试论电子档案的利弊及电子档案的管理

李春燕

摘 要：在先进科学技术日益发展的今天，信息技术逐渐地渗透到人们的日常工作、生活当中，互联网技术的应用促使固有的办公模式发生了翻天覆地的变化，就档案管理而言，信息技术发挥着巨大的作用。而电子档案管理模式的出现如同一把双刃剑，其不但为日常档案管理工作提供了非常大的便利，同时也带来了一些不安全的因素，这是对以往传统档案管理模式的一次巨大的挑战。为此，该文对电子档案的利弊进行具体分析，同时指出如何开展高效、安全化的档案管理工作。

关键词：电子档案 利弊 管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（b）-0120-02

伴随着最近几年电子信息技术的日益进步及迅速发展，办公开始不断地向标准化、网络化、自动化的方向发展，在目前的办公环境中，计算机技术、各类通信技术、互联网技术的应用随处可见，在科学技术不断提高的今天，在接下来较长一段时期中电子档案将逐渐突出，但是不能完全丢掉传统档案，要知道，传统档案的社会作用是其他档案管理模式无法取代的。电子档案的特殊属性及目前电子档案管理工作中潜存的一系列问题，需要广大档案管理工作人员努力提升自身综合素质，掌握先进的科学技术、电子档案管理软件运用技能，树立正确科学的档案管理观念，从而更好地投入到档案的分类、整理、归档、储存及运用工作当中，促使当前的档案管理水平得到进一步的提升。

1 电子档案与传统档案的差异性分析

1.1 归档方式不同

电子档案中运用了先进的电子编码技术，对档案资料进行编辑之后不会留有任何痕迹，一些鉴别档案的原始凭证中的一些重要信息也能夠做出更改，促使电子档案的原始凭证的主要信息进行相应的更改，从而使得电子档案原始凭证变得更加复杂。为此，电子档案形成的过程当中进行数字签名、信息认证、身份验证、加密保护，从而确保档案在传输及处理过程中准确无误，确保电子档案基本的法律凭证地位。

1.2 归档时间不同

电子档案可在文件办理结案之后在适当的时间进行归档，亦可在特定周期内进行统一归档。由文件形成部门通过互联网将文件传输至相关档案部门，同时使用电子数码签署名字进行认证，由档案工作人员接收信息进行记录，按照既定原则进行档案的类别划分，设置不同的访问限制级别，便于接下来用户的查阅和使用。电子档案管理模式能够有效地避免文件漏掉的情况出现，确保档案的完整，以免档案受到病毒的侵害。

1.3 保管方式不同

电子档案的载体非常容易出现变质现象，随着计算机信息技术、互联网技术的迅速发展，这在一定程度上促使电子档案具备特定的长期可读性。档案管理部门将接收到的资料格式进行转换，在统一格式下进行电子档案的管理，这对于后期档案的查阅与使用来说是非常方便的，并且能够对所有的档案信息进行统一的查询与修改。

1.4 档案管理方式不同

电子档案具有一定的特殊属性，可实现档案的一级化管理，为此，档案管理部门在接收到档案的同一时间，及时将档案进行编号，同时制定与其对应的分类号、档案号，按照上下行文间的联系给出相应的档案号，在对档案进行归档的同时便于相关信息资料的检索和查询。用户仅仅需要给档案进行分类编号，便能够方便地查出相关档案资料及其相应的上下级行文、附件，这样能够促使档案管理工作人员的工作量得到大幅度降低。

1.5 档案查询利用方式不同

唯有达到一定的条件，充分利用档案才能够顺利进行注册与登记，成为电子档案管理部门的工作人员。作为电子档案管理工作者，要通过远程的方式实现电子档案系统的登记，在电子档案中心进行身份确认之后，才能够得到档案查阅的权限，同时具有借阅登记及缴纳查询费用的权利。

2 做好电子档案管理措施

2.1 创建档案利用制度，进行档案资源的整合

创建科学合理化的档案利用审批制度，档案管理工作人员在进行档案查询及利用档案的过程当中，需得到档案部门主管领导的批准，同时要根据管理制度来创建档案，档案部门要充分利用现代化信息技术做好档案的搜集与日常管理工作，做到档案的及时性收集，确保电子档案信息的及时更新，以满足广大电子档案用户不断更新的各方面需求。除此之外，要做到电子档案与纸质档案的优势互补，通过进行档案资源的有效性整合，促使档案管理模式不断创新，从而使电子档案需求得到本质性的发展与转变。

2.2 规范档案利用方式，避免不可挽回的损失

电子档案的利用并非是无任何原则可循的，要按照使用者的具体情况及电子档案内容的密级层次对电子档案实施系统化的统一管理。通常状况下，电子档案中的内容并未全部开放，并不适合让使用者进行拷贝，针对这一性质在阅读文件的过程当中一定要对其进行严格的监控，运用现代化网络技术，对具有密级性质的信息进行加密处理，同时针对使用的“密钥”作出定期性的更改，防止因失误性操作给整个企业带来无法挽回的重大损失。

2.3 利用先进技术，创建电子档案保密系统

2.3.1 采用备份技术

电子文件备份工作的开展可从硬件级备份、软件级备份、人工级备份3个层次着手，通过多层次的有效性运用能够达到非常良好的备份成效。

2.3.2 运用“防火墙”技术

现代化的防火墙产品逐渐向数据安全、用户认证、防病毒、防黑客入侵等方向不断地发展。在电子档案管理系统及外部网络连接的位置进行防火墙设备的安装，按照会话信息、应用协议、访问用户等设置访问控制规则，确保整个档案网络会话系统的安全有效。

2.3.3 网络入侵检测系统

当发觉电子档案网络系统中出现入侵行为时，可通过阻断、报警等措施做好电子档案管理系统的保护工作。这主要是为了通过对网络入侵者进行检测，补充防火墙等边界安全软件存在的不足，第一时间将电子系统中黑客的攻击行为发现，预防有黑客、病毒侵入到电子网络内部体统当中。

随着电子计算机技术突飞猛进地发展，各行业中都已经有计算机网络技术的渗透。电子档案管理系统属于信息管理系统的一种形式，其为档案管理工作提供了自动系统化的管理方式，行之有效的电子档案管理促使人类社会从最初的原始记录信息的时代发生了根本性的转变，为广大使用者提供真实可靠的档案资料，及时满足单位行使各项职能的信息需求。为此，我们要在档案学、信息学与管理学相结合的基础上，做好纸质档案向电子档案管理的成功转换，以更好满足信息知识时代下对电子档案管理的现实需求。

3 结语

电子档案管理模式与以往传统的档案管理形式对比来看，其在某种程度上促使电子档案管理效果得到显著提升，节省了更多的成本和时间投入，同时对于国家环境保护而言是非常有利的。从这一层面上来看，电子档案管理模式的运用在档案管理工作中可发挥显著优势。而以往传统的纸质档案管理模式自身也具有一定的优点，譬如：操作起来非常便捷。二者能够在最短时期内共同存在，不会因科学技术的进步与发展立即将纸质档案管理模式取消。为此，档案管理部门工作人员要汲取二者的优势，并且丢掉二者自身的缺点，唯有做到二者的综合性运用，才能够促使目前的档案管理技术及档案管理工作效率得到大幅度的提高。

参考文献

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