声像档案管理工作之我见

摘 要：声像档案具备实物性的特征，在社会组织和个人从事经济、政治和文化活动中扮演着重要的记录性作用，其主要以声音和图像作为信息传承的载体，在社会企业组织的发展中扮演着重要的角色。然而，现阶段我国声像档案管理工作中，无论是企业还是个人团体组织，都存在着一定的问题有待解决。为此，本文以声像档案为论述主题，对声像档案管理工作中容易出现的问题进行分析，并提出笔者的个人见解，希望能够对声像档案管理工作中的消极问题产生一定的防范作用。

关键词：声像档案；管理；制度

伴随着社会的不断发展与科技水平的不断提高，当代社会对信息的传导模式不断呈现多样化，其中新媒体时代的繁荣发展让许多电子化设备应用到了社会活动的方方面面，声像档案将传统纸质档案的不足与漏洞进行了弥补。其中，声像档案最大的特点在于其所传承的资料和文档更加具备直观性，且其归档的范围远远超出传统的纸质档案。但由于存在形式和保管形式的特殊性，亦让其在日常使用中出现一定的管理问题。为此，要不断挖掘声像档案管理工作中存在的不良现象，进而进行有针对性的治理。

1 声像档案管理现状分析

1.1 硬件设备方面应用不合理

随着经济的不断发展，现阶段我国诸多的企事业单位都增加了声像档案设备的使用量，值得注意的是，许多单位对设备使用量缺乏合理的计划，进而，在对设备进行购买是，不做购买计划，秉承了“多多益善”的理念进行购置，使得总设备数量严重超出使用量。很多设备因长时间不能得到利用，使设备的利用效率较低。而且，在设备的使用上，往往是专业的技术人员。单位的其他人员缺乏相应的使用能力，设备使用的专员往往较少，在单位举行大型活动时，往往因专业人员的人手不够而产生矛盾。声像设备对使用人员专业技术要求高，该岗位的人员流动性大，新的技术人员进入单位以后还要重新对声像设备进行熟悉，新的技术人员技术不够成熟，往往在工作初期的工作质量难以达到实际要求[1]。

1.2 相关工作人员专业素养的匮乏

声像档案管理工作与传统的文本档案管理工作有着一定的差异性，声像档案管理需要其工作人员能夠熟练的应用相关声像设备。如摄像机、照相机和录音笔等电子设备。因此，从事声像档案管理工作人员有传统的文字编辑工作者过渡到了专业技术工作者。这就要求其必须要具备一定的专业技能，不仅具备传统档案管理的工作能力，更要熟练的账务对各个设备的应用。然而在企事业单位中，从事档案管理工作的人员往往年纪较大，只有很少的人接受过专业的设备应用培训。这难免会对其工作的质量产生影响，在就职工作以后，通过短时间对设备的学习边正式工作。因此，其专业技术能力较为匮乏，他们在对相关的影像资料进行整理时，缺乏对重点的判断性，对影像资料进行后期裁剪时，往往将重要的资料丢弃，导致声像档案的质量严重下降。部分人员的归档能力不强，当工作任务结束以后，往往不能及时对所得资料进行准确整理[2]。

1.3 管理层面的不完善

1.声像档案管理意识薄弱

声像档案在归档与纸质版的档案有明显的差别，声像档案归档要将相应的照片、移动硬盘、光盘数据进行编码编号。然而，很多单位的声像设备管理人员对相关档案的归档意识较为薄弱。影像资料整理及时性较差，而且，对部分以往的资料管理不足，命名不清晰，需要使用时查找很麻烦甚至找不到。这些原因的出现，主要是相关人员对声像档案的管理意识不强造成的。

2.管理质量偏低

部分单位对声像设备和声像档案的管理质量低，没有对声像档案管理工作进行合理的人员配置，部分单位在声像档案管理工作中形成了明确的分工，有专门对声像档案进行整合的人员，即对摄像机录制出的储存卡和光盘的管理人员[3]。让声像档案与声像设备的摆放十分规范，为此，很多单位的声像资料很丰富，其影像光盘甚至有几千张，而有些单位的储存量只有几百张。根本原因在于各个单位的管理质量和重视意识出现了偏差。只有对档案进行集中化管理，才会具备更多、更规范的声像档案资料，同时也体现出了其单位的工作质量。

3.设备保管环境恶劣

很多单位在对声像设备和声像档案管理时，缺乏对设备环境的重视。部分管理人员认为，声像设备的使用率不高，并将其工作中的声像档案材料视为可有可无的物件。部分单位随意找一个条件简陋的办公室进行存放，声像设备为电子产品，要时常对其进行维护。有些办公室较为潮湿，电子设备在潮湿环境下进行长期保存，其内部的硬件便容易发生损坏。而且声像设备较为贵重，因而给单位造成了一定的经济损失。

4.缺乏相应管理机制的落实

声像档案管理工作是单位一项重要任务，然而，部分单位在对声像设备和档案资料进行整理时，缺乏一定管理机制。使得声像管理部门的运作无法呈现规范化、制度化。对已完成的声像档案资料和光碟不能及时进行集中统一的管理，让档案资料的存放杂乱无章。一旦某一工作任务需要对相应的档案资料进行提取时，声像档案管理部门无法及时将所需的材料进行提交。这些现象产生的根本原因在于缺乏相应管理机制的落实。

2 强化声像档案管理的有效路径

2.1 强化档案归档意识

强化档案归档意识，不仅是相关技术人员的“任务”。更是整个单位管理人员应该重视的问题，单位的管理人员要积极落实声像设备和资料的管理方案，通过宣传的方式来强化相关人员的归档意识，从近些年的种种事例中找出相关的事件，通过宣传教育的形式让人们认识到档案归档的重要性，对相关资料的整理，各个企事业单位要积极结合本单位的工作进行，不仅让宣传教育活动具备针对性和生动性，更能抓住服务的中心工作[4]。

2.2 强化管理机制的落实

若想将现阶段单位档案管理杂乱的问题得到有效的解决，就必须将声像档案管理工作落实到制度上。对相关的问题进行有针对性的罗列，通过具体的纲领文献来规范相应的问题，并将责任落实到相关人员的身上，真正做到“权责统一”。对声像设备使用人员做出严格的限制，避免其将设备据为己有，对声像档案归档工作没有及时提交的要进行严格的处罚。让整个声像档案管理工作逐渐规范化。

2.3 提高使用人员专业素养

强化档案管理工作质量的最直接方式就是提高使用人员的专业素养，让设备的使用人员接受系统的培训。在以此主题活动中，其拍摄的主体会有很多，为此，就要加强设备使用人员的甄别能力。不仅要对设备的使用方式熟练掌握，更要对不同时间节点的重点对象具备辨别能力[5]。进而，保证声像档案资料的质量。

2.4 完善管理条件

声像设备的管理对环境条件的要求极高，所以，在对声像设备的环境进行精细的选择。要考虑的因素如下：潮湿、燥热、震动、磁场等。要充分结合单位的实际情况来进行管理，若单位不具备完善的存储条件，便要发挥管理人员的主观性。主动去对管理环境进行创建，例如，用打孔纸箱和泡沫箱对相应的设备进行存放，这样便可以起到防震防潮的作用。

3 结语

任何企事业单位都设有档案管理部门，在新媒体时代，档案管理工作不断发展，进而出现了以电子设备为媒介的声像档案管理工作。其出现对众多单位的发展起到了积极的推动作用，尤其是部分以传媒业务为主的企事业单位，更是极大的提高力工作的效率。声像档案资料不仅能够将某一时间段的事迹进行详细的记录，更能为各企事业单位所召开的会议作出明确的记录，进而为各个单位发展计划的制定提供了一定的指导作用。

参考文献

[1]邱晓青.高职高专院校声像档案管理现状及对策[J].福建商业高等专科学校学报，2015，01（02）：63-67.

[2]周颖.声像档案管理工作之我见[J].档案管理，2015，05（04）：87.

[3]耿金生.医院声像档案管理工作之我见[J].黑龙江档案，2012，06（05）：58.

[4]刘国红，许长田.医院声像档案管理的问题及对策[J].护理实践与研究，2014，11（08）：113-114.

[5]梁江华.加强基层单位声像档案管理的几点思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013，11（08）：68-69.

作者简介

廖红娟（1968-），女，湖南省永兴县，助理研究员，本科，研究方向：声像资料管理。