事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

郭栋

【摘要】在这个对信息需求量飞速增长的时代，档案的管理对于每一个全事业单位都是十分重要的。如何做好挡案管理工作是当下每个单位都面临的首要问题，做好档案的管理工作并不是一件容易的事情.这需要极大的耐心与毅力。当然还需要有一定的专业性及技术性，才能及时发现同题并解次同题。事业单位在挡案管理中将会面临很多同题，本文将其述一下事业单位档案管理中存在的问题，并提出相应的对策。

【关键词】档案管理；现状问题；对策

随着市场经济的发展，山西省在行政体制、机构精简、人事管理等 方面发生了一系列的变化，对事业单位档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。特别是近几年，计算机和网络的普及，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输，无纸化办公方式产生的电子文件、图像 文件、图形文件等，给传统的档案管理工作带来新课题和新挑战，面对这种形势，如何管理好事业单位档案以实现向档案现代化管理方式的转变，成为档案信息化建设中的一个重要问题。

一、档案管理工作范畴

档案的分类、装订以及登记、查询和注销，都是档案管理当中的基础工作。档案的分类，也就是说需要根据相关的准则，将档案来自何处、档案的内容等进行归类。一般而言，对于档案的装订，均运用三点一线的方式。档案登记采用册、表和单等多种形式是对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。完善档案管理的基础工作，能够确保在使用的时候更加方便，并且能够节约大量时间和人力资源。由于档案的内容大多是企业或单位活动的重要体现，因此其具有时效性、独特性和重要性。而档案管理的基础工作的存在，在一定程度上能够更加确切地为用户提供价值。因此，一方面，需要对档案的分类和归档做到有效、有秩序地整理，这不仅仅是基础工作，更是评价现代化档案管理的水平之一，真正意义上实现档案的现代化管理水平。另一方面，由于目前计算机技术已经普遍运用到档案的管理工作当中，因此做好档案的基础工作，方便后续工作的深入，以及减少档案检索时出现的问题，提升档案检索的效率。

二、档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作不够重视

有相当一部分领导认为档案管理就是保管保存微不足道的小工作，只要有个地方，能凑合用，能应付检查就行了。因此档案管理工作就被忽视甚至忽略，各種设施、人员配置自然不到位，档案管理自然就做不好。其次，干部职工甚至是档案管理人员档案意识薄弱。干部职工对于自己所负责的部门站所材料疏于整理，没有认识到档案对整个单位的重要性，或者是为用起来更方便，自己来保管，不愿意将材料交给档案管理人员。

（二）档案管理人员管理水平不高，管理手段落后

人事档案管理工作一直以来不被领导单位重视，自然而然也就造成了现如今在档案管理部门工作的人员大多数属于兼职。也正是由于这一原因，便导致了人事管档管理工作的工作人员不断会出现频繁的变动情况，这样一来便使得许多人事档案管理工作的员工对于人事档案管理与整理的工作不够了解与熟悉，由于对于人事档案管理工作的疏忽大意，便又再次造成了各级管档部门对员工在这一方面的专业知识培训严重缺乏合理的组织工作，正是这种工作人员对于自身工作岗位的不够了解，对于这项业务的熟悉程度不够从而使得大多数的人事档案管理工作难以合理科学的进行下去，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整性与安全性。

（三）档案收集缺乏力度，档案利用率较低

一是档案收集缺乏力度。收集归档规章制度不够健全，执行不到位，处于被动状态。二是档案利用率较低。档案管理是为了提供档案信息，服务于工作，其目的在于利用。但是现在档案管理存在着重保密、轻利用的现象，没有档案服务开发意识。

三、加强事业单位档案管理对策

（一）提高对档案管理的认识程度并加强人员管理

提高档案管理管理人员及工作人员的对档案管理工作的认识

程度，是当前改善档案管理工作水平的紧要之事。首先是对现有工作人员给予专业化的培训，提高他们的实践能力；其次是要注意引进专业人才尤其是年轻的档案专业管理人才，优化队伍结构，形成老中青科学搭配，结构合理的工作队伍；最后，部门领导应当转变认识，提高对档案管理工作重要性的认识，给予政策与资金保障，采用鼓励先进、奖罚分明的措施，不断提高档案管理人员的工作热情，提升档案管理工作的水平。

（二）科学规范，提高档案管理工作效能

档案利用是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用又是档案管理者自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会发展的重要信息资源，而且档案信息资源的共享显得更加重要。作为档案管理人员既要加强档案收集、整理、鉴定、保管等工作，重点应做好档案的编目、检索、编研工作，结合本单位特点和实际需要，编制出切合实际方便快捷的检索工具，建立健全检索体系，以满足档案利用工作的需要。

（三）强化档案管理意识，严格档案管理程序

提高主管级别对档案管制的思想，健全档案管制硬件装置，增多档案仓库，采购空调、除湿设备、档案架以及计算机。引入电脑管制程序，创建人事档案资料储存以及搜索体系。档案管制是人事管制作业的关键步骤，和薪资待遇、职称等职员利益紧密相连，所以要提升档案管制者的整体水准，提升作业积极性，从本质上保证人事档案资料预备完整、按时归还。除此之外，还要创建完善档案管制机制，努力做好档案整理完善、实质实际可信。

四、结束语

本文通过分析，提出了档案管理存在的一些问题，这些问题虽只是事业单位档案管理中出现的常见问题，但是如若迟迟没有改进，始终会对企业的档案管理工作造成一些阻碍。如若根据这些情况提出了建议措施，事业单位能够进行一番大刀阔斧的改革，那么对企业而言，档案管理工作就会有一次大的进步，可以为以后的档案管理发展提供更好的环境和基础。

参考文献

[1]冯子直积极实现由传媒档案工作向信息化档案工作的转变。档案学

研究，2002

[2]温小云关于档案管理信息化建设若干问题的思考2006

[3]王明山.加强档案建章立法工作适应市场经济需要[J].地质科技管理.1999（06）

[4]冯伟莲.档案信息的管理利用与发展趋势[J].科技创新导报.2010（25）