浅析计算机信息化在档案管理中的应用

辛林考

摘要：随着社会的不断发展，管理模式的不断变化，档案的管理有了日新月异的变化，计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保管的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动营造出可观的经济效益和社会效益。有效发挥了计算机技术的重要性。

关键词：计算机信息化；档案管理；应用；重要性

计算机管理系统是现代档案管理当中最先进的技术工具之一，计算机处理数据所表现出的快捷、录入准确的特点是传统无法比拟的，档案信息输入计算机中，提高了工作效率和服务质量，同时也便于档案信息拷贝后记录的查询、统计、打印、输入。统的管理手段已经不能满足现代化的需求，从而档案的信息化的管理的现代化手段必然会成为主要的发展趋势。

一、计算机信息化对档案管理的重要性

1.档案事业发展的必然趋势。档案信息资源的开发利用工作是一项长期的、紧迫的、艰巨的工作任务。开发档案信息，就是挖掘、加工档案信息资源，使加工出来的档案信息更好地为利用者服务。在信息化实践中，档案部门是档案信息资源的主要来源地，建立信息库、信息网络，加快数字化、数据库化和网络化进程，是提高档案信息能力的主要途径。2.满足时代需要。随着现代科学技术的不断提高，社会各界对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，用户对信息的需求是准确、及时、简捷、实用。用户希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品。档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，从而满足社会各界的需求。3.增强档案工作的现代化意识。实现档案计算机管理应先培养计算机意识。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的环境中工作，在高科技的背景下学习和生活，将在高科技的发展中求生存、谋发展。所谓计算机意识，笔者认为，是人们在生产、生活中的一种新的思维方式，在这种意识下，人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题，使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。

二、计算机技术在档案资源管理中的应用

计算机作为高科技的产物，其优越性已在许多领域得到了充分的证明：极大的贮存量便是一个突出的特点，一张小小的软盘便可存储近70万个汉字；高速的运算速度使得随时调阅其中的任何内容都游刃有余；灵敏的识别判断能力使检索查阅变得更加方便。从目前计算机所具备的功能来看，利用计算机进行档案管理至少可以从以下几个方面显示其优越性：1.提供自动检索，节省查阅时间。档案检索是计算机最简单的功能开发，一方面可以节约时间，另一方面可以进行多内容检索。比如我校业务档案利用，原来只能根据时间和姓氏笔划对案卷逐一调阅查找，利用计算机检索，则可根据利用者提供的时间、案由、姓名、字号、档号等等进行检索，查阅者只要知道其中一项或二项内容，便可比较迅速地调阅所需的案卷。2.有利于特殊载体档案的保管及应用。由于照片档案的特殊性，在过去用传统手法从事照片档案的征集、保管、整理、利用工作的过程中，一直存在着某些难题。比如，人们在查阅利用照片档案时，往往并非按内容需要一对一地调用照片。关于同一主题、同一事件有时会有很多照片，选用照片除了考虑照片的主题内容外，还要考虑照片的艺术水平、具体画面，经常需要调用不同的照片以供挑选。这在手工操作条件下就比较麻烦。现在，运用计算机技术将照片档案扫描进计算机或刻入光盘，再复制相纸照片，以此取代传统的洗印照片、翻拍，不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量和精度不受影响，而且避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦，还能长年不变质不褪色，便于调阅、检索，十分快捷。3.有利于档案的保管，延长档案寿命。由于计算机作为检索工具，使得查找案卷变逐一查找为单一查找，减少了人与案卷的接触，從而减缓了化学、物理、生物因素对案卷的侵蚀，延长了案卷的寿命，减少了案卷修复工作量。如果对案卷内容缩微保管，则可在计算机内直接打印、调阅，从根本上避免人与档案的接触。

三、应用计算机技术进行档案管理的发展策略

1.狠抓源头管理问题。要实现档案的计算机管理，就必须加强档案基础工作，加强文件管理的质量，控制低质量的文件产生，要逐步取缔不规范与低质量管理软件。同时，还要强化全民的档案意识与现代化的管理意识，进而提高档案人员与文秘人员的业务素质与管理水平。2.狠抓文档分离问题。文档分离一直以来都是一个难题，必须得到解决才行。采用的方法就是在单位之中推行文档一体化，克制以往在工作程序和环节中的重复雷同，把档案和文件作为统一系统的工程。只有这样，才能加强文件的管理控制，确保档案质量，进而发挥档案作用。3.狠抓计算机安全问题。伴随着网络的发展，档案信息进行上网管理确实存在安全和可靠的问题，这些问题如不及得到时解决，必将对档案的信息化管理产生极大的障碍。因此，必须狠抓计算机安全，采用选购安装防火墙、杀毒软件等方式进行防范，确保计算机工作的网络环境安全。

总之，应用计算机技术在档案管理中进行应用，可以实现档案信息数字化，达到深化检索的目的，大大提高检索的效率，并且有利于档案统计工作和目录中心的建设。计算机技术在档案管理中发挥着巨大的作用，尤其是给乡镇的档案管理带来了诸多的便利。为更好的利用计算机技术在档案管理上的优势，应加大对计算机技术的推广，不断推动档案管理向着现代化的方向前进。

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