在数字化校园中加强高校档案信息化建设

王利华

随着网络技术的广泛应用，人类社会进入了数字化、信息化时代，数字信息资源也越来越多。高校档案信息化是高校档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以标准化的方法管理，以网络化的方式互相连接，全面快速、准确地提供利用，实现资源共享。

一、融入数字校园是高校档案信息化建设必然趋势

1.随着高校办公自动化的普及，各部门产生了大量的数字化文件，网络归档成为必然趋势。各部门可直接将在工作中形成的数字文件通过与OA系统设计接口软件直接转换，上载到档案管理网络管理系统中进行物理归档。这样产生的数字档案，在当今计算机管理档案的时代，与纸质档案相比具有使用简单、便于检索；存储量大，占空间小；有利于资源共享等优越性。

2.数字校园网的开通为学校教学、科研管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，也为建立档案管理网络体系提供了一个强劲的平台支持。广大师生可以从校园网上直接查阅到他所需要的信息，任何利用者可以不受任何时间、空间的限制，不必到档案室，只要登录进入档案管理系统并根据其查阅权限就可查阅到自己所需的档案信息，这样档案的利用价值和利用效果就会大大提高。

3.先进的设备、高科技载体的多样性和使用的普遍性，使馆藏的纸质档案转化为数字档案成为可能。因此，对馆藏档案数据通过计算机著录、扫描等形式，将档案信息由多种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记忆方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，提供给广大利用者。还可以将可公开可利用的档案材料档案数字化后上网，以供利用者共享，所以馆藏档案的数字化势在必行。

二、高校檔案信息化建设的策略

1.高校档案馆应根据本馆的具体情况，结合档案工作的发展趋势与用户的需求，确定档案信息资源数字化的建设目标，根据新时期档案利用者的需求，高校档案馆应把重点放在档案信息的网络开发上，应把所开放的、有用的档案信息，包括文献全文及各种载体的档案信息放在互联网上。

2.数字化档案信息资源的建设不应只局限于本馆的业务工作范围，要面向公众提供服务，应加强互联网上信息的传递与交流，在全世界范围内实现档案信息资源的共享。利用数据仓库技术，共建大型数据库，建立全国档案文献数据库系统，尽量以免网上数据的冗余，保证网上数据库的质量和充足性。

3.抓紧鉴定销毁，加快馆藏档案数字化的工作。为了缩短馆藏档案数字化的周期，高校档案馆必须组织人力，和相关部门共同加大鉴定销毁的力度，缩小馆藏数字化的范围，使其具有更广泛的利用价值。

三、高校档案信息化建设的必要条件

1.档案信息化建设需要一个良好的外部环境。要围绕电子文件和电子档案制定和完善一套专门的法律法规使档案信息化建设有法可依。搞好档案信息化建设，不是档案部门单方面就可以实现的，需要有关部门的大力支持和配合。高校信息化建设的大环境是档案馆信息化建设依托的保障和推动力量，将学院档案的信息化建设纳入到学院的信息化建设的大体系中统一规划。

2.档案信息化建设需要规范化。档案信息化是指导档案部门改革传统管理体制，运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用的过程。它包含三个方面的内容：档案信息管理体制标准化，档案信息的数字化，档案信息利用的网络化，这三者相互影响，共同构成了一个有机整体。

3.档案信息化建设需要档案信息管理理论的指导。档案信息化理论是档案信息管理实践活动的指南，所以档案信息管理理论研究者在开展理论研究时必须面向应用和工作实践，从理论上对档案信息化建设加以指导和预测，为档案信息化建设指明方向。同时，实践工作者也必须注重档案信息管理理论的研究，从而增强档案信息管理理论指导实践的适应性。

四、以数字校园建设为契机，加强高校档案信息化建设

1.数字校园建设对高校档案部门的发展是一次极好的机遇，同时也是一种前所未有的挑战。要将档案信息化建设与档案部门的内部管理制度改革和新管理理念的树立紧密结合起来，尽快使档案部门在较短的时间内建立起适应本学校发展需求的管理理念、管理机制、工作流程和组织结构，真正实现档案部门的高效运行管理。

2.建立完善高校档案信息化建设的标准和规范，是实施信息化建设的重要基础工作之一。面对数字校园的建设和发展，面对数字资源形式的多样性，相关技术、设备不断发展、变化的动态性特点，高校档案部门要结合建设内容，在充分调研的基础上，根据国际标准和通用标准，逐步推出诸如电子文件采集、管理、存储格式标准等具有操作性的实施细则。结合数字校园建设的当务之急是制定技术性标准规范和业务性标准规范的建立。技术性标准包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、网络数据传输规范等。业务性标准规范最主要是电子文件管理规范、电子文件元数据标准、电子文件鉴定标准等以及公文管理规范等。

3.构建高校档案信息化建设评体系，依据数字校园评价指标体系的建设，我们可以从档案信息网络与基础设施建设、档案信息资源建设、档案信息技术应用系统建设、档案标准规范与制度建设、档案信息技术人才建设、档案信息服务等方面来构建高校档案信息化评价体系。要注重研究对信息技术应用系统建设的评价。其包括数据库技术与数字化技术，也就是把档案信息数据以数据库的形式组织起来输入计算机，以便于运用数字传输技术实现传递，在通讯终端还原为文本、声音或图像等超文本信息。档案管理软件，也就是对档案信息基础工作以及利用服务的基础维护管理之系统。构建良好的档案信息化评价体系，有利于理论研究和实际建设工作的进行。

高校作为先进技术的传播者和研发者，有条件有责任率先运用先进的技术手段尽早实现档案信息化建设，使档案工作的各环节高效的服务于学校的教学、科研和管理工作。档案信息资源化建设赋予了新世纪高校档案工作崭新内容，在数字化校园中加快档案信息化建设是当前高校档案工作发展的必经之路。