论现代办公室文秘人员的“职业素质”培养

高苗

摘要：随着现代社会的飞速发展，办公室文秘人员也要面临工作性质、岗位、层次性与技术的诸多变化，这在某种程度上也可以视为办公室文秘工作人员的一次机会。办公室文秘自身的工作属性决定了其要在不断的工作历练中培育多重的职业素质和修养，从而确保文秘工作的稳步前行。本文拟以此为论述的重点，系统分析了新时期办公室文秘人员在工作中如何通过努力来提升自身的职业素质，从而确保文秘工作可以不断得以进步。

关键词：文秘；职业素质；职业道德；办公室；职业技能

一、现代办公室文秘要转变职业思维，树立外向型的职业思维

新时期，办公室文秘的工作正在发生很大的转变，因为办公室文秘人员也必须适应这种变化，通过切实转变工作思维来保证个人工作的进步。比如，当前传统意义上的技能型的办公室文秘正在被全面的智能型文秘人员所取代。简言之，新时期办公室文秘人员的角色和特征也必须更加智能化、全面化和多元化。与此同时，进入到21世纪的第二个十年，信息化与新媒体时代已然来临，办公室文秘人员也要适应这样的变化，主导调整和转变职业思维，树立更为开放与外向型的职业思维模式，既要做好文书的各类工作，也要为领导决策及实施提供参考辅助，从多个方面来体现办公室文秘的价值。

另外，现在很多办公室文秘在进单位之前所处的社会环境跟现在不一样，从而形成了心理、自我意识等因素的个人的独特性。这些独特性主要体现在文秘人员的性格上形成的一些兴趣爱好、气质。所以办公室文秘人员的发展和成长进步都来与先天的影响，那么这些独特都会反映出文秘个体的不同发展情况。如果你有一个好的个性，就有利于你的进步和发展，如果你缺乏个性，那么你的发展会有阻碍，影响你在工作中实现自身的价值[1]。所以，转变心理状态，走向主动辅助的外向型角色，是办公室文秘发展的必然，也启示办公室文秘人员要革新思维，提升自己的各项职业素质。

二、现代办公室文秘要加强职业道德素养的培养，提升道德水平

职业道德是现代办公室文秘人员职业素质的重要内容，而文秘职业素养的存在是为了确保文秘的道德素质得到更好的彰显。从另一个角度看，办公室文秘的职业道德和职业化素质是密切相关的，二者须臾不可分离，是相辅相成的关系。比如，为了提高文秘的职业道德的功能，就要求文秘要时刻注意提醒自己，良好的文秘形象，不单单需要姣好的容貌，更需要有着坚贞的职业操守和过硬的自身本领。很多时候，职业道德对于办公室文秘人员来说是至关重要的。

基于此，办公室文秘人员要立足于工作岗位，要做到爱岗敬业，忠于职守，要在领导的下面立足自己的岗位，扎扎实实的完成好自己的工作任务，同时为领导提供必要的辅助和参谋。同时，办公室文秘的工作也要为其他同事提供帮助。同时，办公室文秘人员要善于合作，要把合作精神在情感的基础上，上升为意志，应变能力要强，心理承受能力要强大。如果一个办公室文秘人员能够具备如此良好的职业道德素质，那么就可以对个人工作的推进带来显著的帮助[2]。再如，办公室文秘经常要处理接待类工作，好的礼仪和文明礼貌是必不可少的。比如文秘人员在接待的过程中要选择正确合适的称呼，用正确的方式握手是对对方的尊重，正确的握手应该是身体微微前倾，与此同时，眼睛直视对方并面带微笑。注意这些小的细节，对于提高办公室文秘人员的职业道德水平都是很重要的，应该引起重视。

三、现代办公室文秘要完善职业技能与专业能力，为文秘工作提供支撑

现代的办公室文秘，除了要具备科学思维与良好的职业道德素质之外，还必须在文秘的专业工作领域有所造诣，要提升个人的职业技能与专业化能力。唯有此，办公室文秘人员才能在工作中不断展现出个人的价值与水平。比如，办公室文秘人员必须有着良好的自我判断能力，要对当下、未来的工作形势、局面有着清晰的认知和判断。文秘也必须对自己所从事的工作有很好的认知，要形成良好的感知能力。同时，办公室文秘必须八面玲珑，具备随机应变的基本能力，这样才能适应复杂多变的工作局面[3]。事实上一名优秀的办公室文秘人员不仅在人际关系方面处理好，同时心理承受能力与调适能力也要足够，要心思细腻、考虑周全。勇于去面对一切地挑战，在工作中，不怕吃苦，不怕失败，在现实的客观实际中不断努力，提高自己的素养，培养对文秘工作的兴趣。

再如，文秘的文字组合中有一个“文”字，即办公室文秘人员很大的一个功能就是要负责书面的书写、摘抄、誊写和整理。虽然随着计算机时代的到来，这种直接书面化的工作正在减少，但是办公室文秘还是必须具备专业化的书写能力、较扎实的文字组织能力和文采。此外，办公室文秘良好的形象是建立在自身的文化修养基础之上的。只有具备了一定的文化修养，才能使文秘形象更加丰满、完善。与此同时，在人际关系方面中也要善于去处理，办公室文秘人员要与单位的每一个同事关系和睦相处，构建和谐的同事关系。只有处理好了社交过程中面临的各类问题，文秘的工作才能更加顺畅，自身的价值才因此彰显。

总之，办公室文秘人员只有将工作置于更为重要的位置上，通过职业道德、职业能力和技能的培育，来形成自身“核心竞争力”，文秘工作才能不断进步，才能为办公室及所在单位作出更新贡献。

参考文献：

[1]王敏.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].办公室业务，2017（02）：15-17.

[2]贺彦龙.浅谈如何做好办公室文秘工作[J].办公室业务，2016（18）：22-23.

[3]李俊.企业转型期如何做好文秘工作[J].中外企業家，2015（09）：19-21.