人事档案管理中存在的问题及措施

曹远会

摘要：近年来，随着我国经济市场的发展壮大，人事档案作为选拔任用干部的重要依据，其管理与改革也不断深入，而改革期间也不可避免的出现了诸多问题与挑战。本文主要针对人事档案管理中所存在的问题进行深入的探讨分析，并就如何更好的进行人事档案管理工作提出了见解与对策。

关键词：人事档案；管理；问题；措施

人事档案是记录了一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，是记载人生轨迹的重要依据，与个人薪酬待遇、社会保障、组织关系密切挂钩，是多方位客观评价干部、选贤任能的重要依据。人事档案管理工作虽为基础性工作，却在人事管理中起着不可或缺的作用，人事档案管理工作为人才资源的合理配置与开发提供了指向性依据。然而为顺应经济体制与人事制度的改革，如何基于现有的人事档案管理进行改革和创新成为了人事档案管理工作中研究的重大课题。

一、现有人事档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理观念存在不足

人事档案管理工作作为人事管理中一项基础性工作，对人才资源的合理配置与开发有着深远的意义，但同时人事档案管理工作又是一项保密性、内部性极强的工作，以至于部分现有工作人员乃至部分领导对其观念产生偏差，认其为并非带来经济效益的事务性工作，且认为人事档案管理工作是为他人做嫁衣裳、吃力不讨好。说明有相当一部分人员对人事档案管理观念不足。

（二）档案管理制度不健全

干部人事档案管理实行统一领导和分级负责的管理体制，要就建立健全八项制度，并制定实施方案与计划。而现有人事档案中存在以下问题：一是制度陈旧化，制度并未随着人事档案管理的深入改革而而改革，仍旧沿用年代久远的陈旧制度；二是制度形式化，既已制定的新型制度仅是为了应付上级检查，并不予以执行；

（三）档案管理人员专业水平有限

人事档案管理工作要求管理人员具备一定的的业务性和专业性，必须熟练掌握档案材料收集、鉴别、整理、提供利用以及档案的保护保管知识与技能，现有人事档案管理中存在以下问题，机关内部强调人员精简高效，导致档案管理员岗位人员流动率大且多为兼职人员；现有档案管理员并非专业出生，也为经专业培训，并无档案管理框架认识及适应新形势的能力。

（四）人事档案资料不及时、不完善

干部人事档案材料的收集、鉴别、整理、提供利用与其个人履历不能同步持平，岗位调动或职位变动档案传递、收集整理归档不及时；有些材料缺少现象较为严重如工资变动、年度考核、入党材料等。

二、未来人事档案管理采取的措施

（一）树立正确观念，加强管理体系

首先要从思想上树立对档案管理工作的正确认识，确认档案管理工作的重要性，确立其重要地位。由于档案管理工作具有内部性、保密性特征，首先领导要对其引起重视是问题的关键，使各级档案管理人员提高对档案管理工作作用和地位的认识，立足于为人才资源的优化配置和开发做好基础建设服务。规避档案管理成了档案保管的现象发生。同时档案管理工作也要与时俱进，实现“责任承包制管理”并建立相对应的考评考核制度，就制度严格遵守执行，最终实现人事档案工作的现代化、标准化和规范化。为档案管理人员定期组织专业培训，接受现代化档案管理理念，并就工作中遇到的问题展开讨论并提出解决方案。使人事档案管理严格高效的运作。

（二）建立现代化、健全的人事档案管理制度

科学完整的制度体系是做好人事档案管理工作的基础。借鉴档案管理现代化理念不断完善健全档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、核对制度、保密制度、管理人员职责等制度，严格遵照制度执行，按规章流程办事，保证档案管理工作的准确性和高效性。随着人事管理的深入改革，新形势下的人事档案管理任务日益艰巨，应针对现有的制度采取有效的修订措施，并通过完善制度建设使档案管理的程序和方法得以规范，同时为实时控制档案提供了可能。

（三）提高管理人员专业性

打造一支专业化档案管理人员的队伍是做好人事档案管理工作的根本保证。因此要大力开展档案管理工作培训，组织档案管理人员学习新形势下的档案管理模式、服务理念及国家相关的法律法规，培养出一支拥有超高业务水平超强服务意识的档案管理大军。档案管理工作有其一定的保密性，这就要求管理人员具备良好的职业素养，能严格遵守组织纪律，做好安全、保密的工作。让富有责任心、严以律己、勤奋上进、党性强、作风正的人员委以人事档案管理工作的重任。期间遇到档案管理工作中的问题要及时予以讨论和解决，促进档案管理工作水平的不断提高，严格按照考核制度执行，以确保档案管理人员工作的积极性，从专业水平和内在素养上入手，建设一支档案管理人员的专業大军。

（四）提高档案管理水平，实现专业化

首先应就现有的人事档案材料进行统一的整理和分类，做到档案管理专业化。新收集的材料按照规定，逐份鉴别，认真筛选，进行分类、排序、编目、加工、装订成卷直至准确归档，归档后的档案必须达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。其次应针对现有的档案收集渠道实施一定规模的扩大化，从而保证档案材料收集、归档、鉴别的及时性和规范化。档案管理人员对于接收到的材料应及时进行细致的鉴别，对于不符合规定的材料应予以退回，责令限期改正，收回确认无误后归档，将归属范围以外的材料及时退回。现在档案管理已进入信息化管理阶段，档案管理日常的查阅、归档、统计等工作都可以通过计算机进行相应的操作，档案管理人员应及时更新动态化管理人事档案信息，确保计算机软件管理系统的及时性和完善性，使用计算机管理系统不仅方便归档和查阅，同时也保证了档案管理保密性和安全性。

参考文献：

[1]滕勋，冯莉萍.浅谈干部人事档案管理中存在的问题及对策[N].博尔塔，2010.10.

[2]王英玮著.信息时代的人事档案管理——理论、实践、方法、技术[M].中共党史出版社，2004.