企业档案管理中存在的问题及对策

蔡如智

摘要：在企业日常工作中，档案管理是一项十分重要的组成部分，它不仅影响着企业的正常运行，同时也影响着企业的生产和发展，基于此，企业档案管理人员就应该以促进企业发展为目标，开展有效的档案管理工作，本文重点分析了当前企业档案管理中存在的问题，并针对问题提出了几点解决对策。

关键词：企业档案管理；问题；对策

笔者通过分析发现，当前在企业档案管理中缺少完善的档案管理制度，同时在信息化大背景下，企业档案管理工作信息化程度还相对较低，管理人员水平也相对有限，由此可见，企业要想提高档案管理工作的效率，就应该从以上几方面不足入手，结合企业文化以及企业发展方向，找出更有效的企业档案管理对策。

一、企业档案管理中存在的问题

（一）企业档案管理信息化程度低

随着社会的发展，当前互联网技术信息技术都得到了广泛的使用，社会逐渐处于信息化时代背景下，然而笔者通过对企业档案管理工作的分析发现，大部分企业在进行档案管理时仍采取人工与纸质管理相结合方式，管理信息化程度相对较低[1]。一方面，纸制管理方式不利于档案的储存，有些档案由于时间过长出现了字迹不清的现象，甚至还存在部分档案由于工作人员的失误而丢失的情况，当档案没有备份时，无法有效使用该档案内容；另一方面，信息化程度低的档案管理工作降低了档案调取效率，不利于企业面向现代化发展。

（二）缺少完善的企业档案管理制度

任何一项工作要想高效率的完成，都需要明确、规范的管理制度，档案管理工作也不例外，但是大部分企业缺少对档案管理工作的正确认识，导致其在开展企业档案管理工作中，缺少完善的档案管理制度，大部分工作人员在开展管理时，多按照自身管理经验开展工作，但是由于管理人员之间管理水平不同，对档案内容应属的类别也存在着不同的理解，导致企业档案管理人员在工作过程中缺少可以遵守的制度，这样不仅会降低他们的工作效率，还会使档案没有明确的类别，不利于后期使用者的调取。

（三）企业档案管理人员工作水平较低

除上述问题外，由于当前企业缺少对档案管理工作的重视，导致当前企业档案管理人员大部分为兼职人员或是没有相关经验、理论知识的其他工作人员，除此以外，在档案管理工作开展过程中，企业也缺少对档案管理人员的培训，造成大部分企业档案管理人员出现工作水平低，无法有效开展档案管理工作的问题，不利于企业储存、调用相关档案。这也是企业档案管理工作正面临的一个严峻问题。

二、企业档案管理中问题的解决对策

（一）借助计算机技术，实现档案管理信息化

随着计算机、互联网等相关技术的快速发展，企业要想实现高效率的档案管理工作，就应该积极引入计算机技术，在实现档案管理信息化的同时，使档案能够实现电子版的储存与调用，这样不仅能够提高档案使用的有效性，也能够为企业相关决策作出更有力的支持[2]。企业在引入计算机技术时，还可以积极引入一些档案管理软件，并邀请相关人员为企业档案管理人员讲解相关的使用方法，使档案管理人员能够快速完成档案录入、输出工作。同时，为了避免档案出现丢失的问题，在使用计算机技术时，企业档案管理人员还应该积极借助云端、U盘、网盘等手段，做好电子档案备份工作，真正实现档案管理的信息化。

（二）结合档案管理现状，建立完善的管理制度

由于企业在运行过程中需要利用到以往储存的档案，因此大部分企业在发展过程中也意识到了档案管理工作的重要性，为了提高档案管理效率，使档案能够为企业发展贡献力量，企业就应该结合当前档案管理状态，建立完善的档案管理制度。

在档案管理制度中，应该重点包含以下几方面内容：一是档案的所属类别，只有明确划分档案所属类别，才能够提高后期调取、使用的效率，基于此，企业就应该根据当前企业档案中所包含的内容，详细划分档案的类别；二是档案管理工作的要求及具体细则，使每一位档案管理人员，不仅能够根据自身的经验，而且能够在档案管理制度的支持下，更顺利的完成档案管理工作，避免在管理过程中出现失误、丢失档案的问题。

（三）加强人员培训，提高企业档案管理人员水平

档案管理人员在企业档案管理中发挥了重要的作用，由于当前档案管理人员水平还相对较低，因此为了提高企业档案管理的有效性，还应该邀请档案管理行业中管理能力高、口碑好的工作人员，为本企业档案管理人员进行专业的培训，使档案管理人员不仅能够意识到当前自己在工作中存在的不足，而且能够学习到正确的档案管理方法[3]。这就要求培训人员应该重点为档案管理人员讲授以下几方面内容：一是档案管理原则；二是档案管理方法；三是档案管理目的。通过为档案管理人员详细讲授以上几方面内容，使档案管理人员能够在信息化档案管理技术的支持下，开展更有效的档案管理工作。

三、总结

总而言之，要想提高企业档案管理有效性，相关工作人员就应该积极借助计算机技术，实现档案管理信息化，并建立完善的档案管理制度，为管理人员做好培训工作，从而保证企业在拥有高水平档案管理人员的基础上，使档案为企业决策提供有力支持，从而提高企业的市场竞争力，促进企业长远发展。

参考文献：

[1]夏鹏.企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2015（03）.

[2]丁率.企业档案管理存在的问题及措施[J].办公室业务，2015（09）.

[3]肖艳.探析企业档案管理中存在的问题与對策[J].办公室业务，2014（21）.