基于计算机技术的档案管理研究

程安琪

摘 要 信息化已经成为办公的必然趋势，也是现代商业社会提升工作效率的主要路径。从实践中的档案管理改革观察，其主要方向即是建立在计算机技术之上。本次研究选取基于计算机技术的信息资源管理、技术管理、服务管理3个方面，分别从信息资源的整合利用、技术管理推进措施、创新服务管理体系路径进行具体讨论。

关键词 计算机；技术；档案管理；研究

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）181-0027-02

计算机的发明及应用不仅改变了人类生存方式，在办公方面达到了高效化；重点是已实现人与机器之间的交互，降低了人类劳动量、运算量。依据现在档案管理革新后的计算机技术应用情况，可以看到档案利用率得到了显著提升，档案管理工作实践基本完成查询、分享、快速应用等功能；为档案管理工作带来便利的同时，推进了服务方面的品质化发展。

1 基于计算机技术的档案管理

自实现档案管理的信息化以来，诸多不同类型的管理系统（如以Delphi、SOA、APS为基础的系统）不断被开发与广泛应用；而且，在通讯接口、多设备关聯等方面均获得了较好发展。在技术利用率不断提高之下，档案管理自身也实现了基于计算机技术的管理质量提升。比如，利用计算机技术所携带的“新思维”促使档案管理实践，不断适应、调整、转变管理策略、优化管理方案。根据现阶段经验可以观察到，在信息资源的整合与利用方面有长足进步；同时，技术管理工作也在不断推进，尤其是在档案管理服务方面，出现了一些创新元素。以下就从这些新经验出发，讨论进一步促进基于计算机技术的档案管理措施。

2 基于计算机技术的档案管理促进措施

2.1 信息资源整合利用

基于计算机技术的档案管理，最大功效体现在“数据化”方面。以此为路径已初步实现档案管理及档案资源方面的信息化，建立了不同类型的数据库；需要完善的地方在于将各类信息资源加以整合。比如，现阶段基于计算机技术的应用系统构建完成后，能够实现各项操作，满足查询、数据分享、快速传递等基本要求。然而，通过分析发现，基于系统平台的信息资源整合率偏低。建议实践过程中，增加各个数据库之间的资源整合利用。比如，通过“数据收集与分析”，增加一个数据运算功能统计信息资源的利用频率；从而对现有系统资源进行优化、区分，将查询显示方面的弹出功能效果加以提升。信息资源的整合及利用，还体现在权限用户的地域限制；为了方便需要增加数据分级，利用数据库开放一部分文献资料；权限设置中也需要将信息资源对等安排，增加对应性提升利用方面的针对性；强化技术管理，提高技术工具间的融合，也是促进信息资源利用的一个重要途径。比如，在档案管理各个流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技术管理推进措施

档案管理在技术管理层面，能够满足风险预防要求，并借助计算机相关技术的培训提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全预防，未能增加进一步优化技术管理训练；因而，建议尝试针对专业软件制作培训。比如，选取HTML课程培训，既可以使档案管理人员、工作人员了解系统平台制作原理及相关技术；也可以使其在工作经验基础上，按照适用程度实践一些页面创设，为系统进一步更新提供素材。以查询为例，现在的大多系统在这个方面很难实现细致内容查询；如输入关键词后，弹出的信息资源往往过多，说明技术工具的应用过于泛化；因而，应该在技术管理中增加“针对性”检索技术功能，根据内部权限的专业知识，实践专门化的全称查询等；达到直接输出对应信息，提高技术功效；同时，通过页面重新设计，使其与上述功能保持一致。

以升级为主导方向，应该在基于计算机技术档案管理中引入系统评估。比如，利用调查问卷方法、技术顾问咨询方法、问题收集改进方法等开展技术管理实践；前提是针对现阶段不同机构使用的系统，按照具体操作流程设置对应评估指标，并按照综合评估结果实施改进。从经验分析，需增加计算机与其它媒介工具的连接；比如，除了一般的扫描之外，可以建设内部网络、增加专门化的数据交流平台；纳入类似YY的聊天工具，让内部人员可以增加课程培训、技术处理经验分享、数据交流等。另外，将技术管理推进——信息资源整合利用——创新服务管理进行有效关联；使其形成以技术管理中心，提高资源利用与服务创新方法。比如，尝试从档案类型、性质方面以分析材料的方法切入，再制作契合度较高的系统。再如，增加技术监督措施，利用“技术之眼”之类的工具功能植入，预防潜在的多次拷贝，增加一个下载、导出后无法进行复制的下载页面等。

2.3 创新服务管理

基于计算机技术的档案管理，要求实现多种设备连接，并将各种资源进行整合利用。所以形成了一个新系统，且要求与其功能匹配的服务创新。比如，多个部门需要到档案管理室进行信息查询、提档，会受到时间、地域方面的限制；因此，在服务方面需要从资源利用效率、技术管理层面增加“网络建设”。与一般的计算机网络不同，它需要以类似系统网络账号设置等形式，达到可传输的权限开放；创新服务管理还需要增加技术人员在信息更新、页面完善、入口等便利化设计等方面的服务内容；并且，根据档案管理的相关入档、存档、提档、销毁等信息更新，及时做出信息反馈、声明、通告等。在新形式的技术化档案管理中，重点需要突出“更新”，并根据不同部门及其需要，设计多个对接式入口为其提供便利；在导出、下载方面，需要在各个部门做好保密工作，而要完成这项任务，除了技术支持之外，还需从服务方面着手将其转变成一个符合多个部门需求的形式，减少重复工作。

根据目前对计算机技术工具的应用观察，服务层面可借助“互联网+”思维的“融合路径”在多个新媒介工具间选取PC端，以及移动终端两个路径；在PC端利用技术算机的开发技术，选用VC++语言尝试实践关于该机构的档案管理App开发；然后，在计算机与智能手机两个端口实施接口连接，提高两者间的应用对接。这种技术开发路径既是服务创新的一个方面，也属于服务创新体系获得升级优化的前提保障。建议对我国图书馆方面的微信公众号平台开发经验进行一些资料搜集与研究，在此基础上提高转用率；最好采用平移方法提高开发效率，节省各项资源，降低开发成本。档案管理实践表明，目前应用计算机技术实践创新服务方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以开拓思路，运用正在深化与融合的技术工具之便，构建一个围绕档案服务的新体系，将一般的技术服务，转渡到服务体系方面的全面更新。

3 结论

通过上文初步分析能够理解基于计算机技术的档案管理，其重要的价值除了以技术为主的功能体现之外，思维转化与应用也非常关键。因而，在未来的档案管理工作深化过程中，可以借助其思维路径，将计算机技术应用后带来的档案管理整体变动进行关联式研究。既可以促进现阶段成果的利用，也可以在研究基础上不断提升技术管理之外的“内容管理”，完善我国档案管理体系。

参考文献

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