成人高考档案管理中存在的问题及对策

李洪臣

摘 要：成人高等教育档案管理工作中存在着管理手段不够先进、运用现代化科技手段能力不强、管理队伍素质不高、管理配套设施不齐全等问题，这些均直接影响成教档案管理工作现代化的进程，不利于我国成人高等教育事业的发展。为了适应当前成教迅速发展的形势，必须“对症下药”，加快成教档案管理的现代化建设的步伐，保证成教事业的健康发展。

关键词：计算机操作；管理人员素质；硬件及配套设施；电子档案

2016年菏泽市成人高考共报考13275人，其中专科起点本科类8222人，高中起点升本科类730人，高中起点升专科类4323人，涉及15个考试科目.科学管理成教档案，既是成人教育管理的重要内容，也是提高教学与学生管理水平的需要。作为专职成教管理工作者，科学、规范、严谨、及时地搜集和归纳各种成教档案，是我们应尽的责任和义务，也是我国成教规模迅速扩大形势下迫在眉睫的首要任务。

1 尽早从传统的纯手工操作状态中解脱出来，实现成人教育档案的现代化管理

近年来，虽然计算机的使用越来越普及，但在成教档案管理领域，有些学校还未能摆脱或完全摆脱手工操作的状态。随着现代化进程的不断迈进，很多成人高校已充分意识到运用现代化的计算机信息处理手段可以更准确、更系统、更及时、更省时地管理档案，于是以计算机为核心的管理系统已逐步建立，成教档案管理也将进入一个全新的境界，许多以前不可能或者难以办到的事情，通过计算机信息处理后，就可以轻而易举地解决。从某种意义上说，档案管理的过程就是信息处理的过程，管理者及工作人员每天都在运用信息、加工信息、传递信息、储存信息。所以，成教档案管理工作要上新台阶，就要充分利用计算机来管理。

具体地说，运用计算机进行包括学籍在内的档案管理，可以弥补纯手工操作的书面材料易错、易损、费时、费力等缺陷。比如说学籍档案管理，必须以完整的原始信息、原始数据为依据，而原始材料的管理在学籍管理中一直是一件很令人头疼的工作，既要防止出现手工的添加错漏和人为的损毁，又要避免自然的损毁，如虫蛀、霉烂、缺页等，使用计算机管理以后就可以有效地避免这些问题。同时，为了防止原始材料的遗失，一般总要多备几份以防不测，或者只需摘录其中的部分信息以供不同人的需要，而完全靠工作人员手工抄写。但使用计算机处理就不同了，它可以保证你随时备份而前后材料完全统一，它也可以保证你筛选出所需要的信息而不需要花时间花精力去查询、去核对。再如，成教生由于其特殊的工学性质常常需要变更学习材料，如转学、转专业、免修免考、休学退学等等，这就意味着我们要不停地改动学籍材料，书面上的修改固然必要，但它却无法承受反复修改而造成的书面的涂改，一次又一次的重新排列组合。使用计算机就简单多了，你只需轻点鼠标，或插入或删除或拖拽或计算，一切在瞬间就实现了新的排列组合，清清爽爽，井然有序。又如年年要组织的英语计算机省级统考，本是一件相当繁杂的工作，从学员报名、考场安排、准考证制作到考试结果的查询登记公布，单凭手工操作是又费时又费力，且极容易张冠李戴，但运用了一套计算机软件自动生成系统则使一切问题迎刃而解。

2 尽快适应计算机操作的熟练化、专业化和规范化，提高成人教育档案管理的现代化水平

盡管我们已充分意识到成教档案工作要上新台阶必须利用计算机来管理 ，但也必须认识到，计算机毕竟是一个工具，它最终要由人来操作，它不可能代替人。具体地说，进入计算机的所有原始数据必须由人来提供和输入，如果管理人员在操作过程中存在这样那样的不熟练或不专业的问题，导致在输入或倒入过程中出现数据错误或数据丢失等问题，则会造成原始数据库不真实、不准确，从而发生错误的连锁反应，使现代化的手段不能发挥其应有的效用。另外，如果管理人员不懂计算机的操作知识，面对计算机手足无措、手忙脚乱，那再先进的科技手段到这里也只能是“英雄无用武之地”，延误“战机”不说，还劳民伤财。所有这一切，都会造成不能有效地发挥计算机效应反而给档案管理工作带来诸多不便的严重后果。所以，作为成教管理人员，必须尽快学会一整套计算机操作和管理的知识，并以科学、规范的态度对待计算机管理，以提高现代化管理水平。具体应做好以下几方面工作：

1.定期组织有关工作人员参加系统的计算机办公自动化的辅导和培训，特别是加强计算机、信息、网络等知识和技术的培训以及电子档案的接收、保管等方法和技术的学习，并明确提出要求，所有管理者必须通过相应的考核，取得相应的专业证书，持证上岗。

2.办公室需配齐配足必要的计算机办公系统，特别是一些新软件的引进和开发要舍得投资，并要保证及时到位。

3.工作人员的科学意识要到位，不能过度依赖计算机。工作人员必须加强对计算机操作的监督和检查力度，要反复核对每个信息项，保证做到准确无误。

3 提高管理人员的综合素质，提高成人教育档案管理的专业化、规范化水平

过去人们一直认为成教档案就是学籍档案，比较单一，其实成教档案的内容非常丰富、形式也多种多样，这些都需要系统地搜集和整理，而且平时就要做好归类立卷工作。其中有一部分材料是要交给学校综合档案室集中保管的，像学生的学籍卡、录取名册、验印名册、学位审批表、转学转专业材料，其他材料则需要由成教主管部门或系部自己保管。一些管理人员主动服务意识不强，管理方法欠缺，不失时机地收集整理档案的意识淡薄，不懂得合理安排好填写、搜集、归类、立卷、造册登记的流程，不懂得哪些材料应该归档、何时归档、归在何处、归档期限，现有的材料不懂得及时归类存放，甚至漫不经心地丢失材料，到了归档时才发现好多材料不完整，该收集的没收上来，不该收的倒收上来了，结果是乱七八糟地堆在一起，那么档案的错漏缺损、乱七八糟的现象就在所难免了。特别是计算机处理信息的时代，对档案管理人员的要求更高了，能否熟练操作教务管理的软件，及时接收、保管电子档案，是摆在我们面前的严峻的考验。

综上所述，成教档案管理工作必须大量引进政治素质高、业务能力强的专业管理人才，对现有的参差不齐的人员要加强教育和培训，认真宣传《中华人民共和国档案法》，要引进激励机制，落实岗位责任制，要多鼓励那些既热心成教档案事业又甘于寂寞、不计得失、不辞辛苦，既懂得档案业务知识又熟悉信息处理技术的优秀档案管理工作者。

4 加强档案管理的硬件建设，改善配套设施，努力改善成人教育档案存放的条件

运用现代化的计算机管理档案的手段是今后成教档案管理工作的主要手段，但同时有些档案材料必须以纸质形式出现，比如加盖印章的重要通知或文件、原始的查课记录、学员的入学及毕业登记表、学位申报表、发给任课教师的教学任务书、教学进度表、班主任日志、原始的考勤表等等，都必须形成纸质档案；有些材料是既需要归电子档案，也需要保存纸质档案。所以，纸质档案的分类立卷、装盒入柜存放就显得特别重要，而计算机硬件设备也更需优化。

建电子档案最基础的载体当然是一整套完善的计算机设备，还有信能优越的网络系统，并要有开发程序用的正版软件，这些都需要舍得投资去购置，才能保证大容量信息的集中保存，保证信息渠道的畅通无阻，才能促进成教档案管理更加科学化、规范化、现代化。

纸质档案的存放更需要优越的环境。任何一个正规的成人高校，都应该有通风、防潮、防蛀、防火、保密性能好的专门的档案存放地点，且应配备专门的档案柜、档案盒、档案标签及卷宗目录，做到分类存放，分册登记，这样既可以避免乱堆乱放，又便于进一步整理和快速查询，还可以确保档案的安全、完整。