术应用到中学档案管理工作中，充分发挥出现代设施设备的优势，可以让学校各种档案资料得到高效管理，为学校的发展服务。

1 中学档案管理信息化建设的问题

（一）思想上不重视

在传统观念的影响下，很多学校只关心学生的成绩，将工作重点放在教学上，忽视了档案管理工作。尤其是在应试教育大环境下，学校更注重升学率，把主要的时间与精力放在教学上，不重视档案管理的信息化建设，缺乏统一的规划。此外，一些学校还受到资金的限制，投入到档案管理工作中的资金很少，也没有及时购置必须的设备[1]。同时个别学校也没有建立专门的管理部门，人员素质与能力偏低，对信息技术应用较少，不利于档案管理的信息化建设。

（二）技术过于落后

当前，国内大部分中学档案管理还处在起步阶段，没有充分发挥出先进信息技术与设备的优势，加之资金的不足，为档案管理信息化建设带来了阻碍。从档案管理人员现状来看，也未能掌握必要的技能，这样不利于档案资料的查询与利用，而在档案的收集、存储和传输过程中，也会出现信息丢失的问题。一些学校对档案管理信息化建设认识不足，认为只需要将纸质信息输入计算机中即可，在档案归类、查阅等工作上，大多通过手工完成。此外，由于停留在单机归档的阶段，信息和档案独立存在，不能实现信息资源的共享。而中学档案信息化建设还缺乏统一的标准，也没有作出科学的规划，显得比较随意和盲目。

2 中学档案管理信息化建设的对策

（一）加强档案基础设施建设

为加快中学档案管理信息化建设步伐，需要在思想上引起足够的重视，将其纳入到学校整体规划里面，重视当前基础设施建设。第一，进一步完善档案管理制度，为档案管理人员提供参考。学校要结合自身实际情况，制定行之有效的制度，从档案的形成、收集、保管到销毁，要实行全过程的监督，尤其是对电子文件档案而言，必须将责任明确的个人。第二，实行自动化办公。档案管理信息化建设需要以计算机为基础，在档案资料收集、审核等过程，都离不开计算机的支持。要利用计算机中的自动检索功能，快速的查找与删改资料，让中学档案管理有更高的效率。第三，做好对电子档案的管理工作。学校应结合实际情况，并以纸质档案为依据，合理设置电子档案，确保信息的真实性与完整性，实现对电子档案形成、整理、鉴定等全过程的管理。当然，还要适当拓宽收集的范围，不断充实中学档案的内容。

（二）提升档案管理数字化水平

数字化也是中学档案管理信息化建设的内容，但是现阶段很多学校仅仅是将纸质信息转化为数字信息[2]。由于大部分学校缺乏足够的资金，专业管理人员也很匮乏，因此为确保档案数字化建设成效，需要优先实现利用率与价值较高的档案的数字化，包括学生学籍、教师考核、课程设置等档案。与以往档案管理方法不一样，在信息化建设过程中，还重视目录与检索的建设，运用文件夹、光盘、音像等形式，实现对数据信息的永久保存。要运用好网络，共享档案信息资源。此外，学校要将档案资料与校园网进行连接，形成完善的数字化系统，提升档案的数字化程度，让其得到更好的利用。

（三）制定档案管理的规范与标准

对中学档案而言，涉及内容较多，也比较分散，每天都会形成大量的档案资料，管理起来难度极大，需要统一做好收集、整理与利用工作。对此，在中學档案管理中，要不断提升信息化水平，采用集中统一管理的模式，确保档案管理工作更加规范。学校要将档案管理信息化建设的标准明确下来，这样才有利于对其的开发与利用，让学校教学、科研等活动提供准确的档案信息。此外，在中学档案管理信息化建设过程中，通过将相应的规范与标准明确下来，能够更好的共享档案信息资源，减少人力、物力和财力的浪费，并促进学校整体教育教学水平的提升。

（四）加强对档案资料的安全保护

在中学档案管理信息化建设过程中，必然会遇到安全问题，这点也要引起重视，否则会造成档案信息的丢失与泄露。而人工操作失误、计算机故障、计算机病毒与黑客入侵等，也会损坏计算机中的文件资料，为学校带来不可估量的损失。对于中学档案资料而言，有的可以对外公开，有的则非常机密的，若是保密工作做的不到位，将出现信息泄露与丢失的问题[3]。对此，档案管理人员应该切实增强自身的职业道德感，在档案管理中规范操作，减少失误，避免文件资料出现损坏。要制定健全的安全管理制度，让信息系统的运行更加安全和高效，同时为避免受到病毒与黑客的入侵，要将网络安全措施做到位，增强信息系统的抵御网络攻击的能力。并重视备份工作，这样在发生意外事件以后，能够第一时间使用备份文件，对档案信息进行恢复，防止重复劳动，造成浪费。

（五）重视档案管理人员培养

中学档案的信息化管理工作，需要将计算机网络技术应用好，这对档案管理人员提出了很高的要求，不仅要具备丰富的管理经验，还要掌握数据库管理、网络建设、计算机操作等技能[4]。对此，学校要为档案管理人员提供更多的学习机会，让他们掌握计算机技术、网络技术、信息管理技术等方面的知识，从而实现计算机应用能力的提升，真正成为懂技术、懂管理的复合型人才。同时还要定期开展对档案管理人员的培训工作，加大对其考核的力度，确保他们的知识结构尽快得到更新，掌握更多的专业技能，满足当前中学档案信息化管理的要求。档案管理不同于学校其他工作，需要档案管理人员具备较高的职业道德素质，有责任心，这样在面对机密档案资料时，才能避免对其的非法利用。学校要在思想、行动上加强对档案管理人员的教育，确保其思想政治觉悟得到提升率，具备更高的鉴别能力。只有学校打造一支素质高、能力强的档案管理队伍，才能为档案管理信息化建设打下坚实基础。

3 结语

总之，加快中学档案管理信息化建设具有重要意义，不仅可以从整体上提升学校的教学管理水平，还能让档案资料得到充分的利用。中学档案直接反映了学校的教育教学水平，需要提高重视，要加大对现代信息技术的应用，不断改进工作方法，解决管理中存在的问题。学校要投入足够的资金，将各种现代化信息设备配置齐全，同时重视人才培养工作，确保中学档案管理信息化建设能够顺利进行。

参考文献

[1]陈传荣.中学档案信息化建设面临的问题及对策[J].才智，2016，（16）：65.

[2]冯凯.档案管理信息化建设的问题与对策[J].山东工业技术，2015，（23）：211.

[3]杨秋苑.谈中学档案管理信息化建设的有效策略[J].黑龙江史志，2015，（03）：95.

[4]包晓红.谈中学档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务，2013，（15）：151.