环境档案管理实现电子化信息化的必要性

李丹

摘 要：随着经济及社会的不断发展，国家对城市环境卫生档案的管理工作越来越重视，其管理方式也从传统管理方式逐步朝着电子化信息化的方向发展。该文主要从城市环境档案管理电子化信息化的必要性入手，重点对当前环境档案电子化信息化管理过程中存在的问题及解决措施进行了分析和阐述，希望给行业相关人士提供一定的参考和借鉴。

关键词：环境档案 电子化 信息化 管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（b）-0114-02

在环境档案管理过程中，环境文书档案和环境业务档案等纸质档案的收集和整理工作是最基础的工作。新时期，相关单位应对信息技术予以充分利用，有效实现环境档案的信息化管理。为此，我们应对电子文件特点予以充分认识，并与环保科技业务档案实际情况紧密结合，采取合理措施，以确保环境档案的完整性与安全性，为环境治理、监测、防治等一系列工作提供精准、全面的档案资料。

1 城市环境卫生档案管理电子化信息化的必要性

城市的环境保护工作是一项长期、复杂的系统工程，且每次环保整治或者监管工作都会产生大量的数据信息，如果仍旧沿用以往的纸质档案管理模式，则会明显增加工作人员的工作压力，且纸质档案也难以长久保存。该文主要从电子文件特点、归档方式以及档案存储的长久性这3个方面，对城市环境档案管理电子化信息化的必要性进行分析和阐述。

1.1 电子文件特点

所谓电子文件，指的是人们将计算机光盘、磁片等作为载体进行电子信息保存的一种文件，比如电子文件、电子图片、电子邮件等。与传统纸质档案管理相比，电子化环保档案管理具有以下几个特点：第一，借助计算机及互联网等现代化办公设备进行保存，而不是直接在纸上书写；第二，在传输过程中可以借助计算机及互联网，有效实现资源共享的同时，加快信息的传输速度，且不受时空限制；第三，电子化信息化环境档案虽然不会出现纸质档案那种发黄、发霉的情况，但是会受到湿度和温度等环境因素的影响。

1.2 归档电子文件的方式

当前，在对电子档案进行归档的过程中，通常需要将文件保存到磁盘上，以便长期保存。但是在实际操作过程中，因电子载体的稳定性较低，且耗损严重，极易出现电子文件无法长期、完好保存的情况出现。因此，在对电子档案进行归档的过程中，还应制作多种备份，这在无形中增加了管理人员的工作强度。为有效提升电子档案的保存效率，相关单位应对电子化信息化专业人才予以充分利用，并对规划工作以及日常工作予以定期规定，存入磁盘，有效提升文件的稳定性与安全性。

1.3 保证信息安全、长久储存

信息安全意味着信息的精准性和客观性。通常情况下，城市环境档案都带有印章和签署标志，因此，在对电子文件进行归档操作的过程中，应尽可能将这些标志完整保存，同时为确保档案资料的安全性，还应对纸质档案予以妥善保管。这样一来，通过纸质、光盘以及网络等方式，可以大大提升城市环境档案信息的长久性和安全性。

2 环保档案管理电子化信息化过程中存在的问题

2.1 缺乏对档案管理信息化的足够认识

具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，在实际工作过程中，很多环境档案管理工作人员仍旧将工作重点放在传统手工操作上，并未对档案管理电子化信息化的便利性和重要意义予以充分认识；第二，相关环保部门未能对档案管理电子化信息化建设的重要性与紧迫性予以充分认识，档案管理电子化信息化建设浮于形式，无法发挥其重要功能；第三，沿用传统纸质档案管理方式不仅浪费了资源，还拉低了档案管理的效率，更无法与社会发展相适应。

2.2 资金投入不足

没有充分的资金，环境档案管理电子化信息化工作很难开展。特别对于经济欠发达的西部地区，当地环保部门对档案电子化信息化工程建设过程中所需要的一系列基础设施没有投入足够的资金，人力上的投入更是少之又少，这对城市环境档案管理电子化信息化的发展形成了严重的阻碍。

2.3 档案管理体制不够完善

环境档案管理信息化作为一种新兴事物，并未在国内形成一套相对完善的理论。具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，技术方面，国内关于环境管理电子化信息的软件技术参差不齐，其通用性与实用性也存在较大差距；第二，档案管理信息化编码不统一，大大增加了环境档案信息化建设的难度。

2.4 缺乏专业人才

环境档案管理电子化信息化建设是一项复杂的系统工程，主要包括计算机硬件、网络、信息处理以及微电子等内容，这要求档案管理工作人员不仅要具备专业的计算机操作技能，还要对相关业务知识予以充分了解，并具有较高的职业道德和利用信息的能力。但是在实际工作过程中，国内环境档案管理工作人员业务素质普遍不高，非专业人士占据较大比例，能够系统掌握档案管理的复合型信息技术人才十分缺乏。

3 环境档案管理电子化信息化的改进

3.1 提高认识，加強领导力

具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，加强对环境档案管理电子化信息化宣传和教育的力度，并将档案电子化信息化建设工作列入重要议事日程中；第二，相关政府部门应从战略性角度出发，加大对环境档案管理电子化信息化建设的领导力度，构建完善的环保档案信息工作平台；第三，采取合理措施，有效提升环境档案管理工作人员的工作效率、工作质量以及服务水平，并依据当地实际工作情况，对工作人员进行分类指导和培训；第四，加强对环境档案管理电子化信息化建设的创新，为促进环境档案电子化信息化建设打下坚实基础。

3.2 加大经费投入

具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，实行多渠道集资方式，如果财力无法一步到位，可以采取分期投入的方式，减少资金压力；第二，增配诸如计算机、缩微设备、扫描仪、复印机、打印机等现代化的办公设备；第三，对内连接局域网，对外连接因特网，加大信息安全防护力度；第四，增加对设备后期的维护力度，以确保其能够长期有效运行。

3.3 对环保档案管理电子化信息化制度予以建立和完善

具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，在某一地区或者城市建立统一的中心档案馆，并做大做强，全面提升中心档案馆的影响力和辐射力；第二，从体制上对档案馆的管理工作进行改革，从法制上对档案管理工作过程中涉及的利益问题予以妥善解决，从制度上建立一套有利于环保档案管理电子化信息化的运行机制。

3.4 加大相关数据库的建设力度

在对相关数据库进行建立和完善的过程中，全文数据库一般可以采用原文扫描和数据导入两种方式，谨遵“能导就导，不能导就扫”的原则，并对已有电子文件材料予以充分利用，做好数据的导入工作，避免重复。同时，针对利用频率高、专业性强以及重要的档案材料进行数字化管理，对备份和异地保存工作予以高度重视，以免因硬件及服务器等故障导致文件丢失的情况出现。

3.5 提升档案管理人员业务水平

人才培养是有效实现环境档案管理电子化信息化的基础和前提，然而当前很多单位因缺乏专业的计算机及档案管理复合型人才而对档案管理工作产生严重的阻碍，所以，新时期，相关单位必须采取合理措施，加大对工作人员计算机技术的教育和培训，提升档案管理人员的业务水平和综合素养。

4 结语

总而言之，环境档案管理电子化信息化不仅能够实现资源共享，还能有效提升文件的安全性，提升环境档案管理电子化信息化的工作效率，为城市环境保护、治理工作提供完整、客观的数据参考。

参考文献

[1] 李敏仙.环保档案管理实现电子化信息化的重要性研究[J].北京农业，2015（9）：89-90.

[2] 陈红新.浅谈环境档案管理实现电子化信息化的必要性[J].中国集体经济，2013（13）：112-113.

[3] 闫保华，刘增法.信息环境下的卫生档案管理工作探析[J].齐鲁护理杂志，2010（27）：91-92.