在线会计服务模式构建探析*<br/>——以中智财务公司为例

在线会计服务模式构建探析*
——以中智财务公司为例

2017-05-11唐山工业职业技术学院

财会通讯 2017年10期

唐山工业职业技术学院梁爽

在线会计服务模式构建探析*
——以中智财务公司为例

唐山工业职业技术学院梁爽

新兴的云计算产生的在线会计服务模式对传统财务外包带来了巨大变化，越来越多中小企业选择在线服务模式的同时，传统财务外包商正逐渐转变为在线服务提供商。本文探讨了云计算背景下传统财务外包业务的不足和在线会计的优势，并以中智财务公司为实例，以服务提供商的视角对如何从传统财务外包向在线会计服务模式的转型进行了研究。希望为在线服务提供商模式建设和中小企业在线服务商的选择提供参考。

云计算财务外包在线会计

一、引言

伴随着经济全球化的进程发展，现代企业正逐步与国际接轨，为了满足企业日益增长的业务要求和财务核算需求，企业必须购买财务软硬件从而使成本和相关维护费用增加。同时随着劳动分工理论的提出，企业不断转变着管理模式促使专业化的进程逐步加速，因此为了削减软件的购买成本、缩减企业业务边界，改变大而全的经营模式，财务外包应运而生。然而伴随信息技术的发展，传统财务外包及财务信息系统的建设显现出越来越多的问题，大批企业在系统建设时发生碰壁而半途而废，特别是中小企业。而近几年云计算成为炙手可热的新生事物，凭借自身方便、易用、价廉等天生优势，社会的各个行业领域都开始关注这项技术。新兴的云计算产生的在线会计服务模式对传统财务外包乃至会计领域都带来了巨大的冲击，它将纸质的数据传递变成网络数据传递，财务管理由事后滞后的会计核算变为事前、事中的实时控制，其在线操作方式高效、动态、共享的特点使得财务外包迎来了新的发展契机，越来越多中小企业选择在线服务模式，同时越来越多的传统财务外包商转变为在线服务提供商，这从根本上创新了财务相关理念并将引导财务管理走向新境界。从现有的相关研究来看，在线会计研究的焦点首先是集中在信息安全上，还有一些学者基于委托代理理论研究在线会计的相关关系问题，但很少有对云计算应用于在线会计服务关于服务模式建设的全面梳理和研究。因此本文试图通过对在线会计服务模式的研究，旨在为在线服务提供商的模式建设和中小企业对服务商的选择提供参考。

二、云计算背景下在线会计服务的优势

（一）云计算云计算的产生源于谷歌、IBM等互联网公司处理大量数据的需要。目前对于云计算尚没有统一的定义，以美国国家标准技术研究院（NIST）总结的最为广泛接受：“云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问，进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络、服务器、存储、应用软件、服务等），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。云计算具有以下几点特征：云计算可以几乎不用与服务提供商进行交互、可以进行广泛网络接入、拥有资源池、具有伸缩性同时提供可计量的服务。在IT产业已经有两次重大的商业模式创新，即谷歌的流量变现模式和微软的许可销售模式，但云计算产生的新商业模式正在瓦解传统的模式。云计算由“端”“管”“云”三个要素组成，“端”指用户进行操作的终端设备，如电脑、手机等电子设备：“管”指网络输送通道：“云”指提供服务的平台等。当用户有需求时，通过“端”接入网络，向“云”提出需求：“云”受到需求后展开工作，再经过“管”为“端”进行传输服务。在这种模式下，提供云计算的供应商负责数据和服务器的运转，而对于客户，只要能够连接网络即可实现随需随用，降低采购、人工成本，使服务易使用、可计量。正是由于上述特点，云计算在应用于会计领域时，使得在线服务模式更加可行，使得财务外包向该种方式转变。

（二）财务外包业务的不足劳动分工理论的提出，企业不断转变着管理模式促使专业化的进程逐步加速，为了将企业非核心业务委托给更为专业的机构代理操作，因此，财务外包业务得到了发展。但财务外包存在其先天劣势，企业需要将财务数据传递给外包公司，目前这种传递主要通过邮寄、电话、邮件等传统模式，信息传递的次数越多，原始数据在传递过程中发生信息改变、信息失真的可能性就越高，同时数据是否可靠及数据的时效越无法保证。另外现有的财务外包市场管理力度不够，存在市场混乱等现状，所以许多企业特别是中小企业越来越多的选择在线会计服务模式。鉴于云计算的特点及发展情况，一些在线会计产品可能还无法满足大型企业的全面要求，因此目前在我国中小型企业是云计算使用的主力军，已经有将近30万中小企业使用了云计算的相关服务。在线会计它不仅拥有财务外包的许多优点，而且在许多方面改善了其存在的不足。目前在线会计的发展对财务外包整个行业带来了巨大冲击，许多小企业甚至大中型企业都着手开始选择在线会计服务。而对于传统的财务外包公司，如果能够通过在线会计搭建一个服务平台，把各个财务外包的个体聚集起来形成规模、产业化管理，也不失为一个良好的发展模式和发展方向。

（三）在线会计的优势

（1）降低成本和风险。传统的财务软件，企业需要大量的财力、物力、人力，一个中小企业的财务软件就需要数万或几十万，今后每年还需要花费大量的管理费，同时面对不断更新的会计新法规政策，软件的升级和巨额的升级费用也是企业需要面临的问题。而在线会计服务模式是企业按需选择，只需要选择供应商提供的信息及相关服务，订购所需的软件服务即可在线使用，降低了企业系统建设方面的使用成本和由此导致的相关风险，是其突出的优势所在。

（2）资源共享。通过服务商搭建的在线服务平台，所有用户共同使用该平台提供的数据及相关服务，所有的资源由供应商统一组建与分配，保证了资源能够实现最优化的处理。

（3）运行方便、灵活，降低对会计人员的要求。以前的操作方式，企业在办公地点的财务人员电脑上安装财务软件，会计人员通过操作使用软件来完成财务工作。而在线会计服务模式下，会计人员无须一定要在固定的电脑上操作软件，只需拥有一台可以上网的电脑甚至是手机，不论时间不论地点，只是有需要就可以随时进行会计工作，办公形式和办公地点都更为灵活，使财务人员可以从日常复杂琐碎的工作中解放出来。同时管理人员可以随时通过手机等移动端进行审批，并且实时查看数据了解公司的财务状况。

（4）加强企业的会计控制。在线会计服务模式后，企业的业务、会计流程连接和处理会更加顺畅，可以使得对企业经营活动的业务和会计信息实行更为有效的控制，增加其财务与业务的协同作用。另外从服务商处可以获取大量企业之外的信息，避免信息孤岛问题的产生，同样可以加强会计控制工作。

（5）同步更新，企业间信息传递更为便利。在线会计的实时操作，只要业务信息数据有更新，即可由终端通过互联网上传到云端，会计信息处理及信息披露可实现同时操作，对于信息的内部使用者，可以迅速查阅其想要了解的数据，大大的提高了决策的及时和准确性。而对于平时无法做到的外部信息互联，企业与外部信息使用者如银行、事务所等之间的会计信息系统集成也变为可能，在企业授权的前提下，信息使用更加便利，能够实现信息实时监控查询等操作。

三、在线会计服务模式的构建

（一）案例简介中智财务咨询有限公司成立于2006年，主要提供专业的薪酬外包、财税外包、纳税咨询等服务。作为中国本土的薪酬外包、财税外包服务提供商，凭借其行业的多年经验，致力为客户提供一整套适应本土情况、切实可行的外包服务方案。中智公司作为行业领先者虽然还存在着一定的规模效应、卓越的服务品牌等优势，但面临的主要问题在于，新产品和宣传有限，同质化的产品已经让利润越来越微薄，而成本居高不下，为了创造更高的价值只能让员工的工作强度更大从而导致人员流动性也更高，同时系统建设并不属于行业领先。所有的这些因素让中智公司的领导层认为新的服务模式和产品迫在眉睫。中智公司目前需要实现的关键点在于降低成本和实现差异化，即可以有两种基本竞争战略供中智公司选择，成本领先和差异化战略。成本领先要求企业以各种可操作的手段降低成本，努力控制成本与费用。差异化战略要求企业提供尽可能不同的服务产品、方式或更优的质量，要求企业在项目开发、流程设计上进行深入的研究而能够在行业内独树一帜。综合考虑以上各种因素，中智公司领导层决定研发在线平台系统，以解决公司目前存在的问题，实现战略的转型。传统的财务外包人为影响较严重，随着服务规模的增加需要配备更多的人员，人工成本也随之增加，如削减人工则会影响服务质量。因此在线平台能够有助于传统财务外包服务模式与网络服务整合，有助于减少人为差错的因素同时降低了企业的人工成本，解决中智公司价格不具有竞争力的问题。同时在线平台作为新的差异化的服务产品解决了产品同质化的问题，在线平台产品会带来客户的增加，服务成本却不会快速增长，随之带来的便是利润的增长。财务外包行业的线上服务新模式兼有成本低、利润高的优势，当线下服务已趋向“红海”，利润率日益降低，而线上服务则是“蓝海”。因此综合考虑各种因素，线上与线下相结合的方式将成为主宰中智财务公司日后的发展方向，有效解决成本和差异化问题。因此中智财务公司开始着手进行由线下到线上的全面延伸，可以为企业提供全流程自助化的解决方案，打造全新的O2O服务模式。

（二）中智公司在线会计服务模式构建分析中智财务咨询公司选择在线服务模式已成为必然趋势，但作为整个在线服务模式核心角色的服务提供商，无会计代理和两方代理模式相结合的中智财务公司如何对服务模式进行部署构建是其需要面临解决的问题，中智公司经过可行性分析、平台搭建等几个方面成功研发出自己的在线服务产品。

（1）中智公司在线会计构建前期准备。一是可行性分析。虽然对于中智公司而言，在线会计的服务模式基本是势在必行，但在产品研发前，中智公司还必须通过分析实施所需的条件、投入成本和预计能获得的收益等练合因素，来判断新模式是否确实可行。从技术的可行性来看，中智公司拥有专业的IT部门团队负责开发自有系统，并且拥有之前开发自身财务系统的经验，同时中智公司有常年合作的IT外包商团队给予专业的技术支持。并且根据前文研究的同行业在线会计产品来供借鉴与参考，所以技术上应该不会成为阻碍中智公司在线会计模式构建的障碍。从政策的可行性来看，云计算的在线产品是未来的发展趋势，只有紧跟趋势的脚步才不会落后于同行业的竞争者。同时国外很多信息技术企业也纷纷抢滩中国市场，积极推动并加速我国云产业的进程。并且中智公司的整个领导层都将在线服务模式纳入未来的重要发展规划中，所以在线会计的模式是适应国家政策、公司发展方向要求的。从经济的可行性来看，对于服务商而言，最需要考虑的就是软硬件、咨询费用等成本问题。在线会计服务模式有助于减少人为差错的因素同时降低企业的人工成本，这部分成本可以弥补系统开发、软硬件投入的成本，因此从经济的角度在线模式也是可行的。

二是云平台的搭建。云端目前主要分为公有云和私有云两种类型，公有云是由第三方供应商拥有和经营的共享实体硬件，这意味着企业没有硬件购置和维护方面的开支。私有云是一个企业定制化的基础设备，不再隶属于第三方所有，而是企业所有或委托服务商进行托管，私有云能提供公有云所具有的灵活性和高效率，而且具有的安全性更高。而中智公司的在线会计服务产品，是搭建在中智公司云平台上的，中智公司云平台是专属其的私有云。另外借鉴同行业云台搭建的模式，中智公司的硬件方面采用了hyperv虚拟化技术，将多台服务器做成两个虚拟池，以前的做法是一台服务器装一套系统，系统有忙有闲，闲时计算资源浪费，忙时计算资源又不够用，如果服务器发生了任何故障则导致系统无法使用。虚拟池的好处在于采用虚拟化技术后，将各服务器的计算资源池化，供池内各个系统统一使用，避免性能的浪费，并且池内服务器有故障，其他服务器可以临时顶替，提高了系统运行的稳定性。

（2）中智公司成功构建的在线产品介绍。经过前期的分析、平台搭建及对遇到问题的解决，中智公司成功搭建了自身的云平台在线产品并投入使用。

第一，中智财务公司云平台简介。中智财务公司除了自身业务系统、办公OA系统、HR系统等之外，其云平台主要包括人事、福利、薪酬、财税四个组成部分构成。人事平台：提供招聘、继任者管理、绩效考核等功能模块。弹性福利平台，可以设置福利选择方案、管理积分、选购项目等。薪酬平台提供雇员管理、考勤管理、政策法规库等功能。财税平台，提供了报销管理、财务预算控制，借款管理，收支统计、内部审批等功能。其主营业务薪酬和代理记账业务对应的薪酬和财税平台合并称为中智财务公司在线会计服务，下文将主要针对此部分内容进行分析。其系统构建如图1所示。

第二，产品特征。中智财务公司薪酬平台包括员工管理、机构管理、薪酬数据管理、工资报送、自定义设置等功能，财税平台提供支出管理、收入管理、财务预算控制、借款管理、资产管理、资金划转、税金管理、财务报表、信息查询、基础设置等功能，同时两个系统数据实现了线上传递，薪酬的相关数据可以传递到财税平台，供数据的查询和相关记账凭证的生成。几大功能模块的功能简述如下：

图1 中智财务公司云平台组成

支出管理：可以根据预设的流程实现多级审批，支持辅助核算、项目管理、外币录入等功能，流程结束后能够自动生成网银支付文件和过账文件等，实时查看各支出内容的统计。同时为了弱化会计概念，系统中预设了许多与企业业务相关的常用项目，录入人员无需懂得会计科目、会计凭证等概念，即可迅速、直观的学会系统的操作。

收入管理：可以在收入录入中录入公司收入信息，如销售获得的收入、总部来款、注册资本增加、利息收入等，选择相应的来款方式和账户信息，生成对应的收入信息和收入台账。

预算管理：可以实现多维度的预算管理，比如个人、部门、项目、成本中心等，设置预算额度后，超过预算进行预警提醒等实现预算管理。借款管理：通过员工录入借款信息、和审批流程实现借款的信息化管理，生成借款、还款台账。

资产管理：录入资产信息可以自动生成资产台账及折旧、摊销等计算表和会计凭证。

税金管理：根据系统预设的税金计算公式，自动生成各税金的计算表及税金计提凭证，同时根据系统的税金缴纳征期日历，实现税金缴纳的及时提醒。

财务报表：根据录入的财务数据，自动生成会计所需的基础财务报表，同时针对项目管理、借款管理等功能，生成对应的台账、饼状图、趋势图等多样的展现形式供客户查询。如果客户需要定制个性化的内部报表，有相应端口可以为客户自定义来实现需求。

中智财务公司是典型的无会计代理和两方会计代理相结合的服务模式，用户可以只选择中智财务公司的平台产品签订信息系统服务协议，或者选择平台产品同时选择传统的薪酬或代理记账服务，签订薪酬或财税服务协议，按照协议约定收取传统财务服务的费用。目前由于中智财务公司平台正在推广期间，为了占有市场规模，所有基础的菜单功能都是免费使用，如果需要对接和定制化服务，个性化的功能是需要付费的，包括固定的实施费用和后期的系统维护费用。对于用户选择中智财务公司传统的薪酬和记账服务客户，原先企业需要安排有财务经验的人员与财务公司服务人员对接，负责收集整理票据、解释相关业务发生信息并进行线下邮寄等传递工作。而在线会计平台诞生后，用户只需要对接人甚至是各个业务人员选择相应的预设的业务常用项目，同时将原始票据扫描上传至网站即可。同时为了方便简化扫描的操作，中智财务公司文件上传功能与微信进行集成，只需关注中智公司微信公众号即可通过手机拍照、微信上传实现原先票据的扫描上传功能．大大简化方便了票据的扫描上传操作。待业务选择、票据上传成功后，就会有专门的业务人员完成记账、报税、出具报表等全部代理记账工作，记账流程如图2所示。

图2 财务公司记账流程图

中智财务公司在线会计软件支持中英文双语，满足了国际化的需求，同时正在研究手机APP的开发和升级，更有助于用户实现随时随地查询和审批工作。中智财务公司在线会计功能相对完整，流程控制上也比较完善，所以其用户包含中小型企业及从事代理记账服务的公司及个人。

四、结论

互联网技术的发展可谓是最深刻的影响和改变人们的一项技术，使得人们的日常工作、生活发生了巨大而彻底的变化，其高效、共享的特性迅速的被人们所接受并让越来越多的与互联网无关的传统行业也因为信息技术的参与而深受其益。特别是云计算的发展，使得像传统财务外包这种行业乃至会计行业都发生了翻天覆地的变化，对会计信息化的建设进行了颠覆和创新。云计算以其在线操作方式、高效、动态、共享的特点使得财务外包迎来了新的发展契机，越来越多中小企业选择在线服务模式，同时越来越多的传统财务外包商转变为在线服务提供商。本文结合从事传统财务外包的中智财务公司的实例，以服务提供商的视角对如何从传统财务外包向在线会计服务模式的构建进行了研究，希望为在线服务提供商模式建设和中小企业在线服务商的选择提供参考。

*本文系河北省教育厅高校人文社科项目“新会计制度下高职院校培养成本研究”（项目编号：SZ151161）阶段性研究成果。

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