对高校人事档案工作的几点思考

赵子叶

摘 要：随着社会制度的不断变革，当前我国正在开展全方位的干部人事档案专项审核工作，改革新形势下的档案管理所面临着更大的挑战。本文简要阐述了开展干部人事档案审核工作的相关背景，也分析了在审核过程中，我国高校人事档案中存在许多问题，如信息不明确、材料丢失等，这些问题都不利于档案审核工作的顺利开展。为减少今后因这些原因给工作造成困难，从建立长效机制、优化审核制度、完善归档制度、增强档案意识、推进人事档案信息化建设等方面提出了相应的解决措施，以期为相关工作者提供借鉴。

关键词：高校人事档案 问题对策 思考

一、高校人事档案工作存在的问题及原因

随着档案审核工作的陆续开展，多数高校已经进行了本校的人事档案审核与管理工作，但仍旧达不到国家规定的专项审核标准，干部人事档案中存在的信息不明确和材料缺失等问题亟待解决，经调查研究后我们发现，引发这些问题的原因多样，与内部、外部、个人和组织都有一定的关联。

1.对档案重要性认识不够，档案意识缺乏。一是个人缺乏档案意识。在档案审核的过程中，由于个人的书写失误导致档案信息出错。造成这一问题的原因之一是因为个人态度，在填写资料时马虎大意，不够谨慎，缺乏档案意识。其二可能是因为员工弄虚作假，追求个人利益，导致档案信息不真实以及材料确实的问题。二是有关部门缺乏档案意识。材料部门对于人事档案不够重视，在材料形成的过程中做不到严格把关，缺乏责任意识，致使材料的形成与移交出现延迟，材料积压过多，会直接影响到档案的转递，人员无法顺利的转岗，影响了整体工作进程。此外，档案管理部门缺乏工作积极性，面对诸多的档案，怕麻烦不肯主动去收集材料，在审核时态度过于随意，使得部分不合格的材料也歸入个人档案，造成档案混乱的现象。

2.材料形式多样，把握难度大。我国办学形式呈现多样化，学历、学位材料以及个人经历存在差异性，学籍档案也多种多样。对于不同层次的学籍材料，我国有明确的规定，但由于每所高校要求不一，从而加大了档案材料的收集难度，鉴定起来也有一定的困难，在审核时不达标难以及时上交。除此之外，大部分人对于学位政策没有一个充分的了解，导致资料填写错误，如在职教育、全日制等学历颠倒。

3.档案管理水平有待提高。一是制度建设还不够完善。为了响应国家政策，各所高校都建立了档案规章制度，虽然取得了一定成效，但仍旧存在弊端，如制度落实受到阻碍、缺乏执行力度等问题。有部分高校是通过档案馆对人事档案进行管理的，档案在经过一系列的调动以及任免工作后，才能到达档案管理部门的手上，导致管理部门无法及时的对档案进行审核，只能事后补救，这大大影响了档案管理的工作效率。再加上学校对档案管理不够重视，管理部门缺乏制度支持，导致档案材料频频出现问题。二是工作人员水平有待提高。工作人员的水平与工作效率密切相关，管档人员未能有效落实人事工作的相关政策，在审核、鉴定档案方面，没有严格的工作规定，工作人员未能充分认识到档案规章制度的重要性，使得工作中出现了材料失真、缺失以及收集困难的问题。三是信息化建设滞后。随着互联网技术的普及，高校人事档案管理也趋向信息化，但信息化建设还处于起步阶段，仅仅是将个人信息、档案目录、档案索引目录输入计算机中，无法对其进行有效的管理。这说明人事档案管理水平过低，查找起来过于麻烦，档案的使用受到严重影响。另外，档案管理平台缺乏透明度，学生无法对其进行有效的监督。

二、做好高校人事档案管理工作的建议

此次专项审核的工作主体是领导干部的人事档案，其它的认识档案虽然可以通过任前或转递档案审核制度来完善，但却只能在事后进行，超过规定的时间越久，补救难度越大。针对这以问题，笔者认为可以从机制、材料、观念以及信息化建设着手，对高校人事档案进行有效管理，具体如下：

1.建立长效机制，提升管理水平。根据高校档案工作是实际开展情况，具体分析现有的规章制度，查漏补缺，建立健全的档案管理规章制度，为档案管理工作的进行提供保障。此外，还要建立责任追究制度，加强监管力度，尽量避免出现工作失误、弄虚作假所带来的消极影响，一旦出现，要对干部进行问责并予以处罚，保证档案管理的严谨性与规范性。还需要注意的一点是，防范与协调机制的建立也是十分必要的，各部门之间将强联系，有情况及时通报，进一步加大执行力度。使工作人员意识到人事档案的重要性。通过建立以上几种长效机制，不仅能够促使其在人事调动、任免及晋升方面充分发挥作用，还能够提升档案管理水平，巩固审核工作成果。

2.进一步完善归档制度，把好材料入口关。

2.1完善归档制度，归档制度只要包括档案的收集、修订和鉴别归档工作。根据实际工作需要，每所院校可以结合自身特点对归档范围进行修改，将教师科研成果与学术水平等新内容融入到其中，最大限度的发挥人事档案的作用和价值。对于归档内容，其一可以根据高校学籍材料的差异性进行统一的规定，其二对于无法统一的项目只对学历学位进行审核即可。即一份或几份材料上能如实反应学生入学、成绩、毕业、学位等内容，这时就不需要一一对应的表格材料，减少工作负担，提高了档案管理效率。当前高校办学形式多样，由以往的经验得知，第二种方法更加适用，归档人员首先要根据审核要求对材料进行筛查，及时剔除不合格的材料，其后由档案管理金源进行最后的审核与鉴定，协调各个岗位的工作，充分发挥人员效用，改进工作方式，进而提高工作效率。

2.2从源头抓起，把好材料入口关。材料形成部门应当对材料书写作出明确的规定，使得材料内容、格式更加规范，尤其是招聘或调动材料更需要特别注意，改变以往的书写方式，促进材料内容更加详实具体，保证材料的真实性、可用性。面对材料收集困难的情况，需要档案管理部门进一步拓宽收集渠道，对材料进行严格把关，找出问题并及时加以补救。

3.改变观念要以此为契机，增强档案意识。一是改变观念，使管理人员充分认识到人事档案的重要意义和作用，提高其工作积极性，倡导严谨负责的工作作风，保证档案材料的正确填写、认真审核并及时归档。二是呼吁各有关部门加大对人事档案的重视力度。在日常工作中，要求工作人员时刻保持端正的态度、培养严格要求、细心负责的意识，并在工作过程中不断积累业务知识，提升自身水平素养。材料形成部门应当严格按照档案规章制度行事，档案管理人员要熟悉干部人事、教学科研等相关政策规定，同时不断提高自身的审核鉴别水平，认真谨慎、严格把关，避免问题材料的产生、确保能够及时归档以及档案的完整性。

4.推进人事档案信息化建设。一要加强档案材料数字化和数据库建设。打破传统的纸质档案形式，促进档案向信息化、数字化转变。通过建立人事档案数据库来提高档案的利用效率，使得档案管理更加规范、有效。二要建立人事档案信息局域网。建立人事档案信息平台，设置密钥申请，职工在通过了身份认证之后才能够查询自己的档案信息。三要重视档案编研。为了能够充分发挥人事档案的作用，需要扩大档案的服务范围、拓宽服务途径，对档案数据进行挖掘与分析，利用好信息的潜在价值。四要加强安全保密管理，通过一系列的强化措施，为档案信息提供安全保障，使人事档案能够更好地发挥作用，服务于学校与社会。

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