论档案管理与信息化

田艳红

【摘 要】档案管理是单位管理工作的一个重要部分，档案管理有助于提高单位的管理质量、为单位信息化打下坚实的基础。现已踏进信息化时代，创新是档案事业发展的必然要求，它能起到单位的事务工作随时查阅、备查。档案管理使单位管理信息科、科学化奠定良好的信息化基础。

【关键词】档案管理；信息化

一、档案管理创新离不开实践基础

单位的档案工作是单位工作计划管理的一个重要组成部分，单位档案管理人员应该做到年初有档案管理计划，年终有档案管理总结，做到有计划有结果有反馈的循环工作机制。单位还应将对档案管理工作进行职责制定，并纳入到工作人员的考核中來。做到有考核有结果有奖惩。只有单位将档案工作列入到单位的工作计划及各处室的计划管理中，才能依据计划抓落实，有一定的时间与工作积累后形成了工作习惯，档案工作才能够步入到一个正常的轨道开展运行。

档案管理的创新要从重视显示、面向未来，从实际出发，必须进过一定的调查和研究，掌握调查研究的基本方法，要真实、全面的留住历史记录、就必须深入实际的调查研究，全面的了解和实践的真实面貌。档案管理创新既要学习档案管理的专业知识、借鉴其他案例的成功经验和方式，当然也不能照搬照抄，要根据单位的实际情况进行改良和创新。同事还要学习相关专业、其他行业的知识，借鉴其他行业和专业创新的方法和成功经验。

档案管理是一项专业性的系统化工程，要保证大难管理机制的正常运转，必须强化单位的管理机制和领导的高度重视，在近几年的档案管理交流会中发现，只有单位的领导档案意识强、处室和工作人员的工作规范重视，从基本的文件归档。例如：年度计划和总结、会议纪要本、办公花名册等归档过程中尽然有序的做好归档工作。就有利于档案的工作开展。档案归档工作一年也就几次，但集中到归档再去整理就会发现需要资料已经忘记当时的情况或者模糊不清，因此在平时一定要做好档案的分类工作，平时对档案进行良好的分类，在进行档案归档的时候才能做到按类、按序的有机化工作，搞好档案的分类也是档案管理关键工作和重要工作。

二、信息网络与档案管理的拓展工作

信息化档案管理，借助于信息化的手段，开发网上档案馆系统，利用网上档案馆为档案管理服务。

随着档案管理的信息化的推进，建立单位内部局域网，基于内部局域网开发一套内部档案馆管理系统，积极组织档案的信息电子化、网络化，使得网上档案馆的信息充盈、饱满，使得电子档案馆能为单位服务，实现电子档案馆的在线检索、为单位的工作人员提供更好的服务。当电子档案馆有了一定的成效后，根据业务的范围和实际的需要建立电子档案数据中心。电子档案数据中心集中管理单位内部的各类电子文件和业务数据，并基于电子档子馆数据中心建立限制与非限制的权限电子文件查阅、利用电子档案馆数据中心实现电子文件的信息资源共享，电子档案馆数据中心覆盖面广、内容充盈饱满，利用率高。与传统的纸质档案形成了鲜明的对比。

单位电子档案馆数据中心，应积极开创档案信息开发利用的新局面，努力做到信息档案为单位的工作服务，为工作人员的便利查询资料服务。电子档案馆数据中心的数据不同于一般常规文献资料，他是由单位组织和工作人员直接使用原始工作文件材料的转化物，不是事后补录或者编写出来的。因此，单位的事务计划须依赖于档案，并以档案为可靠的信息依据，为领导的决策支撑提供有效的参考数据。单位的档案同时也能从不同的角度和不同的层次反映出单位的全方位历史真实面貌，在评估工作中发挥着重要的凭证参考作用。

三、信息化时代档案管理的产业化

处于信息化社会的我们，从信息资源的开发角度来看，单位的档案管理不再单纯是档案的保管，分类工作。还应是档案信息财富的拥有者和提供者，单位档案馆也不再是单纯的收藏机构、文物保护者，还是档案信息的聚集中心、交互中心和信息技术的用户，知识经济时代的档案馆的改革创新方向必然是信息化技术手段的道路，在为单位提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务，建立以档案为信息的收集、加工、存储、检索、服务为主要内容的工作实体。面对单位工作人员的知识和信息总量的急剧增长，面对浩瀚复杂的文献资料，任何一个部门都不可能将所有的知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。只有利用信息化的手段，通过长期的积累和不断的完成。根据自身要求收集本单位相关的业务文献资料。

档案管理还因注重信息反馈，工作人员在浏览电子档案的时候发现与探索才能对档案馆的建立提供源源不断的信息源，使得档案馆的档案更加完善，为档案的分析研究，提供科学性、合理性和系统性。

四、总结

档案管理不是一个仓管员，更不是一个文物保护者，档案管理是一个复杂性、系统性的工作，作为一个合格的档案管理人员应将自己站立与更高的台面上进行思考和落实档案管理工作，利用信息化的手段建立一套符合自身单位的电子档案系统，在电子档案的不断完善中进行档案的数据挖掘为单位领导在决策支持中提供有效的参考数据，为单位的业务、服务提供数据保障。

参考文献：

[1]如何做好档案管理工作[J].机电兵船档案，2009（3）.

[2]高等师范院校教学文件材料归档的独特性[J].北京档案，2010（8）.

[3]试论信息网络环境下档案管理[J].档案学研究，2008（1）.