档案信息化建设若干问题研究

摘 要：本文通过对当前形势下我国档案信息化的现状和信息化建设中遇到的问题进行分析，并且针对这些问题提出相应的加快档案信息化建设的解决方案。

关键词：档案信息化；问题；加快建设

所谓的档案信息化，就是在我国档案管理相关部门的规划下，将现代信息技术和档案管理进行融合，从而让档案资源更好地为社会进行服务。档案信息化涉及的领域较为广泛，并且相关建设也关系到实现国家信息化的目标。

1 我国档案信息化现状

我国的档案信息化在进入二十一世纪以来取得了不菲的成绩，在当前也处于快速的发展阶段。目前在我国的不同地区档案管理工作都在不断地现代化，将从以往为国家机构服务的职能拓展到现在的为社会服务，并且在实现了开放服务的基础上为广大人民服务。实现档案信息化建设，可以为社会提供更加优质的服务，有效地实现了档案资源的网络共享，通过信息技术强大的整合能力为用户提供内容更加丰富的档案资源，如学历验证、拆迁补偿等和民生关系密切的档案资源，以及住房公积金、社会最低保障信息、养老保险账户等，都已经实现了网络化服务，给使用者带来了极大的便利。但是档案信息化不仅仅局限于资源数字化，还包括了档案信息数据库建设、信息化人才建设、档案资源的开发等工作，以及在档案信息化过程相关法规的制定与支持等，可以说这项工作非常复杂，需要我们共同努力去建设。

2 我国档案信息化过程存在的若干问题

2.1 人才队伍较为落后

档案信息化建设工程较为复杂，对统筹规划相关工作的人员素质要求很高，需要的是对相关技术和管理工作精通的人才，但是往往会出现专家和管理者在技术上因为素质缘由难以交流沟通，从而导致技术工作和管理工作不衔接，致使档案信息化工作开展的实际难度较大。

档案信息化建设是一项创新型工程，首先要转变相关工作者的观念。由于该建设具有明显的前瞻性等特点，导致现有工作人员在观念上无法接受，无法摆脱传统管理模式和旧观念的禁锢，更有甚者对相关工作持有抵触情绪，坚持使用传统的做法，使得有些管理系统就算建设好也没有被应用，造成了资源的浪费。

2.2 缺乏资金支持

档案信息化建设作为一个长期工程，期间需要投入大量的资金予以支持。相对于其他工程，当前社会对于档案信息化建设的投入比较少，缺乏资金致使相关工程遇到瓶颈。造成这方面的原因和档案工作本身的性质有关，同时和档案工作人员也有很大的关系。许多工作人员没有创新精神，在资金支持上不主动去争取，长期处于被动状态，使得工程失去了大量的资金支持，发展较为緩慢。

2.3 开发利用滞后

当代的档案管理流程较为复杂，主要有档案的整理、立卷、移交、归档、库房管理等过程，并且相关流程都要符合一定的规范。而对于当前的工作情况来说，有很多档案馆的工作人员在使用管理系统时仅仅是手工计算机化，仅仅可以利用档案系统存储目录等数据。对于更加程序化、流程化的管理操作却无法实现，究其原因，主要是没有更好地利用计算机网络资源，没有做好对于相关信息的组织、收集等，使得信息资源的开发和利用较为滞后。

2.4 总体规划无序

对于当前的档案信息化建设并没有统一规划。由于没有单位的全局调动和调整，使得档案信息化工作的统筹和协调方面没有统一的安排，实际过程大多是各自为政，各取所需。

2.5 信息资源整合问题

档案信息资源的整合问题主要出在前端业务部门，由于对档案相关资源的整合工作不到位，导致档案信息化的瓶颈问题。主要体现在获取档案信息资源的电子化信息困难和相关资源整合难度较大。前者出现的原因是由于许多的档案归类工作还处于初始状态，并没有广泛开展，因此相关电子资源的获取并没有可靠的来源，导致大量工作堆积在上层无法解决，从而在一定程度上阻碍了档案信息化建设。再者由于相关资源的整合难度较大，资源相对分散，而且有一定的信息安全隐患，致使档案部门的积极性较低。

3 加快实施档案信息化的措施

3.1 加强人才队伍的建设

档案信息化建设所涉及的领域较为广泛，包括信息技术、网络系统建设等，在这个长期的复杂工程中，需要大量的信息资源开发和整合工作，需要积累大量作为该工作核心的高素质人才。要加强相关人才队伍的建设，提高团队的整体素质。

3.2 创新档案信息的产业化发展

随着我国经济的不断发展，人民的生活质量也显著提高，当前市场对于文化产业和信息服务的需求也越来越大。因此实现档案信息产业化，不但可以在一定程度上解决资金投入不足的现状，还能促进档案信息的社会化和知识化，提升其内在价值。要实现档案信息产业化的发展，可以通过下列途径实施具体措施：（1）可以和地方或者是国家文化产业进行合作，开发相关的档案信息来吸引更多的资金和投入，从而实现知识产权和经济利益的共享。（2）开展新兴的社会服务，可以针对有需要的人士或者企业提供有偿开放的档案信息服务。（3）可以举办档案主题展览，促进其社会价值更好地实现。（4）利用当代信息技术制作稀有、贵重的历史档案的复制件，并有偿地面向社会进行开放。（5）加强与国际间的合作，更好地进行合作与文化交流，从而使信息资源产生经济效益。

3.3 需求驱动发展

实现档案信息化建设，不能仅仅依靠信息技术，更应该根据实际制定相应的规划，从而达到需求促进发展的目的。要在相关工作的开始，进行大量的市场调研，从用户的需求出发来确定具体的信息化内容，即确定市场发展方向。比如在当前虽然实现了网络档案目录检索，但是人们更加需求的是全文检索；有些历史档案极为珍贵，人们急需将其数字化来更好地保存；当前虽然网络应用比较人性化，但是人们当前需要的是网络信息服务等。因此档案部门要以市场为导向，在掌握了用户的需求的情况下来规划其具体的阶段性建设方向，从而一步步完善档案信息化的整体建设。

3.4 加大对信息资源的开发和利用

档案信息化的难点就在于相关资源的整合，其价值也表现在对资源的开发上。由于当前社会处于信息化发展时代，而且社会信息化发展也离不开档案信息，因此要加大相关资源的利用工作，主要体现在以下两点：面向市场，转变观念。在档案信息化建设过程要树立服务、开放、竞争的观念，在为国家或是机关提供信息资源的同时还要加大对社会群体的重视；再者就是建立新的档案利用体系，摒弃传统的档案利用方法，积极引进新技术。

4 结束语

档案信息化建设作为一项长期工程，应该遵循自身发展规律，同相应的信息化建设进程保持同步。当前在档案信息化过程中还存在许多问题，制约其发展也是多因素的，如社会环境或者是投资不足都阻碍其发展。本文也相应地提出促进档案信息化建设的一些步骤，希望能针对性地解决上述问题，促进档案信息化更高效的发展，从而为社会提供更加便捷的服务。

参考文献

[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究.2011（01）

[2]王小兰.“十二五”期间国家档案资源体系发展战略之我见[J].中国档案.2011（02）

[3]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进[J].实用医技杂志.2006（07）

[4]章瑾.档案数字化过程中档案数据库的法律保护[J].档案与建设.2003（09）

作者简介

吴婧（1983-），女，中山科学馆。