浅谈高校消防工作档案管理与利用

李素清+刘建荣

【摘 要】消防档案是消防安全管理工作中直接形成的文字、图表、视频、声像等历史记录，是消防安全管理工作至关重要的依据。当前，高校消防工作档案管理和利用仍存在诸多问题，亟待探讨行之有效的措施加以优化和完善。对此，文章分析了高校消防工作档案管理与利用存在的问题，并探讨了相应的措施，以供参考借鉴。

【关键词】高校消防工作 档案管理 利用

消防档案是在消防安全管理工作中直接形成的文字、图表、视频、声像等真实的历史记录，是消防安全管理工作至关重要的依据和信息资源。在消防工作中，消防档案管理是其不可或缺的基础性工作，其管理和利用水平的高低直接影响到消防人员对各类火灾救援和事故处理质量的好坏。当前，高校消防工作档案管理和利用仍存在诸多问题，如消防档案管理重视不足，管理模式过于陈旧；消防档案管理制度不完善，管理设施不齐全；消防档案管理手段落后，管理人员素质偏低。面对这些问题，我们应该积极应对，尽快解决。首先要高度重视，加强高校消防工作档案的有效管理与合理利用，具有先进的管理理念，努力学习专业知识，提高业务水平，强化综合素质，建设一支高素质、高水平、高能力以及具有创新精神和探索意识的消防档案管理人才队伍，从而确保消防档案的安全性，提高消防档案管理质量，推动高校教育事业的健康发展。

一、高校消防工作档案管理存在的问题

（一）消防档案管理重视不足，管理模式过于陈旧

当前，高校各大院校并没有高度重视消防档案管理工作，消防档案管理意识淡薄。有些消防档案管理人员认为，消防档案管理工作是好是坏，对单位发展不会有很大影响，其责任应该在于单位消防安全责任人，他们只要尽职尽责值好班，无火灾事故发生就可以了，从而导致他们在实际工作中消防安全意识不强，工作不積极，缺乏主动性。此外，许多高校消防档案管理工作仍过多沿用传统单一的管理模式，“为保管而保管”，以案卷不丢失为原则，仅仅只对消防灭火器进行简单的数量统计，未能配备相关的专职人员对消防档案进行有效管理，因而难以使消防档案发挥其应用的利用价值和作用。

（二）消防档案管理制度不完善，管理设施不齐全

就目前来说，高校消防档案管理制度不够完善，消防档案立卷、借阅、保管、利用以及归档等环节缺乏明确统一的规定要求，管理措施缺乏规范性，从而致使消防档案管理工作无章可循，无据可依，难以真正落到实处。另外，许多高校消防档案管理设施不够齐全，未能配备专门的消防档案库和档案柜，致使消防档案堆积搁置，材料信息收集不全，即使有档案库，其消防档案管理室的基本硬件设施不健全，不具备基本的防水、防潮、防火、防电、防盗、防损坏等“六防”条件，因而不利于消防档案的保管和利用。

（三）消防档案管理手段落后，管理人员素质偏低

当前，高校消防档案管理方式过于落后，传统的手工登记、人工查询管理方式仍占主导地位。管理人员缺乏先进的管理理念和现代化管理技术手段，导致消防档案管理工作的严重滞后，大大降低了消防档案管理工作效率。与此同时，许多高校对消防档案管理人员培训不足，导致他们专业知识不强、安全防范意识不足、业务水平不高、管理能力不够的现状。加之，部分消防档案管理工作者职业责任心不强，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性和自觉性，导致他们专业知识老化，知识面较窄，缺少创新意识，从而影响了消防档案管理人员综合素质的提高。

二、高校消防工作档案的有效管理和利用措施

（一）完善管理制度，确保高校消防档案管理工作的有序开展

消防档案管理是高校消防安全管理工作中不可或缺的基础性工作，要加强消防档案管理必须进一步完善消防档案管理体系。一方面，要根据《中华人民共和国消防法》和《中华人民共和国档案法》制定消防工作档案管理制度，明确消防工作档案管理的责任部门、责任人以及相关工作职责，力求将消防档案管理工作真正落到实处，从而推动高校消防档案管理工作的有序开展；另一方面，要注意把消防档案管理作为消防安全管理的一个重点来抓，并将消防档案管理制度和有关规定要求纳入日常的绩效考核办法之中，最大限度地增强高校广大教职员工和学生的消防安全意识。要不断健全消防档案工作考核检查制度，对于消防档案的立卷、借阅、移交、保管、保密 、利用以及销毁等各个环节都应做到可规可循，有据可依，从而规范消防档案工作秩序，使之形成良好的运行机制，确保消防档案安全。

（二）推行科学管理，提高高校消防档案管理水平和实效

当前，高校消防档案管理和利用仍存在传统的“为保管而保管”“只保管不利用”的陈旧落后管理思想。随着高校教育事业的快速发展以及现代科学技术的不断进步，传统单一的消防档案管理手段和形式已难以适应当前高校消防档案安全管理的发展需要。面对这一现状，我们应该把握好以下几点：一是要做到与时俱进，及时转变管理理念，注意将先进的管理技术和设备设施引入到具体的消防档案管理工作中，借助现代化的管理手段，推行科学化管理，加强消防档案管理应用系统建设，逐步将消防档案形成载体从纸质、图片、声像、光盘转变为消防档案管理信息系统应用，并安排专人管理操作，从而充分发挥消防档案的利用价值。二是要充分利用信息化档案管理软件，有目的、重点、有针对性地将现有消防档案信息数字化，把现存的消防档案案卷目录转化为机检数据，并通过设置防火墙、数据备份和加密等多种安全防护措施，防止消防档案信息的丢失和泄露，以确保消防档案的完整性、保密性以及安全性，从提高高校消防档案管理水平和实效。三是要充分借助校园网络，在高校校园网的信息平台上创建消防档案管理网站，将其作为宣传高校消防档案工作、开展消防档案信息服务的重要窗口，并提供一定的网上查询和使用服务，从而进一步加大消防档案管理力度，提高消防档案管理和利用水平。

（三）加强培训，提高高校消防档案管理人员综合素质

消防档案管理人员素质的高低直接影响消防档案管理工作质量的好坏以及整体效能能否得到充分的发挥。因此，增强高校消防档案管理人员综合素质有着极为重要的现实意义。首先，要注意加大对高校消防档案管理人员的培训力度。消防档案管理人员不仅要熟练掌握消防安全知识、档案管理知识，熟悉相关的政策法规，而且还需具备娴熟的使用现代化办公设备和信息网络技术的能力，能够在消防档案管理工作网络中相互协作和配合。因此，高校相关部门必须加大对消防档案管理人员专业知识、技能、政策、能力的培训学习，提高他们的消防安全、增强法律观念以及档案管理意识，拓宽消防档案管理人员知识视野，促使他们具备完善的知识结构、较高的文化素养和精湛的业务技能，从而提高消防档案管理质量。其次，要注意加强消防档案管理人员的思想道德和职业道德教育，不断提高消防档案管理人员的工作积极性和主动性，提升其思想道德素质和进行职业观教育。再次，要积极开展岗位自学和工作业务经验交流活动，鼓励消防档案管理工作人员勤于学习、乐于思考、勇于探索、敢于创新，充分发挥自身主观能动性，多反思、多审视、多调整、多总结、多提高。通过自我学习和与他人交流，从而不断扩展自己的知识，提高自身的学历层次和综合素质，确保消防档案管理工作的高质量和高效率。

总之，我们应深刻认识到消防档案管理对高校消防安全管理的重要作用，不断完善管理制度，促进高校消防档案管理工作的有序开展。推行科学管理，加强和规范消防安全管理，切实发挥高校消防档案管理工作的实效作用，提高消防档案管理水平，不断加强培训教育力度、加强职业道德教育，开展岗位自学和经验交流活动，完善消防档案管理人员的知识结构，培养消防档案管理人员敏锐的消防安全防范意识以及较强的档案技术能力，从而提高高校消防档案管理人员综合素质，确保消防档案管理工作的高质量和高效率，真正为高校日常管理工作的顺利开展保驾护航。