高校档案管理信息化建设举措

朱文立+程依萍+向红

摘要：互联网及信息技术的发展，给各行各业信息化发展带来了新的契机。校园也不例外，数字化校园建设已经成为校园信息化发展主流方向之一。而档案管理作为高校管理的重要组成部分，档案信息化管理对于促进高校档案管理效率的提升至关重要。本文中，笔者首先概括的阐述了当前我国高校档案管理信息化的现状，并指出了其中较为突出的几点问题，进而有针对性的提出了相关的可行性建议，就有较强的实践参考价值。

关键词：高校档案管理信息化建设途径

一、问题提出

众所周知，档案管理对于高校管理工作十分重要，档案管理是对高校教学科研、后勤、人才引进等重要方面的有力的资料、信息与数据支撑。因此，各个高校都十分重视学校的档案管理工作。随着社会经济的快速发展，特别是科技信息的进步，高校档案管理也逐步开始了信息化的建设，并不断创新与发展。21世纪，知识经济与信息化发展十分迅猛，高校应当把握契机，在档案管理中积极应用先进的科技信息手段。但是现阶段我国高校档案管理工作中还存在诸多的不足，因此，笔者认为有必要对高校档案管理信息化建设的现状进行分析，并寻求相关的策略，以促进我国高校档案管理信息化建设的整体水平。

二、高校档案管理信息化建设中的问题

（一）管理意识和观念落后

很多高校的领导思想意识较为落后，没有对档案管理信息化管理做到应有的重视，很多领导及档案管理的工作人员片面的认为只要是利用了计算机录入档案信息就是档案信息化管理。殊不知，这是最低层次的应用，严重影响了档案管理的信息化进程。高校领导往往认为我只要管好教学科研和人事变动就可以了，至于档案信息管理由档案部门做好就可以了，但是由于领导的疏忽，档案部门人员也这是敷衍了事。

（二）信息化配套设施陈旧、落后

高校档案信息化建设离不开先进的计算机硬件及软件系统的支持，但是现阶段很多高校的计算机设备较为陈旧，而且软件运行缓慢，功能性差，大大影响了档案管理信息化建设的进程。加之没有足够的资金支持，很多高校的档案管理只能过分依赖传统的人工档案管理，极大的影响了档案管理的效率。但是实际上高校的经费大多用在了教学与科研上，因此又加剧了设施设备的落后。

（三）档案管理人员安全意识较弱

信息化是一把双刃剑，网络给信息传输及共享带来极大的便捷的同时，也给信息安全带来了隐患，在一定程度上给信息安全管理带来了困难。开放的、传播速度极快的网络信息化技术，使得很多高校在档案管理中拿捏不准信息公开的“度”，既要保护相关人员的隐私，又要对社会公开信息资源，以至于陷入尴尬的局面。另外，网络信息的环境的不安全给档案管理信息化带来了安全风险，比如档案信息化系统一旦被黑客攻击或者感染病毒，就可能出现信息泄露、数据损坏或丢失等问题，甚至会出现社会、经济、文化机密的外泄，造成严重后果。

三、高校档案管理信息化建设举措

（一）规范档案管理流程及标准

无规矩不成方圆，档案管理信息化建设也不应当是盲目混乱的，而需要遵循合理的管理标准及规范，按照科学的管理流程和程序，提高档案管理信息化的效率。因此，各个高校应当根据自身实际情况，建立一套切实可行的档案管理工作规范，并有效配置资源和人力，权责明晰，责任到人，积极执行并落实到位，实现档案信息管理的标准化与流程化。首先，从全校层面来讲，应当制定统一的档案目录体系，规范档案的录入、整理、调出等工作，确保档案管理的统一协调与便捷规范，让使用者便捷、准确的获取所需档案信息与资料。其次，高校的档案部门应当建立健全系统化的档案信息化管理制度，明确档案管理的内容，应当全面包含档案信息资源、管理程序、管理方法、计算机及软件管理规范等。

（二）档案信息数据库的数字化

现阶段对于信息管理最为先进和有效的方式就是建立数据库。数字化的信息库能够大大提高高校档案信息管理的高效性和安全性。全球經济化的背景决定了高校的档案管理也要逐步向社会开放，尤其是应当密切与其他高校建立档案信息共享与传输，实现档案资源的最大化利用。因此，可以设立一个高校档案管理信息联盟或者门户，在确保本校档案中机密信息安全的基础上，统筹协调档案资源，让各个高校之间有效进行资源共享。另外，要积极对档案数据信息进行整理与分析，建设数字化高校档案，节约档案管理空间，提升管理效率，加强信息化应用及服务水平，优化信息库数据的数字化建设。

（三）提升管理人员素质

高校档案管理信息化建设离不开专业人才的支持，因此，档案管理工作者应当既懂档案管理知识，又会计算机操作及软件应用，还应当具备信息分析能力及信息保密的意识，可谓是综合的复合型的档案管理人才。全球化市场经济竞争日益激烈，高校档案管理信息化建设应当积极引进上述人员。而对于在职的档案管理信息人员，应当积极通过学习或者培训等方式，提高人员的信息意识、知识与道德。还应当积极提高员工的信息化处理能力和计算机应用能力，帮助信息化建设朝着健康、高效的方向发展。同时，高校还要建立与其他院校的合作和交流，让人才“流动”起来，通过学习达到信息化技术的提升，达到人员素质的进一步发展。

时代的发展和进步让高校档案管理发生了巨大的变化，将信息化融入到管理中，能够有效提升管理的效率，提升管理的质量。无论管理层还是教师，都要积极探索档案管理的信息化建设，不断提升信息化管理水平，让高校的档案管理更加科学、高校，让高效的档案建设发展得越来越规范。

参考文献

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