中职学校转型升级为高职院校后的档案管理探讨

王栋

摘 要：在中职学校发展的过程中，通过升级转型的模式转为高职院校已经成为其主要的发展趋势，在全面推进教育改革的影响下转型成功的高职院校需要面对更加复杂的档案管理工作，其需要对原有的中职学校的档案进行整理，并且在院校升级后需要面对不同的档案管理需要，因此在档案管理工作中难免会遇到一些问题，这些问题严重的限制了档案管理工作的进行及发展，为此以下则通过剖析升级后院校的转变来提出新的档案管理思路，从而发挥出档案在学校教育体系中的价值。

关键词：转型升级；高职院校；档案管理；问题；措施

为了适应现代教育机制的变化，在学校档案管理工作上也需要进行相应的革新，尤其是经过升级转型后的高职院校其需要面对更加复杂的档案管理环境，在实际中学校此种转变无疑为档案管理工作的进行带来一定的冲击，同时在现代化的档案管理趋势下高职院校档案管理应抓住这一时机，化被动为主动，规范创新档案管理工作的进行，使管理工作可以更加有序的进行。

一、中职学校升级转型为高职院校后档案管理工作需要面对的问题

一般升级成高职的院校通常为中职学校转型而成，进而加剧了院校的竞争力，对于其中存在的问题可以从以下几点进行解析。

1.档案管理制度中存在的问题

在高职院校中存在着与原有档案管理制度不相容，管理目标、目的、项目不一致的情况，这也造成了原有的档案管理制度无法应用于升级后的院校中。再加上院校升级后对档案管理工作的要求增多，且在内容上也有一些转变，使档案管理工作的局限愈发突显出来。同时档案管理工作在学校教育体系中属于学校管理的一个旁支，长期边缘化的处理使学校并不重视档案管理工作的进行，因此在人力、物力、财力的支持上有所欠缺，因此在档案管理制度的创立及执行上没有规范化的约束，较为混乱。

2.档案管理队伍专业素质水平不高

通常升级后的高职院校在档案管理工作中依旧沿用原有的档案管理人员，这些工作人员多数没有经过系统化、专业化的培训教育，其对档案知识及管理技能的掌握都有一定的欠缺，再加上学校对管理人员的培训及教育的意识不强，因此工作人员很难接受到正规的知识技能培训，在学校升级转型后档案人员管理能力的短处也就体现了出来。

3.管理技术上的不足

在国家档案局颁布的档案信息化建设政策的推动下，高职院校全面开展档案信息化建设已经成为管理工作必经的发展途径，但是在许多中职学校中依旧采用原有的纸质档案管理方法来进行档案工作，这种情况也影响了其在升级为高职院校后的档案管理工作。并且由于资金投入不足，档案管理基础设施建设不全面，严重限制了档案管理工作的标准化、信息化、规范化发展。

4.档案管理意识不足

在中职学校中普遍重视教学活动的价值，因此档案管理工作的开展通常只是简单的档案收集及管理，没有发挥出档案应有的价值。在转型升级为高职院校后，尤其是在学校领导层中，对档案管理的认识仍停留在表面，认为其既不能提高学校教学水平，又不能带来经济利益，因此在各个方面的支持都有限。

二、可以应用于升级转型后高职院校档案管理工作中的措施

1.建立规范的档案管理体系

规范的档案管理体系是档案人员进行管理工作的执行依据，也是控制档案工作走向标准化、规范化的基本条件，因此在实际中应根据高职院校的需要及发展模式建立一套创新且适用的管理体系，严格的落实其中规章制度的执行力度，进而约束档案人员的管理行为，使档案工作在档案管理制度的监督下有效进行。

2.建立高素质的人才队伍

对于建设一支有合理分工、明确责任的档案管理队伍，首先需要对档案管理中的人力资源进行合理配置，确定专人专岗的管理形式，避免出现职责混淆的情况；其次，加强专业档案管理人才的引入，通过高素质人才的聘用来带动整个团队素质的提高；最后，定期对档案人员进行培训，确保其可以掌握先进的管理知识及管理手段，满足档案管理工作所需。

3.集中管理

集中统一地管理全部档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。这是我国档案工作的基本原则。要求升级转型后的新院校在机构、领导、管理制度、发展规划、学科建设等方面必须与时俱进。所以，在院校升级转型过程中，学校的档案部门也必须对应实行升级转型，不应存在“转校不转档”的现象。实行集中统一管理能克服档案的分散保存和各自为政所带来的局限性。更大限度地发挥档案的作用，以利学校的教学、科研、管理和发展。

在档案整合过程中，档案管理部门应把院校升级前的档案作为独立的全宗，或作为封闭全宗，以确保这些档案的完整，并妥善保管。由于历史原因，可能存在档案管理水平不一致、档案整理情况参差不齐的问题。对于没有收集或者整理的档案，档案管理部门必须要求转型后的学校收集齐全并整理好，责任落实到人，必须坚持移交清楚、档案完好、限定完成时间。只有各全宗档案完全整理好之后，檔案管理部门才能进行档案实体的整合。

4.推动档案管理工作全面信息化建设

信息化管理是现代计算机技术、网络技术、电子化技术融合而成的一种高效管理手段，在档案工作中需要紧跟时代发展的趋势，运用现代化的管理手段来提高管理工作的效率。并且信息化管理不仅可以高效处理档案内容，还可以为档案的应用提供良好的平台。例如通过档案管理信息平台的搭建为用人单位及学生提供交流渠道，用人单位可以通过档案管理系统来了解学生的资料，而学生也可以选择是否与企业进行交流，使用人单位可以和学生进行双向选择，为提高就业率提供了帮助。

三、结语

虽然在中职学校转型升级为高职院校后档案管理工作遇到了一定的难题，但是档案人员需要意识到这也是其发展中所得到的机遇，为此在档案工作中需要抓住学校实际的发展趋势及发展原则，采用积极的应对措施来为档案工作谋求发展机遇。上文中提到的建立标准的规章制度、完善管理措施等方法可以强化档案管理工作效果，推动档案管理工作在院校中的发展。

参考文献：

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