采购业务管理信息系统的设计和实现

臧金林

摘 要：行业的计算机管理的实现是适应信息化时代的必经之路，也是当务之急。管理信息系统的开发涉及到许多方面，需要巨大的人力、物力、财力投入，是一项巨大的系统工程。如何针对采购业务进行管理信息系统的设计和实现是应着重探讨的内容。

关键词：采购业务；管理信息系统；系统设计；采购部门

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.06.110

一个企业的采购部门是否优良对企业生产成本的高低有很大的影响，甚至对企业的市场竞争力也有影响，所以，要想企业在未来能够继续生存并获得后续的发展，做好采购信息管理工作很关键。但是引进ERP系统的高昂成本使很多中小型企业不堪重负，只能进行一定的信息化建设。本文针对采购业务提出了专门的设计方案和实现方法。

1 系统设计的思想特征

采购管理信息系统是信息系统在管理领域的一个具体应用，在人的主导下，利用一系列的办公设备，对信息进行收集、传输、分析、加工、储存、更新和维护。系统运用的目的是提高企业的综合效益和效率，优化企业战略，争取在高、中、低三个层面上对管理活动形成支持。

1.1 多方面参与

大部分采购机构与下属顾客都是一对多的关系，即在多家企业服务或同一集团的不同子公司。在企业中，上下级关系不同、审批权限设置不同、角色参与不同、现行采购制度不同……，这一系列的不同都在共同理念的支撑下共存，配合集中化采购管理系统的实施，促使企业在先进技术的推动下更上一层楼。所以，全面支持多角色多企业用户的使用在采购管理信息系统中扮演着很重要的角色。

1.2 实时性

快捷、高效是采购处理比较明显的2个特征。在申请逐层审批到最后下订的过程中，中间任何一个细小状态的改变都必须进行实时性的跟踪调查，这个过程是不受时间束缚的。

1.3 扩展性要求高

将全部精力致力于集中化采购业务的同时，应重视供应链管理思想，这对系统要求的高度可扩展性有很大的帮助。不仅如此，两者的结合还可以为今后的发展，以供应链管理体系为基础的采购管理系统提供很大的发展空间，满足现代化采购业务的需求，这很有利于企業未来的发展。

2 系统功能设计

2.1 权限管理

采购管理系统牵涉到的是一个企业的方方面面，包括现金流、信息流和物流，如果不能严格地管理系统，则很容易造成严重的后果。在一系列的管理中，对用户的使用权限的管理是头等重要的，必须放在首要位置。系统的用户大致可以分为4类，即系统管理员、采购员、请购员、各级别审批者。要想使用系统，首先要做的就是登录系统，确保自己身份的合法性。系统对登录的用户进行身份识别后会自动获取用户的角色，然后根据用户角色的不同正确分配相应的操作权限。登录系统后，每个用户能看到的只有与自身相关的记录，要想查看别人的记录必须提前得到系统的授权，否则就会被视为违规操作。在查看别人记录时，只可以查看，并不具备随意修改的权限。所有用户的申请记录操作权限都是通过用户角色来实现控制的，所以，在最初操作定义时必须留意。

2.2 采购UML类图

该系统的功能可以概括为询问价格、申请采购、下订单、收货付款、基本资料的维护，这是一个连贯的过程，任意一个环节出了问题都会对其他的环节产生影响。其中，询问价格、申请采购和下订单三个模块的功能并不相同，但很多相同的资料却可以被重复使用，一定程度上节约了资源和成本。但系统在处理这三部分时采取的是不同的方法，具体表现在用户在这三个阶段可以完全进行不同的操作。用户的一次申请虽然必须经历三个部分，但最终表现在系统数据库里的只有一条记录。

3 实施步骤

3.1 系统部署

在系统开发完成与程序正式运行期间，每一组有可能被用到的文件都必须加上一个部署描述符文件，然后再被装配到专门的模版中，最后才能在J2EE程序中运用。装配过程包括了组件和设置容器的配置信息，可以支持底层的服务。应用程序和所有的模块最后都会以EAR的形式被打包成文件，根据需要传输到不同的使用地方。

3.2 系统发布

文件被导出后就需要到服务器上进行发布，首先需要启动WAS，用管理员的身份登录，然后选择设置新运用这一选项进行新的应用程序安装。这个过程会有系统的指引，只要根据提示依照次序完成从路径到映射虚拟主机的9个配置步骤。最后一步是启动新安装的应用程序，系统就可以试运行了。

3.3 设置资料

在系统运行前，资料的设置是很关键的一步，这需要用户，尤其是采购中心的全体参与。如果没有现成的资料，组织人员必须进行现场的资料录入；如果已经有了现成的资料，就可以直接导入本地系统。本地系统会有具体的各项参数设定，必须根据客户不同的特点设置，即用户化。用户参数有没有设置正确，对系统功能的实现和运行过程中的稳定性以及运行后的结果有直接的联系。整个设定过程通常需要客户和IT顾问讨论商定后，由客户组织人员完成。

3.4 培训用户

为了确保用户在第一时间熟悉系统的操作流程，企业必须事先准备好较为完整、详细的用户使用手册，以供用户学习参考。组织内部需要使用系统的人员参加专门的培训，以确保相关人员的技术水平能达到相应的要求。

3.5 试运行

在以上几个步骤都已经落实到位后，系统就可以进入试运行阶段了。一般的试运行都要历时两三个月，所有相关部门都必须包括进来，用原先的方法在本地系统完成一套与正式采购相同的操作，再将两组数据进行比较，确保其正确性。

4 结束语

随着社会需求的不断增长，采购业务的管理信息系统也必须不断发展和完善。只有这样，才能不断满足多样化的需求。如何在经济发展的背景下建立有效的采购管理信息系统，是每一个企业需要思考的问题。管理水平提高了，才能为用户提供更好的服务。

参考文献

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