Web2.0环境下档案网站建设研究——以省级综合档案馆网站为例

高琪翔/黑龙江大学信息管理学院

1 档案网站Web2.0应用现状

Web2.0是一个注重用户参与的Web平台，其内容主要由用户主导产生，是区别于传统由网站主导生成内容、用户被动接收的一种新型模式。将Web2.0技术引入网站建设是一种必然趋势，如何利用Web2.0技术将网站建设成为更具人性化的服务平台，应当予以认真思考和探讨。

1.1 我国省级综合档案馆网站建设现状

2016年10月，笔者对我国31个省（含自治区、直辖市）的省级综合档案馆网站，以及香港特别行政区、澳门特别行政区、台湾地区的综合档案馆网站进行网络调研，其中西藏自治区档案馆网站因故没能查找到。在Web2.0应用项的调查过程中，笔者将“微博”和“Blog”归为一项，表中SNS项主要指支持分享至社交网站的功能。调研结果详情见表1。

统计发现，上述档案网站Web2.0应用数量为44，占整体应用水平的29.14%，Web2.0应用与传统应用的比约为3∶7。此外，应用Web2.0技术的档案网站为20个，其中应用微信公众号的最多，共16个；其次应用微博（含Blog）的为10个；应用SNS的为8个；应用档案APP和Wiki的各4个；应用RSS的为2个；Tag和IM的应用为0。

表1

Web2.0应用 传统应用档案网站微博Tag SNS RSS WIKI IM档案APP微信公众号总计留言问答版块电话传真邮箱通信地址总计18 湖南档案信息网 √ √ 2√ √ 4 19 广东档案信息网 √ 1√√√√√ 6 20 陕西档案信息网 √ 1√√ √ 4 21 甘肃档案信息网 0√ 1 22 青海档案网 0 √ √√ 3 23 四川档案 √ √2√ √ 4 24贵州档案方志信息网 √ √ √ 3√√√√√ 8 25 云南档案信息网 0 √ √ 2 26 琼兰阁—海南省档案信息网 0 √ √ √ √ 4 27 内蒙古档案信息网 √ 1√√ √√ 5 28 宁夏档案信息网 0√√√ √√ 5 29 新疆档案信息网 0√ 1 30 西藏自治区档案馆 ------------------------------31 广西档案信息网 √ √ √√ 4√√ √ 7 32 香港政府档案处 0√√√ √√ 5 33 澳门档案馆 √ 1√√√√√ 6 34 中央研究院台湾史研究所·档案馆 0 √√ √√ 4总计 10 0 8 2 4 0 4 16 44 26 25 9 21 26 151

1.2 利用主体服务建设现状

Web2.0在档案网站中的应用，不仅体现在Web2.0应用层面，还体现在思想层面。Web2.0倡导人与计算机之间的交互，档案馆在网站建设中要更注重用户的网上体验，从利用主体角度出发为用户提供良好服务，注重用户信息反馈、增进用户阅读体验。

网络问卷调查是一种比较常见的信息反馈方式，它可以较好地征求用户建议和意见，对于提高网站服务质量有参考作用。调查问卷的内容有多种形式，如档案宣传、意见征求、信息反馈等。网站可以通过设置具体问题，根据用户反馈有针对性地改进和优化，也可以广泛征询用户意见，根据用户需求制定档案公布范围。

为确保档案在网络环境中的有效利用，档案馆需要对档案进行数字化处理，形成图片集、电子杂志等，在反映档案原貌的同时，能给用户带来更好的阅读体验。档案图片集把带有说明性文字的图片集合到一起，反映特定时期的社会环境、风俗文化、历史事件等信息，给用户更直观的感受。电子杂志和图片集相比内容更加详实，和纯文本相比阅读起来更为舒适，可以在线观看或者离线下载，为用户阅读提供便利。

2 档案网站Web2.0应用现状分析

我国综合档案馆作为科学研究和各方面利用史料的中心，不仅肩负科学管理档案的重任，还要致力于社会服务工作[1]。而Web2.0强调以用户为核心，注重用户参与，这与档案馆的服务理念是一致的。

2.1 基于网站建设的应用分析

网上调研结果显示，Web2.0应用约占整体应用的3成，随着网络技术的发展，这一比重将不断增加。现有的Web2.0应用间发展不均衡，其中微信公众号的比例最大，占比为36%；其次是微博，为23%；再次是SNS，为18%；其他应用比例较小，如档案APP和WIKI都为9%，RSS为5%；而Tag和IM则为0。总体而言，Web2.0应用呈现出以移动终端建设为主的发展趋势。

2.1.1 Web2.0应用间呈发展不均衡趋势

在Web2.0应用中，部分应用建设情况良好，如微信平台和微博，部分应用还处于空白，如Tag和IM。对于Tag和IM的应用空白，笔者认为这是正常的合理现象。因为从理论上看，IM能够使利用者与网站在线上及时沟通，但从实际角度出发，档案馆的档案利用率无论在线上还是线下，都比较低，设专门答疑人员在线等候利用者提问，反而是一种资源浪费。相比较而言，传统的留言板既能解决用户问题，也能为其他遇到相似问题的利用者提供参考。Tag也是如此，只有当网站文献种类众多、类别丰富，用户不标注Tag就很难整理文件，或参与网站的用户数量大、设立Tag能更方便聚集相应资料时，Tag才能发挥作用。实际中，档案网站的文章数量不算多，用户参与度也比较低，缺乏设置Tag的必要性。

2.1.2 Web2.0应用以移动终端建设为主

在Web2.0应用中，占比高的微信公众号、档案APP和微博，主要面向移动终端用户，SNS分享性质也符合移动终端用户阅读分享习惯。中国互联网络信息中心（CNNIC）调查报告数据显示，我国网民中使用手机上网的比例达到92.5%[2]，可以看出网站建设考虑到了网民上网习惯，能根据用户实际需求提供利用服务。

微信公众号是档案机构在Web2.0领域拓展的一个有利平台，微信是国内普遍使用的IM应用程序，用户群体基数大，用户只需要扫描公众号二维码添加关注，就可以收到推送信息，操作简单方便。公众号与档案APP相比，具有建设成本低、占用户手机内存小、符合用户阅读习惯、便于分享传播等特点。同样带有支持SNS分享的网站，方便用户把喜欢的文章一键转发至人人、微博、微信、豆瓣等多个社交媒体平台，既扩大信息传播范围又符合如今人们“爱分享”的阅读习惯。在微博中，档案馆能实时推送最新消息，也可及时解答用户提问，使服务更加积极主动。

2.2 基于利用主体的建设分析

纵观我国省级综合档案馆网站建设现况，从提高用户体验的角度出发而提供的服务形式越来越多。除了问卷调查、档案汇编之外，还有多媒体展厅和一系列便民服务。

2.2.1 网站利用方式朝多样化发展

多媒体展厅是档案网站提供的能带给用户良好视听体验感的特色服务，是一种集图片展、电子书刊、视频等多种元素为一体的档案利用途径。其中，图片展由带有说明性文字的图片组成；电子书刊设计优良，有的模拟自然书页翻动效果，有的带有背景音乐。用户可以根据个人阅读习惯进行设置，如是否关闭背景音乐、是否全屏阅读等。

2.2.2 网站服务方式向个性化转变

档案馆在提供利用服务过程中，增设了很多便民服务，与社会公众的生活息息相关，是档案部门积极主动为公众提供服务的良好途径。以天津档案网为例，网站在便民服务栏中设有民生词典。该词典相当于一本百科书，大致列举社会中的民生问题，不仅解释了词条含义，还对办理者需要准备哪些材料，办理单位的地点、受理时间、联系方式都进行了详细介绍，部分词条还列出了常见问题和答复。

2.2.3 应用服务传播广度亟待提高

以档案微信平台服务推送为例，笔者选择了十个省份档案公众号作为数据统计对象，其中“发布”指“发布次数/发布文章数”；“总阅读数”指该公众号当期所有文章阅读数总和；“平均”指总阅读数除以该账号当期发布文章数；“WCI”是微信传播指数，通过文章的传播度、覆盖度及账号的成熟度和影响力来反映微信整体热度和公众号的发展走势。详见表2。

时间：2016年10月0日至2016年10月31日

依据WCI排名，上海市的档案春秋、江苏档案发布次数和发文量不算多，但文章的传播度和影响力比较高。天津市档案馆、湖北省的读档和广东档案，其发文量较多，文章的传播度和影响力也较高。秦风档案、福建档案发文量大，但在文章传播度和影响力方面稍有欠缺。档案部门在使用Web2.0应用推送服务时，不仅要考虑推送信息内容，还要考虑如何吸引阅读用户，扩大自身影响力。

3 对档案网站建设的思考

Web2.0不仅是一个网络平台或一种技术手段，它体现更多的是一种理念、一种思想，即以人为本。目前，我国部分省份档案馆在网站设计中能较好运用Web2.0应用、提供有特色的个性服务，但也有部分档案部门没有认识到这一点。在Web2.0环境中，档案馆要致力于社会服务工作，既要不断加强自身建设，又要从利用主体的角度思考，以提供更好的服务。

3.1 基于档案馆网站的建设

3.1.1 加强Web2.0应用建设

一是SNS。在如今的大众网络阅读中，“爱分享”习惯随处可见。档案馆将SNS技术应用于网站中，利用者可以把自认为有价值的信息分享到其他社交网站上，如分享到微信、微博、QQ空间、豆瓣等上，这样不仅增强了网页的实用性，还增加了文章浏览量，有利于档案信息的传播。

二是RSS。RSS在目前档案馆网站上的应用不太多。RSS订阅服务操作简便，用户只需下载和安装RSS浏览器，从网站提供的聚合信息目录列表中订阅感兴趣的信息栏目，即可获得及时更新的资讯。RSS节省了用户大量的时间和精力，信息内容质量相对较高，有利于增强用户对网站的信任，提升网站公众认可度。

三是百科。目前，关于百科在档案网站的应用存在一些问题。以上海档案信息网为例，该网站的“档案百科”是档案馆对一些与档案有关的名词、史话、知识的解释，它不是一个供多人协同写作的系统，不支持用户修改词条，用户只能以留言的形式对一些内容进行补充，这和Web2.0中百科的概念不一致。即便如此，上海档案信息网在普及档案基本知识和常识、提高公众对档案的认识方面，仍有值得其他档案网站学习的地方。

3.1.2 提高现有Web2.0服务质量

一是微博。截至2015年12月末，微博月活跃用户达到2.36亿，同比增长34%，日活跃用户达到1.06亿，同比增长32%[3]。面对微博庞大的用户数量，档案馆应对提高微博服务质量给予高度重视。首先，应注重微博和Tag的有机结合，发布信息时加上话题，如#聚焦社会#、#历史沿革#等，既方便用户浏览信息，又能使档案馆根据用户的阅读量、转发量、评论量等进行分析。其次，档案馆应选择合适的时间推送微博，避免被其他信息淹没。从用户的发博行为来看，一天中发博量到达第一次峰值是在中午12点，第二次峰值是在晚上10点[4]。档案馆可选择在这两个时段推送信息，迎合用户浏览习惯。

二是微信平台。基于我国庞大的微信用户数量，微信公众号是档案部门不可忽视的重要平台。一个成熟的、具有影响力的公众号，不仅要具备一定的发文数量，还要保证文章内容的精度、信息传播的广度、用户的认可度等。在内容方面，除了选取本地区的档案题材，还可以选取与民生、文化、出行等相关的题材。在宣传方面，争取每月至少推出一篇热门文章，借助传播力度提高关注度。同时还要充分调动线上线下资源，利用网站、电子刊物、展览、讲座等方式，吸引用户参与进来。

3.2 基于利用主体的建设

3.2.1 针对不同群体的个性化服务

据CNNIC第38次中国互联网络发展状况统计报告显示，截至2016年6月，我国网民仍以10至39岁群体为主，占整体的74.7%；其中20至29岁年龄段的网民占比最高，达30.4%；10至19岁、30至39岁群体占比分别为20.1%、24.2%[5]。根据用户不同年龄制定不同服务方案，有利于培养公众档案意识，并帮助他们养成查阅利用档案的习惯。

针对青少年，档案馆可以与学校加强合作，制作系列文化纪录片、爱国主义教育片、名人成长励志片等让学生观看学习，并通过网络答题或课堂演讲达到充分学习的效果。对于中青年而言，针对大学生群体，档案馆可以针对本省具有历史文化性质的纪念馆、博物馆、公园、建筑群等制作专题或数字地图，便于参观学习和旅游；对于上班族，档案馆可以与人才市场、政府部门等进行合作，对毕业生档案、报到证、党籍档案等现实问题进行详细说明。

针对老年人和残障人士，由于其上网人数所占比例小，往往容易被忽视。档案馆网站在建设中，应主动采用“无障碍”浏览方式。对于存在视力障碍的老年人或残障人士，可以用语音朗读形式帮助他们获取信息，或通过调节网页大小和网页文字大小便于他们浏览信息；对于存在色彩障碍的用户，可以调节对比度改变页面颜色。

3.2.2 针对企事业单位的档案保管服务

档案馆作为永久保管档案的基地，可提供具有档案馆特色的服务，如档案寄存服务，并充分利用网站宣传该服务的优势。档案库房的安全性能高，具有防火防盗、防水防霉、防虫防鼠等特点，而规模较大的企事业单位，拥有数量庞大又需要妥善保管的档案，利用档案馆代为保管档案所需花费的成本，要远远低于自行设立保管场所和购买相关设备的成本。同时，档案馆管理更规范、工作人员更专业，有利于更好地管理档案。档案馆利用现有设施，向企事业单位提供档案保管服务，既充分利用了资源，又服务于社会，也有利于档案馆自身发展。

3.2.3 增设热词搜索排名榜

档案馆应在网站界面中增设关键词搜索排名，将利用者在本网站使用的关键词按检索频次由高到低排序。关键词热搜既可以给利用者提供参考，又可以让档案部门了解公众信息需求，为进一步建设网站提供参考。

3.2.4 优化网站页面设计

大多数档案网站存在一个通病，即页面看起来杂乱不清晰，不美观的页面会降低公众浏览网站的兴致，或难以查找所需信息。档案部门作为社会文化服务机构，应考虑到用户视觉需求，优化页面设计。此外，在网络资源全球共享时代，网站语言不应只局限于简体中文。对于港澳台同胞来说，繁体中文是他们更习惯并适应的语言文字，对于在华生活的外国友人来说，相对比中文，英文页面能更吸引他们浏览。在网站建设中，档案馆应以更开放的眼界、更包容的态度，考虑到不同利用者的差异性，增设不同语言的切换窗口，更好地满足利用者需求。

注释与参考文献：

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006.84-85.

[2][5]中国互联网络信息中心.中国互联网络发展状况统计报告[EB/OL].[2016-10-22].http://www.cnnic.com.cn/hlwfzyj/hlwxzbg/hlwtjbg/201608/t20160803_54392.htm.

[3]新浪科技.微博2015年用户、活跃度、收入增速创新高.[EB/OL].[2016-10-25].http://news.sina.com.cn/m/roll/2016-03-03/docifxqaffy3552972.shtml.

[4]新浪微博数据中心.2015微博用户发展报告.

[EB/OL].[2016-10-25].http://www.useit.com.cn/thread-10921-1-1.html.