基于企业级BPM平台的知识管理方法研究与应用

◎北京航天长征飞行器研究所 郭欢 谢雷 杨宁 赵振杰 刘铭

基于企业级BPM平台的知识管理方法研究与应用

◎北京航天长征飞行器研究所 郭欢 谢雷 杨宁 赵振杰 刘铭

近年来，随着知识管理工作在中国运载火箭技术研究院的陆续开展实施，各单位逐渐认识并体会到知识管理工作给企业带来的益处。但是，目前知识管理工作如知识沉淀、发掘、引出、固化等过程还是通过写总结、写体会等传统方式实现，其诸多弊端并不利于研究院在新环境下对知识管理需求的实现，所以为了适应新环境下知识管理工作的发展，需要利用信息化技术，通过建立统一的业务流程管理平台来实现知识采集、知识沉淀，并与现有知识管理平台进行数据信息集成，进而提升知识管理的工作效率，为决策者提供有效支撑。

为此，北京航天长征飞行器研究所基于业务流程管理（BPM）平台系统探索将业务流程管理与知识管理有机结合的模型设计和应用实践，以便为后续知识管理工作的开展带来新的思路。

一、现状分析

目前，研究所开展的知识管理工作主要应用于机关业务方面，通过业务主管人员填写机关工作业务知识手册来收集各机关业务的相关知识，主要包含以下几个方面内容:一是业务主管职责；二是业务工作依据的标准规范、规章、作业文件及重要参考资料；三是相关术语及要求；四是业务使用工具及软件；五是业务流程，包括业务工作输入与输出、工作接口、具体业务流程及关键点、特别提醒等；六是业务模板、业务模板填写要求及逐节说明、模板使用说明；七是工作提醒及工作背景；八是工作常见问题及解决措施；九是支撑知识资源。然而，当前的知识管理工作更多地集中于知识沉淀，确切的说，知识管理系统还难以形成完整的知识管理平台，真正实现为管理者和设计人员提供具有可操作性和有效性的决策与信息支撑。

BPM是一套达成企业各种业务环节整合的全面管理模式，以流程管理为切入点改善企业管理。因此，研究所通过不断深化业务办公流程的电子化，并基于企业级BPM平台持续优化业务审批流程，实现了包括科研管理、财务、合同、质量等业务和应用系统的集成，整合信息系统数据，提炼关键业务管理信息，并形成了具有自身特点的流程设计能力、流程整合能力及流程快速部署能力，为研究所业务决策提供了有效支撑，为后续实现业务流程信息化打下了良好基础。

二、基于BPM的知识管理过程

1．知识管理平台

在实施知识管理时应正确地划分实施阶段，这样既能保证整体的规划性，又能保证每个阶段的可操作性和有效性，真正把知识管理逐步置于企业管理的核心位置，并解决企业的实际问题。图1为知识管理平台建立的3个阶段，图2为知识管理平台模块图。

其中，知识的沉淀过程可以利用研究所现有的BPM平台来实现:一是企业实施知识管理要从实际需求出发，解决实际问题，特别是要找到知识管理最迫切的现实内容，即大量的项目资料、经验、情报、政策、规章、动态等需共享和及时传达给需要者的信息文档；二是企业实施知识管理要结合自身的经济目标，即要尽快地支持企业信息或知识的快速共享和传播，进而提高企业工作效率和反应速度，以实现更好的经济效应。

2．知识采集模型

简单的说，通过BPM平台自带的流程设计模型实现相关知识的采集、沉淀，并根据管理人员和设计人员的知识要素发布申请，在流程审批后完成提炼、采集的过程，流程信息包含了知识要素的信息以及整个完善、修改、审批的信息，同时提供全维度的信息浏览。

以流程为导向的知识管理分为人、业务流程以及信息技术3个要素，结合研究所现有的BPM平台功能将知识模型细化分解，形成知识管理在BPM平台中的架构设计图（见图3）。

3．流程模型设计

流程模型以可视化的方式为管理者提供了业务流程、知识信息、组织、人员、职位、角色、资源、文档信息等相互间复杂关联的工作，使管理者与设计人员能够随时了解企业的相关管理信息，也方便用户随时发布、查阅相关知识，为业务流程设计、分析、评估、改进和人员关联、岗位设置、文档管理、知识管理、精细化管理提供科学的依据，帮助企业实现规范化、精细化、科学化、标准化、协同化管理。

其中，业务流程是整个模型的核心，其可实现企业生产经营过程、产品和服务设计开发过程、知识管理等所有相关的业务流程的定义、设计、分析、评估、监控功能，通过模型可快速实现知识管理业务流程的创建，以及实现知识管理业务流程的异地分布式设计、分析、评估。

研究所根据自身具体情况将知识管理业务工作分为机关工作、项目管理及专业设计3个不同的维度。

（1）机关业务知识模型

目前，研究所机关知识管理工作方式是，由相关工作人员通过提炼总结形成机关工作业务知识手册，再经部分领导审批后提交所内知识管理主管机关审核，通过后形成对应的机关业务知识信息。机关业务知识采集流程模型如图4所示。

（2）项目管理知识模型

面向项目的知识采集与机关业务有所不同，项目管理更多采用矩阵式管理模式，没有规定的组织结构，往往是根据项目需要形成相应的项目团队。因此，需要在项目管理团队中设置专门的知识管理专家负责对知识信息进行筛查和审批。此外，一个项目内的知识往往具有循环利用的特点，在知识采集的过程中也伴随着知识优化和提炼的过程，知识在此过程中得到不断共享和应用。面向项目的知识管理模型如图5所示。

（3）专业设计知识模型

面向专业设计的知识模型（见图6）与项目管理知识模型类似，但由于专业设计的特性，由部门领导作为知识的初级审批人往往不能代表其专业权威性，因此可能需要设置专门的专业知识专家，并通过知识评审会的方式完成对知识信息的审核，以此确保知识的正确性、实用性。

4．权限模型

由于研究所属于涉密单位，相应的知识管理工作不可避免地需要考虑人员权限与知识密级控制的问题，虽然大部分知识属于需要共享公开的信息，但仍需要控制知悉范围知识信息的安全保密问题，并参考相关保密标准中对用户—角色—权限的要求。涉及到流程平台或知识管理系统中的具体问题时，要参照模型进行权限设计，以有效控制信息知悉范围。

三、应用与实践效果

利用BPM平台采集的知识信息，可以形成专用的文档供相关人员共享查阅，同时还可以利用BPM平台自身的特性，将知识词条、知识内容、辅助文档等关键系统推送到相应的知识管理系统或知识管理平台，实现信息和数据的集成，打通数据通路，发挥各系统之间的特点。目前，北京航天长征飞行器研究所正在开展BPM平台与知识管理系统的集成工作，并将随着工作的开展不断提高知识管理工作的水平。

研究所BPM平台将收集的知识自动文档化，形成链接供具有权限的用户下载，依据流程中表格的信息，自动填充到文档中相应的位置，实现知识信息收集的自动化、流程化，且信息收集版本可用，对应审批意见可追溯、可查看，极大地方便了用户的使用，提升了知识管理工作的效率。

当前，利用先进的信息化技术不断提升企业的信息化水平已成为研究所未来发展的必经之路，也是研究所重要的企业文化之一。将信息化技术与知识管理工作进行有机的结合，一方面可发挥信息化技术的特性，为企业带来相应的效益；另一方面可通过知识管理工作丰富企业文化，进一步促进企业信息化技术的发展。相信在“十三五”期间，随着信息化技术和知识管理工作的不断推进，必将为研究所打造“智慧研究所”提供有力的支撑。▲