新形势下关于大学生档案管理的思考

摘 要：档案管理工作在社会发展进程中起着极其重要的作用，而大学生的档案数量显得尤其巨大但是质量有待提高，大学生档案管理是他们在大学期间学习、生活和各种社会实践活动的真实记录，是所有大学生毕业后参加工作的重要考量标准。本文主要对目前大学生档案管理存在的主要问题以及解决对策做了一个简单的分析。

关键词：学生；档案管理；对策

1 引言

高校管理要以人为本，不断的改进发展模式，做到科学化管理学生，而大学生档案是个人信息的重要载体，记录着每一位在校学生从入学后到毕业前的学习轨迹和在校活动轨迹，它上面显示了每一位在校学生的学习成绩、思想品德、个性特点等信息，会反映出每一位大学生的综合素质的一个重要依据、会是大学生就业及今后选拔的重要标准。管理好大学生档案是高校管理的重要一环，这项工作做得效果会影响大学生的切身利益，影响大学生档案功能的有效发挥。

2 新形势下加强大学生档案管理的意义

2.1 利于大学生的教育管理

加强大学生档案管理，为的是让他们在平时的学习和生活中，依照标准检查和矫正自己的问题。而大学生档案是学生在政治、学习、道德、日常生活中的详细记录，它对学生的评价、工作有重要的影响。大学生都非常关注自己的档案记录，他们希望自己的档案记录都是对自己优秀的评价。所以大部分的大学生都能够以严标准要求自己让自己的档案添光增彩。

2.2 利于全面评价大学生的表现

每一位学生的档案记录都能反映出每个学生的综合表现，具有客观真实的特点，从个人档案可以看出一个学生的综合素质和具体的表现，可以让所有人通过档案记录对每位学生做出真实客观的评价。

2.3 利于用人单位择优选聘人才

目前，招聘单位高校毕业生主要看学历、个人简介、能力等方面，对毕业大学生的素质要求远远不够。而学生档案的各种材料可以作为基本要素为用人单位判断毕业生是否是用人单位所需要的人才，规范的档案会有可信度，并且还有利于用人单位选拔出优质人才。

3 目前大学生档案管理存在的主要问题

3.1 体制不完善，管理不规范

目前，大学生到学校后就会按要求吧自己的档案都交到学校，随后档案就会被分散到各系保管，到了快毕业时，班主任或者相关人员就会把学生在校情况的档案内容收集起来然后归档，再由相关人员寄到用人单位或存放到人才市场。可是学生这样日常管理不规范的档案很难真实反映出学生的真实情况，大部分都是很固定的评语，这样就会降低学生在就业市场的竞争力。

3.2 内容不全，不能全面反映学生的素质和水平

每个大学生的档案都应该有学校对他们在校期间的所有材料，同时也包括了学生素质的内容，同时也要有当代大学生的青春洋溢的风貌。但是当前的大学生档案大部分都是传统的老样子。而需要反映出一个学生能力、水平、综合素质，能吸引用人单位的内容却未能进入归档的范围。如大学生英语四、六级证书，社会实践活动材料等。

3.3 管理落后，缺乏现代化管理手段

大学生档案大部分还是以纸质档案为主，利用现代化信息技术建设还没有得到推广，管理手段很落后。比如内容更新不及时等情况。现在大学生的档案数量越来越多、质量要求越来越高等特点，原有的档案建设与管理手段已经越来越跟不上时代发展，所以要尽快推进大学生档案建设与管理的现代化。

3.4 管理薄弱，管理人员的素质不高

目前，大部分的高校都没有配备专业的大学生档案管理人员，大部分都为班主任等兼任。而他们对档案管理的知识相对欠缺，又没有时间和精力投身到档案管理工作中，所以档案管理中所出现的一些状况，很大程度上与管理人员的总体素质不高有关。

4 加强大学生档案管理对策

4.1 宣传加大，共同提升师生意识

大学生的档案是关乎他们一生的重要东西，所以学校作为档案管理的负责人，需要通过媒介来宣传它的重要性，比如每天定时的通过电台广播、学校的报纸、还有宣传栏的公告都可以宣传。平时校长开会的时候也应向老师传达这个事情的重要性，也可以通过演讲比赛和举办各种竞猜类活动宣传档案管理，目标就是让大学的所有老师和各级领导干部充分意识到加强大学生档案管理的重要性，是关系到学校向社会输送人才的责任；充分认识到自觉把档案管理作为人才培养质量的抓手，积极把学生的档案作为教师的教学效果、同时也能看到学校教书育人业绩的成果，也要认真做好学生的档案管理工作。还要针对性地向学校的广大学生宣传人事档案的知识，让每一位在校大学生在校期间都可以认真的了解到档案的有关知识，毕业后走向社会也不会吃亏，会为自己维权。

4.2 完善体制，规范档案

高校要建立完善的学生档案管理，要建立完善的规章制度。比如说新学生入学后，管理人员要很认真的登记整理其学生档案，要仔细核查档案是否有遗漏的材料。毕业后，每位学生的档案将会放入他们所需要的人才市场或者单位，这时就应建立严格的转递手续，做好记录，以免丢失。学校的相关人员要制定学生的档案管理制度，要有专人管理、分开存放、便于查找或者补充。要严格按照制度进行，防止假档案出现。

4.3 扩大收集范围，增强档案内容

当前，高校的大学生档案管理内容已经不能完全的反映出现在的学生素质了，已经很难作为用人单位选人的标准了。所以，学校要对学生负责，扩大档案材料的收集范围。比如说各种英语、计算机、会计、普通话的考级证书，参与社会实践报告等等。还要创建大学生诚信档案，对用人单位有很重要的意义。

4.4 加强队伍建设，提高业务水平

高校应加强一批高水平的学生档案管理队伍，是提高档案管理水平的重要条件。这些专门选出来的人员要符合热爱档案工作人来胜任。并且要加强学生档案管理专职人员专业培训，要不定期的组织他们学习，互相切磋，提高业务水平。

4.5 推进现代化，提高利用率

现在，随着大学生档案数量的增多和互联网上越来越多的招聘信息，已经成为了学校对学生档案的客观要求。如果继续用传统的模式管理，不仅浪费时间也浪费人力，所以，我们必须发展互联网为核心的档案管理建设，开发出适合大学生档案管理的数字化系统，以互联网代替手工，可以让档案内容及时得到使档案内容及时得到更新，并且方便查找。

5 总结

总之，加强大学生的管理是新時期一项重大任务，而加强大学生的档案管理当属重中之重。要努力建成一个有系统的学生档案管理队伍，还要结合现代新技术媒体，以计算机网络技术为主导，建成高校大学生档案管理现代化模式。要找到技术型人才，开发出适合每个高校自身特点的学生档案数据的系统化软件，建立出大学生档案管理的数字化系统，真正把高校学生档案从落后的手工操作转化为现代化管理，使档案内容能及时更新，快速跟上时代步伐。

参考文献

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[2]贺红香.高校学生档案管理存在问题及对策[J].山西档案，2007（2）.

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[4]郭素芳.档案管理在大学生就业中存在的问题及对策[J].山西广播电视大学学报，2006（6）.

作者简介

曾凡（1988-），男，湖南，湖南医药学院，研究方向：学生档案。