升格后高职院校档案管理“三个体系”的创新研究

钟影琪+陈文+刘碧静

随着教育体制改革的不断深入，我国教育管理机制发生了重大的变化。尤其中等专业教育逐步转向高等职业教育系列已成为一种发展趋势，管理模式、办学理念、师资力量等方面都发生了重大的变化。学校升格后，如何做好高职院校档案管理工作，就成了目前亟待解决和探讨的问题。

党的十八届四中全会提出把依法推进建设“覆盖人民群众的档案资源体系”“方便人民群众的档案利用体系”“造福子孙万代的档案安全体系”的档案“三个体系”建设作为当前工作抓手，始终坚持用法治思维引领“三个体系”建设，用法治精神规范“三个体系”建设，用法治文化创新“三个体系”建设，促进法治档案工作再上新台阶。

将“三个体系”作为升格后高职院校档案工作的创新指导，有助于促进高职院校档案管理的发展，有助于提高档案资源对校园文化建设、科研建设、创新建设、人才建设以及信息化建设服务价值的被认可度，推动学院档案管理工作迈上新台阶。

一、着力资源体系，档案系统建设是基础

高职院校档案部门要高度重视档案收集整理工作力度，把档案收集整理工作与人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等各项工作同规划，同部署，同落实，同检查，做到各项工作开展到哪里，档案收集整理工作就覆盖到哪里，让档案工作融入学校建设和服务中去，把师生档案全面纳入高职院校档案资源体系，使档案工作变“无为”为“有为”。

（一）库房建设

库房设在办公楼二楼以上，空间需充足，需设有防盗网、铁门、铁柜等安全设施。

（二）设备建设

为节省空间，最好能配置密集柜储藏档案资料，按要求还需配备恒温系统、专用计算机、复印机、打印机、档案管理软件等设备。

（三）室藏建设

一是档案管理实现数字化；二是组卷编目规范，案卷排架美观整齐；三是检索工具纸质档案和电子档案并存；四是完善编研材料。

二、着力利用体系，档案人才建设是关键

“人才支撑发展，发展孕育人才”，质量是檔案管理过程中一个永恒的主题。随着档案数字化、信息化的不断深入，档案载体形式和管理模式随之跟进，数字化档案文件的管理，档案信息的安全利用，数字化、信息化档案管理，档案突发事件的应对策略等，都对现代档案人员的业务素质提出更高、更新的要求。一方面人才难求，一方面档案业务技术含量大增加，要求人才必须具备更高的综合素质。

（一）引进人才

升格后的高职院校根据机构设置档案馆（室）专职工作人员，引进具有文化、政治可靠、业务知识熟练、思维敏锐、信息灵通、责任心强的高素质档案专业本科以上毕业的“博才”或“通才”，负责编研，开发利用，规范化管理，把好收集关、质量关和利用关。每科（室）需配备1名本科以上文化、政治可靠、熟悉计算机操作、思维灵敏、责任心强的高素质兼职档案人员，负责本部门资料的收集、整理、立卷归档、移交等工作。

（二）加强业务培训

首先，由于升格后高职院校档案管理人员的流动性较大，因此采取“走出去”或“请进来”的形式，定期或不定期地组织档案管理人员进行培训，让档案管理人员熟悉业务，掌握有关的政策规定，明确工作要求，熟悉工作的步骤和实际操作技术，使档案工作人员具备扎实的知识功底，能够熟练掌握档案材料的鉴别、分类、编排、装订、立卷等基础性工作，提升档案管理人员的业务能力。

其次，加强档案人员的自身学习，努力提高档案人员的政治思想素质，使其不断更新知识，更新理念，提高履行岗位职责的能力。

再次，档案人员要加强业务学习，在日常工作中善于总结不足，虚心向其他单位的同行学习，借鉴好的经验和做法，开拓思路，创新进取，努力探索档案工作的规律，提高业务素质。

最后，各部门领导要建立稳定的档案工作队伍，配备素质较高的专职或兼职人员，减少档案岗位人员的变动，以保障档案工作有序、高效地开展。

（三）转变服务模式

载体的变化，电子文件的出现，势必使档案信息的收集、整理、储存和开发利用由传统型走向现代化，改变载体贫乏、单一、“重藏轻用”的现象。利用档案管理软件，可以确保资料齐全、完整、准确及系统。各科（室）兼职档案员通过档案管理软件，可以完善各部门的收集、整理、立卷、归档等业务环节，同时可以实现资源共享。

三、着力安全体系，档案制度建设是保障

确保高职院校档案安全保密，是新形势下高职院校档案工作的底线、红线和生命线。加大高职院校档案安全保密执法检查力度，建立并完善高职院校档案安全应急管理制度，切实改善高职院校档案保管保密条件，对高职院校重要档案实行数字化，有条件的可考虑异地异质备份保管，保障高职院校档案信息安全。

（一）靠制度保安全

高职院校档案部门要认清形势，居安思危，时刻绷紧档案安全保密这根弦，构筑确保档案安全保密的牢固思想防线，要加快建立健全以人防、物防、技防三位一体为核心的档案安全防范体系，建立健全并严格执行各项安全保密规章制度，经常开展档案安全保密自查、他查、互查，及时发现并排除档案安全保密隐患，堵塞各种安全保密漏洞，严防档案损坏损毁和失泄密事件发生，制定确保这个指标体系落实的工作规范。

（二）靠硬件保安全

高职院校档案部门要积极争取高职院校领导的重视与支持，完善档案工作投入机制，把档案馆（室）建设纳入高职院校基础设施建设项目，统筹规划，优先建设，以经济、实用、安全、先进为原则，高标准，严要求，重规范，加快改造或新建、扩建高职院校档案库房，切实改善高职院校档案保管保密条件。同时，建设完备的抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等基础设施。

（三）靠工作保安全

为了提高对危机发生的预见能力、危机发生后的救治能力和事后的恢复能力，高职院校档案部门要居安思危，未雨绸缪，树立档案危机意识，建立行之有效的科学管理、安全防范和应急处置机制，确保档案安全受到危害时得到优先及时抢救和妥善合理处置，把档案损失降到最低限度。

（四）靠科技保安全

高职院校档案部门要侧重于建立标准，采取措施，确保电子文件、电子档案长期保存和利用；对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保存储安全；采用先进的管理设备、现代化的管理手段和科学的抢救措施，尽可能延长档案实体的寿命，延续档案信息的存在。

四、着力“三个体系”建设，是高职院校档案室今后工作追求的目标

（一）“三个体系”创新的研究，可以促进高职院校档案管理水平的提高

档案工作“三个体系”建设，已成为“十三五”期间档案工作的指导思想和总体工作目标。随着教育体制改革的不断深入和发展，高等职业教育管理机制发生了重大的变化。如何加强与完善学校档案管理工作，成为摆在高职院校档案管理者面前的新的挑战和新的课题。目前的高职院校档案管理水平亟待提高。

（二）“三个体系”创新的研究，可以更好地为高职院校的改革和发展服务

“三个体系”建设把资源、服务、安全作为新时期档案工作的重要指导，互为条件，互为动力，相辅相成，内在统一，涵盖了档案工作各方面，激活了档案工作全领域，是科学发展观在档案工作建设实践中的具体运用和生动体现，有助于为高职院校档案管理提供依据，强化高职院校档案管理的功能，从而推动高職院校档案事业健康发展。

（三）“三个体系”创新的研究，有利于学术价值的实现

“三个体系”建设是“档为民所建、档为民所用、民为档之本、安为档之先”精神的高度概括。高职院校档案管理由于其服务范围的狭窄性、服务对象的特定性，在高职院校整体发展中经常被人忽视。通过研究高职院校档案如何为高职院校发展服务，如何推动学校的创新工作，如何更好地参与到高职院校日常管理中，有利于提高高职院校档案价值的被认可度，提高档案的利用率，实现档案的学术价值。

（四）“三个体系”创新的研究，有利于转变服务模式

档案资源体系建设是基础，档案安全体系建设是保障，档案利用体系建设是目的，服务是档案部门永恒的主题。传统的档案工作模式已很难适应市场经济发展和体制变革对档案管理信息化工作的需求。因此，必须创新拓展档案服务领域，丰富档案服务内容，创新档案服务机制，完善档案服务手段，改善档案服务条件，提高档案服务质量，变被动为主动利用，搞好高职院校档案信息资源的开发，满足学校各方面利用的需求，更好地为高职院校发展服务。

（五）“三个体系”创新的研究，可以让档案领域实现资源共享

“三个体系”建设是科学发展观在档案工作领域的具体实践，是对档案传统工作“收、管、用”的升华，是指导新时期、新阶段档案工作的基本理论，更是未来档案工作的总体目标。档案工作要适应新时期的发展需求，创新服务理念，这就要求高职院校顺应时代的要求，建立一套科学、安全、高效、完备的信息管理体系，方便档案使用者快捷、方便地获取利用信息，实现档案价值，实现资源共享，同时也能提升学校管理品位，树立高职院校良好的形象。

时代在发展，社会在进步，校园在变迁。“三个体系”建设已经成为高校档案工作的总体目标。高校档案室必须紧紧抓住“三个体系”建设内涵与高校档案工作实际，必须开展常态化工作，必须有锲而不舍的精神，有持之以恒的心理准备，把档案数字化建设融入校园整体发展规划当中，提供高效率服务，树立良好新形象，为社会各界、师生利用档案提供更大的便利。

【参考文献】

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