档案管理信息化条件下的档案管理现代化策略

董雪琴

摘 要：在国家档案局的组织与引导下，各个领域档案管理信息化逐渐推进，档案管理信息化是为了应对信息化时代产生的大量数据的一种现代化管理模式。由于传统的档案管理方式已经无法适应时代发展的需求，因此档案管理信息化、现代化转变是其必然的发展趋势。本文从档案管理信息化的角度出发，探讨在信息化条件下如何实现档案管理现代化，并提出了几点相应的措施，以期在档案管理信息化条件下可以有效推动档案管理现代化进程。

关键词：檔案管理；现代化；信息化；有效策略

档案管理信息化是现代社会发展下的产物，其使档案管理部门的工作走向现代化的领域，在档案管理信息化的影响下，档案管理工作更加高效、便捷。目前在档案管理信息化条件下，现代化转变是其在未来的发展趋势，因此在档案管理工作中需要根据实际的需求，对档案管理工作进行完善，依靠信息技术及管理内容等方面提高档案管理质量及水平，从而实现档案管理的现代化。

1 改革传统档案的管理模式

为了实现信息化条件下档案管理现代化需要从以下几个方面对传统的档案管理内容进行改革。

1.1 将传统的纸质档案信息转变为电子信息

传统的档案管理工作主要是对实质的档案进行管理，主要保管内容包括纸质、图片、录像等形式的资料，对这些资料的整理、收集、记录、分类等都需要由人工进行，越来越多的档案资料使管理人员的工作内容更加繁琐，并且这些实质资料还会占据一部分空间，影响档案管理人员的工作效率。

因此需要将原有的实质档案资料进行数字化转换，档案的数据化、电子化可以有效减轻管理人员的工作负担，提高其工作效率，并且电子存储的方式更利于对档案的存储及查阅，促使档案管理工作向着高效的方向发展。

1.2 实现档案存储方式的转变

新科技的不断进步，也改变了档案存储的方式。传统的档案在进行存储管理中，需要花费较多的人力和时间，而且还需要有场地的支持。新的存储方式的出现，使档案资源能够在较小的空间内实现对较多内容的存储，对于档案资源的高效管理具有重要意义。随着数字化管理的不断深入，档案资源也需要实现数字化的转换。将电子信息资源进行数字化的管理，不仅可以提高档案管理人员的工作效率，还有效的实现了资源的合理配置与优化，进而对于实现档案资源的现代化管理。

2 建立现代化的档案信息管理系统

档案信息管理系统是档案管理信息化中的重要组成部分，为了实现现代化档案管理，档案部门需要建立完善的档案管理信息平台，通过信息管理系统的使用，提高档案管理工作信息化及现代化的程度，在建立现代化的档案信息管理系统中需要注意以下内容。

2.1 建立科学的管理程序

计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。

2.2 建立健全的安全防护系统

档案中包含着许多机密资料及数据，一旦泄露所产生的影响非常大，因此需要建立完善的安全防护系统，并对其进行定期的检查，做好日常的信息平台维护工作，防止系统漏洞造成数据泄露，保证档案资料的机密性。

3 完善档案管理体制

在档案管理信息化条件下，原有的档案管理体制已经无法满足档案管理现代化的需求，因此需要依据现代化管理手段对原有的档案管理体制进行改革，其可以从以下两个方面进行管理体制的完善。

3.1 强化档案管理体制的作用

相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量。

3.2 加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视

当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。

4 提高档案管理人员的自身素质

信息化条件下档案管理的现代化的实现主要依靠的力量就是档案管理人员，但当前的档案管理人员在现代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相关部门加强对该方面内容的管理，从而推动档案管理现代化的实现。为此，需要档案管理的相关部门从以下几个方面着手进行：

4.1 加强档案管理人员的专业知识积累

现代化的档案管理也需要现代化的档案管理人员，需要档案管理人员具备多元化的知识结构，从而更好的推进工作的开展。为此，要求相关部门通过培训等方式，为档案管理人员学习先进的管理理念，丰富自身的专业知识创造条件。同时，要求档案管理人员要自觉的对当前新的知识与内容进行了解与掌握，从而实现对自身素质的完善。

4.2 加强档案管理人员专业技能的学习

档案管理信息化需要管理人员具备一定的计算机水平并且可以使用相关的技术与设备，因此需要对其管理技术及专业技能进行培训，根据管理人员自身的素质水平及档案管理工作中的需要进行相关的培训，从而使其可以更有效的开展档案管理工作。

4.3 增强档案管理人员的安全意识

由于档案管理工作的特殊性，需要保证档案管理人员对档案管理有一定的安全意识。首先，通过对档案管理人员职业道德素养的培训与安全意识的教育，提高其在档案管理工作中的安全意识。并且通过与档案管理人员签订保密协议的方式，利用法律效力来约束其行为，从而达到保证档案管理工作安全性的目的。

结束语

综上所述，为了实现在档案管理信息化条件下的档案管理现代化，需要从改革管理模式、建立管理系统、完善管理体制、加强人员素质几个方面入手，通过对传统管理模式的改进与完善，使档案管理工作形成一套新的管理体系，在信息化档案管理的基础上，使档案管理工作走向现代化。在信息化时代，档案管理工作只有走向信息化与现代化才符合时代发展的要求，因此需要协调好二者之间的关系，从而保证档案管理工作的有效展开。

参考文献

[1]李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智，2015（5）.

[2]李宏伟.新时期档案管理信息化的加强策略分析[J].青春岁月，2015（24）.