学校档案管理规范化、标准化之我见

曲延军

摘 要：学校档案管理的规范化、标准化是实现学校档案管理现代化的必由之路，也是衡量一所学校管理水平的重要标尺。本文从学校档案管理规范化和标准化的意义、有效途径、重要手段等方面对学校实现档案管理的规范化和标准化进行了阐述。

关键词：档案管理；規范化；标准化

学校档案是指建校以来，学校在从事教育教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是学校各项工作的重要组成部分。随着现代教育事业的飞速发展，现代教育制度的不断完善，学校档案建设和管理工作的地位显得越来越突出，档案管理规范化、标准化建设的要求越来越迫切。规范化、标准化的档案管理不仅能够真实地记录下学校的发展历程，对学校的教育教学工作和行政管理提供最有力的支持和保障，还对学校管理的改革创新提供强有力的基础支撑。

1 档案规范化和标准化建设是实现档案管理现代化的前提

学校档案管理不规范、不标准是由多方面原因造成的，一是档案管理涉及到学校内部的多个部门，事情繁杂；二是学校内部档案管理人员素质参差不齐，缺乏档案管理的专业知识，也缺少必要的培训；三是档案管理人员多数是兼职，对档案管理工作精力投入不足；四是档案管理的过程中存在归档不准确、存档顺序有误、查询不便等问题。这种档案管理不规范、不标准的状况已经不能适应学校教育快速发展的要求，也阻碍了档案管理现代化的发展，只有对档案工作实行统筹规划、宏观管理，扎实推进档案管理工作的标准化和规范化建设进程，才能实现档案管理的现代化，才会大幅度提升档案管理水平。

2 实现档案管理标准化和规范化建设的有效途径

建立规范标准的档案管理机构、建设高素质的档案管理队伍、制定标准和规范的档案管理制度是实现档案管理规范化和标准化的有效途径。

2.1 建立规范标准的档案管理机构

规范标准的档案管理机构，是做好档案管理工作的重要保证。学校领导首先要要增强档案管理意识，学校要成立档案管理领导小组，校长亲自抓，其他的校领导检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。各处室负责人是本处室档案管理第一责任人，要安排一名工作人员做好本处室档案的收集、整理、立卷、归档工作，做到档案及时归档，确保档案的完整性和准确性。成立档案组，负责学校档案的管理和使用。设立档案室，分门别类存放学校的档案。

2.2 建设一支高素质的档案管理队伍

档案管理现代化要求档案管理者不仅要有档案职业道德意识，尊重历史，维护档案的真实原貌，据实立档，而且要掌握档案管理的专业知识，准确高效地完成档案管理工作，还应努力学习现代化设备的应用技术，熟练掌握网络技术，不断提高档案信息化管理水平。档案管理工作者可以通过学习常备工具书的专业知识来提高自身的业务素养，提高鉴别水平和处理能力，学校也应为档案管理工作者提供学习培训的机会，组织档案管理工作者参加业务辅导，倾听专家讲座、参加业务主管部门的培训，运用多种形式对档案管理者进行档案工作培训，以此提升学校及各部门档案管理水平。

2.3 制定规范标准的档案管理制度

档案种类繁多，要做到规范化标准化管理，就必须建立规范标准的档案管理制度。学校应以《中华人民共和国档案法》为指导，做好档案的收集、立卷、归档、保管等工作，努力为档案管理规范化、系统化、标准化创造有利条件。制定切合实际的档案工作规划，提出明确要求，具体制定学校各部门的档案管理制度、保密制度和登记制度，建立档案借阅的收发登记簿，严格档案借阅手续，维护各类档案的完整和安全，便于查找利用。

3 档案管理规范化和标准化建设的重要手段

随着数字化、网络化的飞速发展，档案管理也由单纯的纸质档案管理转变为纸质档案和电子档案双重管理，管理流程和管理手段都发生了相应的变化。

3.1 加强档案信息化建设

利用信息技术开发和利用档案信息资源，这是适应学校发展和社会信息化建设的必然势趋。

1.完善学校档案管理的基础要件。一是现代化的科技设备必不可少。工欲善其事必先利其器，随着档案管理技术手段的现代化，计算机技术、微缩技术、激光光盘、声像等工具的现代化要及时跟上，高性能的计算机、扫描仪、数码相机等现代化设备必不可少，这样才能达到电子文件检索、储存以及备份的目的；二是基础设施完备。建立专门的档案库房，各项专用设施齐全，排列整齐，注意整洁卫生，防火防潮，确保档案安全；三是提高档案管理的效率，各部门分工合作，密切配合，做好档案的收集整理归档工作。

2.做好特殊载体档案的管理。以图像、声音等非文字手段为表述形式，以磁带、磁盘、胶片等非纸质材料为载体的档案，都是特殊载体的档案，要根据这些不同载体的特点做好日常管理，做好防光、防尘、温度控制、湿度控制、排放方式、备份件数等工作。

3.做好电子文件收集和归档。电子文件具有数字化的信息特征，对设备具有依赖性，具有非直读性，但位置可以不固定，从一个载体转换到另一个载体，信息更容易改，信息具有共享性和不安全性等特征，因此，对电子文件要实行定期归档或者是定时归档，必须把电子文件拷贝到耐久性好的载体上，并且多做几份备份放于不同地点，避免不可恢复性。磁、光介质载体的物理安全是电子档案保护的基础，因此要定期检查磁性载体和光学载体，控制好温度湿度，做好防护工作。随着信息软件的升级，要及时更新电子档案的保存版本，防止出现因版本不同导致的信息档案无法正常调阅的情况。

3.2 坚持“以我为主”的归档原则

“以我为主”的原则，就是以本单位形成的文件为主的原则，这是我国文书归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，更是推进档案工作规范化、标准化的关键所在。

1.把握好文件归档原则：一是注意文件来源，坚持“以我为主”的原则；二是将反映本单位主要职能活动的文件作为重点保管；三是注意文件之间的联系，防止孤立的划分其价值；四是研究不同文件的形式特征，防止片面静止的看问题。把握好这四点，就能准确把握归档文件的时效性和完整性。

确定文件的归档范围：一是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、历史研究具有利用价值的文件材料；二是单位活动中形成的在维护集体和教职工权益方面具有凭证价值的文件材料；三是需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；四是其他对单位具有查考价值的材料。

3.归档文件需要注意的问题，一是以“件”为单位进行分类、装订、排列、编号，装盒；二是不同年度、不同机构、不同保管期限的文件不能装入同一盒；三是同一年度，同一期限、不同机构的文件可以按照件号顺序装入同一盒。

4.归档文件的排列：一是同一科室、同一保管期限的文件按事由原则排序，同一事由的文件按形成时间或重要程度或文件形成者或反映问题进行排列；二是同一科室不同事由归档文件按形成时间或重要程度或按形成者分别集中排列；三是按机构序列表的规定再来排列。

5.分类组合，科学立卷。立卷是档案整理工作的重要基础，应根据档案材料的特点，选择恰当的分组方法。因此，需要将收集起来的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目，减少各部门档案资料的重复性，维护档案整体性，避免不需归档文件的流入和需归档文件的散失。

学校应该不断完善档案管理工作制度、强化档案管理意识，细化岗位工作标准，扎实推进学校档案的规范化、标准化管理工作，改变学校档案管理工作的现状。只有有条不紊地开展档案管理规范化、标准化工作，与时俱进，才能适应档案发展的新形势，才能开创档案管理的新局面。

参考文献

[1]丁丽艳.档案管理的规范化和优化模式[J].城建档案2011（08）

[2]周克利.档案工作规范化与标准化管理[J].企业研究2011（16）