档案信息化管理的优势及安全问题探析

白向云

摘 要：在当前信息化时代发展与建设的过程中，档案事业作为社会发展过程中的重要组成部分之一，为我国的信息建设提供了众多理论性的依据，通过计算机的应用可以让档案管理的水平得到显著的提升，与传统的档案管理相比是具有十分明显的优势的，因此发现档案信息化管理的优势并且将其放大，应用在现代化的建设过程中具有十分重要的现实意义。本文重点对这一问题进行了探讨，并且分析在档案信息化管理过程中应该注意的安全问题，希望能够在今后的社会发展中更好的利用档案信息化管理，有效的解决潜在的安全隐患，这样才能让我国建设得更加美好。

关键词：档案；信息化管理；优势；安全问题

在社会不断发展以及建设的过程中，档案信息化管理的方式逐渐出现在人们的眼前，这是社会发展下的产物，同时也是科学技术推广下的产物，因此加强对档案信息化管理的研究对于今后我国档案事业的发展具有重要的现实意义，并且通过对这方面的研究还能促进档案管理水平的提升，帮助各行各业更好的开展相关方面的工作，促进工作效率的提升。档案的信息化管理虽然具有显著的优势，但是并不是十全十美的，在具体的工作中，安全性问题始终困扰着当代的档案管理，只有加强对安全方面的有效监管，才能实现档案的科技型以及管理型发展，本文将对以上的内容进行阐述，希望对今后的工作有所帮助。

1 档案信息化管理在企业发展中的优势

众所周知，传统的纸质档案已经不能满足现代社会的发展需要了，传统档案的管理方式不仅需要的占用较大的空间面积，在查找以及管理的过程中还存在很大的不便，所以在现代化的档案管理中，基本上已经逐渐淘汰了这样的管理方式，而是采用现代化的管理方法，将相关的信息录入进电脑中，通过计算机的存储作用形成电子档案，这是一种人工智能化的管理方式，是自动化管理中的一种，能够有效的促进档案信息利用率的提高，并且在检索速度以及准确性方面都有着十分明显的改观，能够快速的实现对档案的传输，可以说是在传统档案管理方面的一个很明显的改观。其具体的优势主要体现在以下几点。

首先是能够让档案信息的利用率得到明显的提高。在传统的档案管理中，纸质档案是主要的存储方式，在管理档案的过程中需要进行复印，长时间的复印会对档案原材料造成一定的伤害，最严重的问题是工作效率低下，整个操作过程十分复杂，尤其是在现代化的发展过程中，人们十分重视环保，过多的使用纸张会对环境造成污染，所以在档案办公的过程中主要采用的方式是无纸化办公，而现代化的档案管理主要是以信息化为主要特征的，可以有效的促进档案工作效率的提升。

其次是在进行档案检索的过程中，如果采用传统的档案管理方式，一旦需要查找有效资料，那么就需要翻阅大量文件档案，人工的方式会产生很大的误差，并且工作效率较低。但是在采用信息化的档案管理中，主要是将档案信息存储在计算机中的，所以只要是在计算机中搜索关键词，就能精准的查找出所需要的档案资料，在个别情况下还能进行模糊查询，帮助工作者将有效的信息资料全都找出来，这样的工作效率是要远远高出传统档案管理的。

第三，在档案管理的过程中，最主要的一点就是要实现更加高效的办公，信息化的档案管理中，主要采用的是数字化的管理手段，通过检验、整理以及存储等相关手段加以输出利用，这样就能减少工作人员的数量，其工作效率能够获得显著的提高，尤其是对于一些企业来说，时间就是金钱，只有把握住机遇才能占据市场。所以在现代化的档案管理过程中，以自动化的手段完成档案管理是具有现实意义的，在使用等众多方面都发生了质的改变。

2 企业档案信息化管理存在的安全问题

在使用计算机进行档案管理的过程中也存在一定的危害，其最主要的危害在于病毒，主要存在于档案传输的过程等环节，甚至是病毒入侵的现象等，所以会对企业带来一定的损失，针对这一现象，即便是删除了用户的信息，这对企业来说，无疑也是巨大的打击。

电子档案是需要长时间存储的，很容易会出现意外的情况，对档案产生影响，比如计算机本身的问题，包括使用寿命、人为因素等，都会对电子档案造成威胁，管理者必须认真对待，保护好信息的存储。

传统的档案信息都是以纸质存储，企业会在纸质版的档案上做出标志，如管理者签字或者盖章等，容易区别檔案的真假，而采用信息化管理之后，电子版的档案可复制性非常强，也很容易被他人修改，对档案的合法性、真实性的鉴定工作很难进行。所以，档案管理人员要积极面对现代信息化管理过程中存在的安全性问题，并采取适当的措施，为企业的发展提供保障。

3 积极采取措施应对档案信息化安全性问题

第一，要明确电子档案制作人员的责任，并对产生的后果负责，企业要派遣专人分工合作，对电子档案进行复查，防止因为某些因素导致初始样本出现差错。

第二，要对电子档案进行积累，房地产企业对客户信息的积累很重要，经过企业领导人审核过的档案要保留备份，不能出现需要时找不到的现象。

第三，要加强对电子档案使用的监督管理，企业的档案要有三份，存入库中后未经企业领导人同意不可以外借，对使用者进行监督，防止在其使用过程中做出影响企业利益的行为。

第四，建立完善的检查制度，在电子档案入库之前，要对其进行全面仔细的检查，核查内容的准确性，与纸质版的一致性，电子文档的安全性，防止带入病毒入库。

第五，完善电子档案的保存制度，保管人员要对电子文档进行设置，使其处于只读状态，不能随意修改，在因为特殊需要对电子文档进行转换格式等时，要注意保持档案信息的完整性，防止信息的丢失。

第六，完善电子、纸质双存储制度，虽然信息化管理是主流，但电子档案存在较多的安全隐患，受到多种条件的制约，纸质版档案的一些功能仍然是电子版无法替代的，如不易修改，物理保存时间长、档案信息可靠性较高等，所以，纸质版的档案还不能完全被电子版的档案所替代，很多大型企业都是采用信息化管理和纸质版档案管理双向房展的方式，我们需要存储一份纸质版的备份，作为企业的原始信息，以供查询档案的真实性，而对电子版则要注重于管理、利用方面，两者结合共同为企业创造利益。

结束语

综上所述，本文重点对现代化的信息档案管理进行了论述，在当代发展的过程中具有重要的现实意义，能够促进企业的快速发展。在新的市场竞争中，加强对档案的有效管理是提升企业发展的重要手段，同时注重对安全性的保护，这样才能在激烈的市场竞争中占据优势。

参考文献

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