论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径

摘 要：中学的档案管理是中学里所有管理工作中最为重要的一项，近年来，我国教育教学通过不断改革有了很大的进步，因此学校中的日常管理工作也显得越来越重要，其中档案管理是提高学校日常管理工作效率的重点。由此以来，整个学校的教学工作水平以及管理工作的效率都能从档案管理工作中体现出来。学校在开展各项评选活动的过程中，档案管理每每都会得到重视，各部门都是以它产生的经济效益以及社会效益看出它的价值的。作者在文中论述了档案管理工作在中学管理工作中的重要地位，并以自己多年的管理经验给出了加强档案管理的有效措施。

关键词：档案管理；重要地位；有效措施；加强

1 档案管理工作的概念

学校档案指的是学校里发生的所有事情的描述和记录，档案管理工作则是保管校内档案、以及校内的各类文件、资料等重要数据信息。每所学校的档案都能够体现出此校在行内的价值观，以及外在的形象还有未来的价值取向，因此学校档案都承载着这所学校自成立至今的历史，为了将其能够很好的传承下去就要做好档案管理工作。从浅显的层面来分析，学校一般会在构建其形象和体现其价值等方面，主要靠学校中的主要文件--档案来记录。在社会不断发展，教育不断改革的新模式下，档案不仅在文化建设方面为学校打下了夯实的基础提供了重要的依据，并且在教学设施建设或者采购中起到了非常重要的作用。如果深入分析学校的档案管理工作，学校在重塑自我形象和追求价值观的过程中体现出的也是学校档案光了工作的规范性。无论是从哪个层面进行研究，都能表明学校档案管理的重要性，而且这两层面有着紧密的联系，与此同时这两方面相辅相成，相互促进。

2 中学发展过程中档案管理有不可忽视的地位

中学里的档案大多数都来自于小学内部，因此学校的形象以及学校的价值观的建设都需要以学校档案来作为参照物的，这样的情况下学校才能有效运用档案来使档案的作用与价值最大化。在学校建设过程中，以及各个发展阶段都会产生档案的素材，并且教育教学的每个阶段和环节都会有会有档案的产生。由此可见档案是学校信息资源最大、信息量最广的信息合体，其不仅仅可以反映教育教学工作质量，还能表现出其管理力度，最主要的是能够体现出其运行的真实轨迹。学校从形成到发展到每一个新阶段加上其独特的价值观综合起来就形成了学校的档案，档案在这里主要体现它的承载功能。非物质层面的表现是，学校档案是建立价值观和塑造形象过程中信息的收集和经验的积累，这些程序都要立足于学校实际发展状况之上，是学校自身真实运营情况的写照。教育部门或者有关机构想要深入了解学校，就可以从学校的档案开始着手，从档案中可以研究分析出学校的发展轨迹，整个发展过程中的规律以及主要特征，如果想要完全掌握整个学校的发展状况就可以剖析学校中珍藏的档案，这里面不仅能够看到学校管理工作效率还能对学校的演变过程进行进一步的认识，如此一来才能将学校的发展以及建设过程中取得的成绩给予最完整的诠释。学校管理层在进行下一步计划，实施下次策略前也可以借鉴此结果。学校档案可以将学校每个发展阶段的状况连续性记录下来，就能满足学校构建价值观和塑造形象的不间断性、传承性。学校在构建自身形象和实现价值观的时候，不仅要从实际出发，了解并掌握学校的表面状态，最重要的是深入民族文化传统，挖掘学校档案中的有用信息进行分析，便于总结教育教学工作过程中的经验。

总结学校日常教育教学活动实际上就是建立学校档案的过程，其是通过实际生活中的案例反映出来最真实的情况，这对于学校塑造自身的形象有着非同寻常的意义。举例来说，学校在教学改革过程中通过翻阅学校档案对本校的辉煌发展历史进行分析，从中获取有益的信息和方法，从而做出更有效的決策，为学校的发展做出更大贡献；发扬光大学校中教师或者学生的光荣事迹，在年终工作总结中宣传，就能够影响到其他的教职工和学生们，使档案发挥其更正能量的作用。学校的发展过程全部记录在档案之中，使学校往后的发展和各方面建设不再走弯路，有了极为有力的参照依据。这就不难看出，学校档案就是学校塑造形象和价值体现的主要内容。其是各个角度对学校历史发展状况的记录，是教育教学工作效率的体现。

3 加强中学档案管理的有力措施

3.1 领导重视是加强中学档案管理工作的首要前提

学校档案是教育教学活动与党政管理等所有与学校有关的、发生过的事项的综合体，其表现形式主要有原始的图形到现在的文字及声像等。其主要分为以下几大类：教学档案、文书档案、声像档案、科技档案和会计档案等。学校档案不仅供学校内部使用，还是国家档案的一部分，所以在日常使用和建立过程中不能受到任何损失，不能未经管理人员允许就使用，所以国家档案法律中明确规定学校档案必须统一妥善进行保管。我国中学在建立档案以及使用档案的时候，不仅要注重档案的完整性，和安全性，更需要注意的是体现其价值，在其保存完好的情况下被人们有效利用，而不是把它隐蔽地藏起来。学校的领导是学校档案管理工作的关键，只有得到管理层的重视，学校对培养档案管理人员的专业素质、完善学校档案管理政策、提高档案管理人员的警惕性、以及建立符合学校发展需求的档案管理制度等工作才能真正落实到位。因此，只有学校管理层开始重视这个事情，将人员和设施配备到位，管理制度更新到最完美，才能有效提高学校档案的管理效率。

3.2 有序的管理和完善的制度是中学档案管理工作的关键

因为学校档案是学校日常教学工作中产生的，因此档案管理工作应随着时代的发展和教学的改革进行不断完善，只有健全的管理制度与有效的管理机制相协调才能使学校档案被有关部门有效利用。在实际档案管理工作中，应注意以下几点：1）寻找最合适的检索工具，保证档案的检索体制的科学化、标准化；2）规范档案使用过程中的规范细则，细节方面非常重要，应该有一定的规章制度来进行制约；3）按照档案的性质进行归类，让管理者能够更好地管理档案信息，也便于使用者寻找自己需要的档案。

3.3 人员和设施的配备是档案管理工作的保证

每项工作都需要人去完成，而档案管理工作需要专业素养和政治觉悟都比较高的人员，因此学校在人员配置上一定不能马虎，建立健全的晋升制度，让有能力有思想的人来做档案管理员，以保证档案信息的安全性和合理使用性。档案管理也需要一定的载体，随着信息时代的到来，人们已经开始使用计算机进行信息录入，不仅减少了传统纸质信息的手工程序，还提高了保管质量，对于管理者和使用者都提供了很大的帮助，因此学校应该紧跟时代的步伐，使用较为先进的存储设备，将档案信息保管好。

3.4 有效利用潜在资源，实现档案管理的目的

之所以对学校档案进行妥善管理，主要就是为了在学校以后的发展中能够从中汲取更丰富的经验，使学校发展的更好。学校档案是学校所有工作人员的思想结晶，因此为学校管理层的决策提供有效的依据、发挥其最大的价值，才不辜负所有工作人员的期望。

4 结束语

由此可见，中学学校的档案管理工作对整个学校的发展以及价值观的建设有很大的影响，因此学校务必重视此项工作，为学校的教育教学工作打下坚实的基础，为学校自身的形象塑造创造有礼依据。.

参考文献

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[2]陈传荣. 论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径[J].商，2015（10）.

[3] 汪韧.中学综合档案管理的重要地位及加强其管理的有效途径[J].办公室业务，2016（01）.

作者简介

魏丹（1982-），四川，天津开发区第一中学。