三年磨一剑——杭州市余杭区国家级数字档案馆创建工作侧记

高建华/杭州市余杭区档案局（馆）

2010年10月，杭州市余杭区“市民之家”正式启用。当时，区领导要求区档案馆进驻，但区档案馆领导表示暂时做不到，因为区档案馆的数字化工作才刚起步。2014年初，区档案局领导班子提出在既有基础上整合资源、加大力度，“一年打基础、两年上台阶、三年见成效”，争取在2016年底创建国家级数字档案馆。

“三年行动计划”得到了区委、区政府的高度重视，工作初期，区档案局得到了300万元的财政专项资金拨款。之后，区档案局成立了以主要领导任组长的国家级数字档案馆创建工作小组，下设系统建设组、资源建设组、综合保障组，并明确了专职工作人员及其工作职责，确保创建工作有条不紊地进行。

工作人员调档

谋定后动，数字档案馆建设稳步推进

近两年来，区档案馆从软硬件两方面着手，先后投入920万元，开展馆藏档案数字化加工、电子文件中心建设、数字档案馆信息管理服务平台建设等工作，最终建成了以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆体系。

一是搭建基于局域网的数字档案馆信息管理服务平台。建成数字档案馆2.0馆藏资源信息系统，该系统能够支持通过RFID（射频识别技术）对馆藏档案资料实行档案实体电子标签化管理，同时对电子数据进行管理，具有档案信息管理、RFID及二维码制作、档案库房盘点、出入库盘点、用户管理、数据接收及备份、声光电报警、档案检索、鉴定、利用、统计等功能，在使用的过程中既能保证档案实体安全，也能准确地查询档案，大大提升了档案查询利用效率。

二是搭建基于政务网的虚拟档案室系统。依据“数据物理集中、权限逻辑分离”思想，依托区电子政务网，区档案馆开发了主要面向区一级立档单位使用的虚拟档案室系统，实现了档案全过程与规范化管理。通过该系统，政务平台中产生的电子公文等数据直接推送至数字档案管理系统中进行整理归档，实现文档一体化，免除了纸质文件扫描与条目录入中人力、物力的消耗，提高了归档效率。该系统还具备区档案局（馆）与各档案室之间的业务交流、实时监督、在线年检等各项功能，有利于及时发现问题并实时整改，提升了全区档案信息化管理水平。

三是确保系统安全和信息安全。一方面，为确保系统安全，将馆藏档案管理系统和全区数字档案管理系统分别建立在局域网和政务网上，同时赋予用户身份认证和权限管理等功能。采用通过国家鉴定的、能够充分满足安全和实用技术要求的安全设备，构建网络防护体系，保障合法用户能够对电子档案进行创建、归档和利用，避免非法用户的访问和拷贝。另一方面，为确保数据安全，建立电子档案登记备份中心，对具有重要保存价值的电子文件和档案，特别是涉及民生权益或公共利益的电子业务数据（库）和档案数字化成果进行在线、离线登记备份，并借助一定技术手段进行安全、规范管理，保证档案备份数据的真实性、可靠性和安全性。另外，在杭州市档案局的异地备份基地，每年至少完成一次全部电子数据的异地容灾备份，实现电子文件与数字档案证据价值的保全功能。

四是完善基础设施建设。加强主机房建设和网络平台建设，实现局域网、政务网、因特网三网隔离，完善能够满足各项功能需要的数字档案馆设备设施。

五是加强档案资源建设。区档案馆坚持“民生优先”原则，不断整合各类民生档案资源，将婚姻登记、农村建房、土地承包、社会保障等具有查考价值的民生档案提前接收进馆，大力建设面向民生的多元化档案资源体系。

六是加强项目监理工作。项目监理是确保数字化档案信息质量的重要环节，区档案馆馆藏档案数字化项目分五期，三家中标公司齐头并进推进工作。区档案馆还邀请专业公司对项目加工的实施流程、进度、安全保密、成果加工等进行全过程监控，同时派出工作人员，对监理工作以关键条目合格率100%、其他条目合格率99%、图像合格率99%的高标准再次进行验收。经过加工方、监理方、业主方的层层质量把关，确保档案信息错误率大大降低。截至2016年11月，区档案馆建成20万卷（件）档案目录级数据库，挂接全文达到88%。

七是完善接收、管理、保存和利用功能。现已建成的区数字档案馆能满足局域网、政务网、因特网等环境下的不同工作环节需求。在查档利用环节，市民从查档登记到目录检索、档案调阅、凭证出具再到满意度评价，整个过程仅需5分钟左右。

攻坚克难，数字档案馆系统测试顺利通过

在做好服务和保障G20杭州峰会的同时，国家级数字档案馆创建工作有条不紊地推进。为确保目标如期完成，区档案局举全局之力，奋战三个月，顺利通过了国家级数字档案馆测试。在此阶段，系统建设组技术人员加班40多天，负责整理台账、网站改版、馆藏系统信息迁移、数据导入等工作；资源建设组加班15天，负责重要民生档案接收、档案出入库、贴电子标签、档案实体与加工信息一致性检查和数字化加工质量检验等工作；综合保障组加班8次，负责台账整理、宣传片拍摄、汇报材料准备和其他加班人员后勤服务等工作。

工作人员接待群众查档

2016年12月12日至13日，国家档案局技术部处长王大众、浙江省档案局（馆）副局（馆）长韩李敏等组成的测评专家组赴区档案馆进行测试。通过听取工作汇报、审阅相关文档、观看系统演示、进行实地检测，从档案基础设施建设、数字档案系统功能、档案资源建设、保障体系建设和服务绩效五方面进行综合评估，测评组成员一致认为区数字档案馆系统建设规范、技术选择合理、整体水平先进，同意通过国家级数字档案馆测试。

三年来，余杭区档案局（馆）开展的区域内数字档案馆架构体建设研究与实践取得了较好的预期成果。为进一步拓展区域数字档案馆架构体系的覆盖范围，下一步将重点推进数字档案馆（室）一体化建设，将尽可能多的档案馆馆藏资源和镇街部门档案服务窗口纳入建设体系之内，着力探索解决异构档案数据整合和共享技术难题，积极建设“区档案馆——区级机关、镇街综合档案室——村（社区）便民服务中心”三级虚拟档案集中统一管理的档案资源信息共享平台，通过一张网、一套系统、一个窗口提供全面的档案利用服务。

相信在不久的将来，市民可以在镇街乃至村（社区）服务大厅通过远程终端查阅利用档案，尽享“百姓身边的档案馆”的便利与高效。