研究中学档案管理信息化建设的有效对策

颜晓燕

【摘要】二十一世纪是信息化数字化的时代，现代信息基本都会以数据的形式保存在网络中，这样有利于信息的保存与调取，方便人们查找归纳整理。我国的中小学校的管理也形成信息化的趋势，由于每年的学生数量很多学生信息数据庞大，归纳整理起来不方便，而且也不易保存。所以中学生档案管理信息化的建设时十分必要的。

【关键词】中学档案管理 信息化 有效对策

【中图分类号】G633 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）11-0020-01

时代发展，学校教学规模也日益扩大，学生的信息量也在飞速增加。所以很多中学都建设学生档案管理的信息化，但是现阶段我国中学档案管理信息化的建设仍然在各方面有不足之处，比如基础设施建设、 专业人才短缺、 管理观念存在差异等，中学档案管理的信息化建设的目前仍然没有达到理想的标准，我们必须通过科学的改革措施，才能完善中学档案管理的信息化建设。

一、中学档案管理信息化

目前，我国中学校园档案馆基本配备了现代化管理设备以及学校档案管理的应用管理系统，实现信息化管理。通过利用档案管理系统，完成了文书档案、教学档案、等各类学校档案的编目、排序、检索和输出等工作，基本实现学校档案管理中各类档案的信息化处理，以及自动化管理。这也促进档案工作的顺利进行，保证了学校档案工作的效率和服务质量。

电子档案的案卷和文件的检索已基本替代传统的人工检索查找方式，提高了档案资料查找的速度和准确度。

二、中学档案管理信息化建设过程中的问题

信息化时代，许多中学电子档案管理的建设已构成，但利用率、普及率不高，可操作性不强，这也说明档案管理信息化的建设还存在许多问题。

（一）档案管理队伍整体素质偏低，缺少专业老师

大部分的中学档案管理部门还未形成素质优良、结构合理的档案管理教师队伍。专门从事档案相关工作人员的学历结构、年龄结构、职称结构都不合理。而且中 学的档案员大多都是未接受过档案管理专业的培训，缺乏档案管理及档案信息化 建设的基本理论知识技能。

（二）档案室基础设施简陋

由于大多数中学基础设施不完善，学校的资金大部分投资给学校重点建设项目或与教务任务相关的建设。对于学校档案管理基础设施方面的投资很少。从档案管理团队到档案基础设施的建设都很简陋。

（三）管理体制比较混乱。

现在大部分中学档案管理部门是与学校其他部门在一起，没有独立的管理体系，直接领导是校长或主任，没有细化体系。政府的档案管理机构除了通知学校档案工作人员参加一些会议和培训外，很少过问学校档案工作，也很少到学校进行检查和指导。

（四）数字化建设水平低。

大部分中学可以做到档案室配有电脑，档案室档案信息数字化的管理水平较低，没有好好利用数字化带来的便捷。

（五）档案利用率低

现在中学档案还是以传统纸质档案资料较多，并且电子档案的利用率较低，据有关人员调查统计， 中学档案案卷平均利用率仅为 10% 左右。这也是值得中学管理人员深思的问题。

三、中学档案管理信息化建设的有效对策

（一）提高认识、转变观念。

我们必须充分认识中学档案的价值地位、作用和意义，也要充分认识到档案信息化建设的重要性和必要性。档案信息化建设是否完善是衡量中学现代化水平高低的重要标尺。

（二）明确指导思想，确立相关原则

在中学档案信息化建设过程中，要采用循序渐进的指导思想。而且，确立保障重点的原则，就是依据档案的性质和重要性的不同，按轻重缓急的顺序对档案进行信息化加工。还要有技术实用性原则， 就是对档案信息化处理要采用最有实用价值的模式。

（三）增加经费投入

各级政府要依法增加对中学教育的经费投入，以便中学有可用资金投入学校档案信息化建设中。另外，中学要多方筹措资金， 设立专项资金进行学校档案信息化建设。

（四）提高档案管理队伍素质

要为档案工作人员的培训创造良好的条件， 定期举办培训班对档案管理人员进行专业档案管理知识培训， 改善档案人員的知识结构、学历结构， 提高其综合业务能力。

（五）建立健全制度，完善管理体制

学校应依法建立健全的档案管理制度，修改原有的规章制度并制定新的规章制度，还要理顺档案管理体制。中学应设立独立的档案管理机构，真正建立起分级管理的档案管理体制。政府各部门要将中学的档案信息化工作纳入统一领导范围。

结语：

中学档案信息化管理已经成为当今社会发展的新趋势，校园档案管理信息化的建设已经成为了档案信息管理的重要任务。档案管理工作人员要勇于担负起档案信息化建设的责任，不断优化档案管理信息化设计方案，提高档案管理的信息化水平。

参考文献：

[1]毛凌.浅谈中学人事档案管理中存在的问题及对策[J].科教新报（教育科研），2014（3）.