抓好建设项目档案的归档工作

李春阳

摘要：强调了建设项目文件归档前工作的重要性，并有针对性地提出了在建设项目归档前的收集、整理和立卷工作中，应当采取的相关措施。

关键词：建设项目；档案归档；管理

基建项目档案是建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的应当归档保存的文件，主要包括项目的立项、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作活动中形成的文字、图纸、图表、材料计算等形式与载体的文件材料。它是工程质量评定的依据，反映工程项目内在的质量，对已交付使用的项目的管理运行、维修、鉴定、改扩建和技改工作以及查处工程事故起着重要的依据作用。

建设项目文件归档前的工作，是档案管理工作中的基础，也是最重要的一部分，做好基础工作，才能保证归档后几个环节的顺利进行，因此在档案管理中，我们必须扎实的做好建设项目文件归档前的工作，为建设项目最终顺利验收奠定坚实的根基。根据国家档案局颁发实施的《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》和国家档案局、国家发改委关于《重大建设项目档案验收办法》的通知要求，針对建设项目的前期、施工和竣工验收三个阶段对应的档案材料，包括前期文件、项目施工文件、竣工验收文件和监理文件，在归档前的收集、整理和立卷工作，从源头控制。主要有以下几方面的工作和措施：

一、档案管理制度化

档案工作的八个环节中收集、整理、立卷这三个环节由施工单位、监理单位的档案员进行，因此在项目建设中必须建立项目档案管理制度，建立项目档案工作领导负责制和相关人员岗位责任制，从制度明确按其职责、权利和要求做好项目档案归档前的管理工作，用制度规定对档案进行检查、监督，为归档齐全、完整的档案打好基础，也是保证做好档案管理的标准和依据。

二、档案管理纳入项目管理

首先将档案工作纳入建设项目施工合同管理中。合同里明确竣工验收时向建设单位提供文件的份数、时间和其它要求；其二，纳入工程进度管理。随工程的进展及时收集文件材料，不能等工程结束后收集补材料，随进度及时收集可以保证文件材料的真实、准确和系统；其三，纳入工程质量保证体系。档案人员应参加项目文件归档前的初验和最终验收，对档案的单独验收提出问题及要求 ，使施工单位归档的文件材料处于受控状态，归档的项目文件最终达到档案管理标准要求

三、提高项目文件归档人员意识

项目档案，主要由竣工文件组成，因此竣工文件的齐全、完整和准确为以后项目的改造、维护起着重要的作用。而项目竣工文件由施工单位编制，为了保证编制和归档竣工文件的齐全、完整，必须对参建施工单位进行档案业务培训，通过培训提高施工单位领导、技术（管理）人员、兼职档案人员的档案意识，在实际工作中将项目文件材料的收集、整理、立卷归档等工作规范，做到：施工有依据、检验有结论、现场有记录、试验有报告、预制构件和原材料有证件、修改图纸有手续、工程竣工有总结，能如实反映建设项目活动全过程完整的档案材料。

四、强化项目档案工作，做好竣工验收归档

建设项目档案是企业档案工作中的难点，它有专业性、成套性、现实性强，参建单位多、前期工作头绪多、人员流动大、档案数量多、时间跨度长等特点，也容易出现档案管理部门监管不到位，建设项目单位管理不到位、以及制度不全、措施不严、文件散失、收集不全、归档滞后、案卷质量整理不规范等问题。因此在整个建设过程中，要根据其特点和易出现的问题，制定相应的措施和工作标准，主管单位要履行职责，强化监管功能，全程跟踪，节点控制，全程指导，验收把关，把问题和整改工作落实在竣工验收之前；监理单位要做好自身对项目建设形成的监理文件归档和对施工单位项目文件的形成归档督促管理工作；项目建设单位要全面负责、牵头抓总，做好负责组织、协调、检查本单位和参建各单位档案的收集、整理、立卷、编制项目竣工验收文件等工作，使档案材料各环节始终纳入项目管理流程，并做到前端控制、同步实施，通过管理制度的建立和工作标准，保证项目文件的齐全、完整、系统和按时归档。

建设项目文件归档前的工作，是档案管理工作中的基础，也是最重要的一部分，做好基础工作，才能保证归档后几个环节的顺利进行，因此在档案管理中，我们必须十分重视和扎实的做好，为建设项目最终顺利验收奠定坚实的根基。