先导照片再排版Excel一步到位

2017-05-04平淡

电脑爱好者 2017年6期

在日常工作中，如制作员工名册、产品介绍表的时候经常要在ExceI中插入很多和文字对应的图片。常规的方法是一张一张将照片插入到对应的行列中，然后再调大小。如果需要插入的图片很多，传统的操作显然费时费力。其实我们可以利用批处理和ExceI公式生成“图片的链接代码”，一步到位实现图片的批量导入和排版。这里我们以制作员工花名册为例，首先将员工的照片以员工的名字为名全部保存在“D：/照片”目录中。

因为Excel生成圖片链接是依据文件名自动生成的，因此我们首先要提取照片文件名称。文件名可以使用Dir命令提取，启动记事本建立一个批处理cfan.bat，放置在“D：＼照片”目录中，代码如下：

dir*png/b>名称.txt

代码解释：将指定目录里的png图片（如果是其他格式，请自行更改代码）提取出文件名，并在当前目录下生成“名称.txt”文件（图1）。

这样在“D：＼照片”下运行上述批处理，打开“D：＼照片＼名称txt”就可以看到当前目录下的文件名了，在记事本中点击“编辑→替换”，将“png”替换为空字符，完成替换后就可以获得纯粹的文件名字符了（图2）。

复制上述字符，然后打开ExceI，将复制的字符粘贴到A列。这样A2开始输入的就是和照片对应的员工名称，按提示输入其他说明字符（图3）。

选中B2，点击“插入→图片→来自文件”，选择对应员工的照片插入B2单元格，同时调整照片的大小，使得照片可以在单元格中显示效果最佳。接着调整B2单元格的行高和列宽，只要将鼠标移动到行列线调整即可看到显示的具体数值。尽量选择整数数值，本例中宽度是155像素（18.75cm）），高度是190像素（142.5cm），把这个作为照片大小的基准数值（图4）。

选中B列，点击“开始→格式→行高”和“开始→格式→列宽”，将行高和列宽分别设置为B2显示的数值，这样B列的单元格就调整为同一大小，并且可以正常显示插入的图片。接着将B2插入的图片删除，然后选中B2，在公示栏输入公式“=”

公式解释：公式的合义是在B列插入照片链接，照片名字引用A列的员工名称，其中width和heiqh则是调整照片为对应的像素大小，这两个参数实际上是完成对插入照片的批量调整。

依次选中B2及其填充公式的单元格，右击选择“复制”，然后将复制的代码粘贴到记事本中。返回Excel窗口，同上选中插入公式的单元格右击选择“清除内容”，清除插入公式。接着在记事本中复制上述获得的代码（图6）。

在ExceI中选中B2，右击选择“粘贴一选择性粘贴一UniCOde文本”，将上述代码以“UniCOde文本”形式粘贴到ExceI中，这样Excel会自动读取代码对应的链接图片（图7）。

由于Excel支持Html代码，这样以UniCOde文本形式粘贴的链接图片就会自动显示在ExceI中，而且大小由代码自动调整完成。插入的图片和A列显示的员工一一对应，这样我们就完成照片的批量插入和自动调整了（图8）。

由于这里使用代码链接图片，因此图片如果要替换，比如很多公司员工名字相同但是性别不同，这样通过更改照片名称和代码也可以快速进行更改。举例来说：公司有男女员工都叫张星，那么就可以在女的张星照片后加上“张星（女）.png”，同时A列假设为A5对应员工名称也更改为“张星（女）”，然后将其对应的B5照片删除，在记事本中代码更改为“