常态化下做好代建项目合同管理工作

宋晓惠

【摘 要】合同管理贯穿于建设工程项目管理的全过程，它是进行建设工程质量、进度及投资控制的重要手段和风险控制方法之一，甚至某些时候优秀的合同管理产生的经济效益会大于技术优化产生的经济效益。针对合同管理在项目管理中的重要作用，通过总结合同管理的具体工作，分析在合同管理方面存在的主要问题，针对这些问题，剖析了其产生的原因，对强化合同管理提出对策和建议，达到有效的管理合同，保证项目管理服务质量，提高服务满意度。

【关键词】项目合同；管理；满意度

一、合同管理中主要的问题

（一）合同签订阶段

1.在合同签订过程中，经营部门在与业主进行合同谈判与签订过程中，存在因考虑到潜在及二次经营项目，而迁就业主提出的权利不对等条款，由此对后期合同在执行过程中，产生风险隐患和执行困难的问题。

2.监督牵制作用不明显，经营部门与合同管理部门之间沟通不及时、领导直接决策等现象，降低了对合同的审核要求，造成合同审核流程化、机械化，使合同审核不能起到真正作用。

3.文字不严谨、描述不准确、条款模糊、违约责任约定不明显和工作界线不清晰等问题都容易产生歧义，导致合同履行困难，且容易引起争议。

（二）合同履行阶段

1.项目管理人员素质参差不齐，对合同管理及法律知识欠佳、意识薄弱。项目管理人员在项目建设过程中起主导因素，是信息的来源。而变更索赔在项目建设过程中最常见，因项目管理人员缺乏变更索赔意识，往往是应变更合同的没有及时变更，造成损失。

2.在合同履行过程中，及时收集材料、书面确认是合同管理动态管理的一种方式，也是一种自我保护手段。在实际发生了变更索赔事项的应及时以书面形式向业主提出，但这一点经常被忽略，所以应签证确认的没有及时办理签证确认。

3.项目部人员没有对合同进行仔细认识和分析，对合同风险评估和认识能力不足，导致在合同履行过程中不能明辨工作内容；以为了片面提高业主的满意度，在工作范围之外承揽各项工作，造成项目实质性服务质量不能提高。

4.合同风险分析不透彻，缺少严格合同交底制度和风险防范措施，不能正确引起项目部更好的履行合同；而生产职能部门及合同管理部门的监督、指导力度不够，不能为项目及时指出问题、协助解决问题。

（三）合同履行结束

在合同履行结束后，缺少对合同的系统性评估，因合同履行与管理经验不足，缺少案例分析，不能及时总结合同全过程中的成功经验和失败教训，而不能整体提升合同管理水平。

二、解决问题的对策

（一）增强全员合同管理、法律意识

1.推行合同示范文本，定期组织合同管理等相关培训活动，对经营人员、生产监督部门人员及项目部管理人员进行培训。扩大宣传范围，加强宣传力度，不断增强全员合同管理意识和法律意识。

2.实行合同分析和分解。

合同签证后，一是合同管理人员应与经营人员作充分对接，了解项目背景及基本信息。二是应弄清在项目实施过程中的关键性问题，全面的分析合同风险，明确合同的重要和主要风险。如项目管理模式，合同各方的责任、权利和工作内容的界线划分，对整个项目管理将产生根本性的影响。三是对项目管理合同进行分解，尽可能地将项目管理中可能出现的各种问题纳入到合同管理范畴。通过合同分析，可预防由于这些重大问题的不协调或矛盾，造成工作上的障碍和损失。合同又是实施项目的手段，对合同履行方来说，准确的合同分析能确保合同履行质量，并顺利实现项目的整体目标。因此，在正式開始履行合同之前，必须认真、填密地做好合同分析工作。

3.建立合同交底制度。

项目负责人及团队成员应熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，因此，在合同风险完成后，首先合同管理人员应对生产职能部门负责人及项目负责人进行合同咨询，全面陈述合同背景、工作范围、目标、执行要点和特殊情况处理。其次，项目负责人向项目部人员进行合同交底，解答项目部人员提出的问题，形成书面交底记录。最后，项目负责人将交底情况反馈给合同管理人员，由其对合同执行计划、管理程序、管理措施和风险防范措施，作进一步的修改和完善，形成合同管理文件，下发各执行人员，指导其合同管理工作。

（二）增强合同履约过程控制意识

1.建立健全合同管理台帐。

合同管理台帐既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同管理的执行和评价起着重要的作用。合同的量不断增加、信息量大，因此，必须完善合同管理台帐，建立全面的信息管理系统，不仅使各种信息处于可控状态，而且还可以为管理者提供调整、修改、决策依据。在建立合同管理台帐之前，应全面了解合同的基本内容、管理要点，进行分类管理，且应分总台帐和明细统计表。

2.加强合同变更和索赔管理。

合同变更是索赔的重要依据，要及时、全面的处理合同变更。合同变更往往都是在项目建设过程中发生的，而工程变更问题处理，是确定索赔与反索赔的重要直接依据。为更好的做好合同变更和索赔管理，应重视现场签证、及时收集和整理各种文件（如变更设计联系单、会议纪要、往来函件、月报、国家政策法令文件），对合同变更部分应进行宙核与分析，并非所有变更都可索赔，应在分清责任的前提下，准确地进行索赔。

3.建立履约检查制度。

合同管理不能沦为僵硬的程式化管理，而应结合项目实际情况实行动态管理，落实合同责任、实行目标管理，进行经常性检查，包括过程资料的收集、对业主进行回访，全面了解项目合同实施情况。

4.建立合同管理知识库。

建立合同示范文本，建立合同数据库，整理合同具有代表性的成功和失败案例，对合同管理进行评价。如合同实施后风险分析是否全面、风险防范措施是否有效等进行总结评价。通过合同评价，总结利弊得失、成功经验和失败教训，不断提高合同管理水平。

5.提高相关合同管理人员素质，重视人才培训。

企业不缺优秀的专业技术人员，但合同管理人员匿乏，合同管理人员首先应是优秀的专业技术人员，同时熟悉各种法律、法规，胜任合同拟稿、修改、谈判和解释，熟悉合同履行和工程索赔管理。作为企业领导人，应当从优秀的工程技术人员中挑选一部分具有潜力的年轻人，送到高校接受二次职业培训，以缓解合同管理人员严重不足的现状。

三、结语

合同管理是进行建设工程项目管理的重要环节，也是工程项目管理的核心和重点。合同管理的好坏直接体现一个企业的管理水平，对企业今后的生存和发展至关重要。因此，在项目管理过程中，应全过程、全面性的进行动态管理，即在早期签订合同阶段就应减少合同隐患，在合同履行阶段要加强跟踪、检查、指导，在后期对合同履行情况进行总结评估。只有不断地增强合同防范意识、提高合同管理水平，降低项目成本，才能实现企业效益的最大化。