智慧校园之数字化办公平台设计

辛建平

摘要：随着全球信息化产业的飞速发展，同时硬件设施和无线宽带等通信的成本日益降低，便携式个人终端特别是智能手机的全民化，使得国内许多校园已开始智慧校园的加紧建设，而做为整个智慧校园构成的核心之一就是校园数字化办公平台配套；办公自动化平台能有效地提高校园网工作效率。

关键词：数字化办公平台 OA软件 智慧校园

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）12-0144-02

近年来，校园信息化建设作为提升我校办学实力的重要方针，推进“智慧校园”建设，搭建和完善数字化办公平台内容，加强和改善信息化应用与服务环境，促使信息化、数字化、网络化与学校教学、科研、管理服务深度融合，充分发挥信息化在校园改革中的驱动作用。数字化办公平台为整个学校管理执行速度提供了强有力支持，加强和拓宽了教师与学校之间的沟通渠道，使教师个人工作效率也得到大幅的提升，同时也让学校网络管理员对校园的信息化管理工作有更好的平台。

1 需要解决的问题

1.1 易用性

办公平台的易用性非常重要，平台的第一眼印象取决于它的用户界面美观，但这只是外面表象，真正能持续辅助你的往往是它的内在即易用性。智慧校园选OA软件，第一要考虑到使用者范围，涉及到领导、高层管理者、中层管理者和普通员工的信息化基础差别很大，因此对系统的接受能力不同；又考虑到不同单位的管理基础不同，对借助OA系统改善管理的依赖程度也就不同。所以易用性对于企业员工来说非常重要。定期组织开展平台的使用培训，并在培训中总结提炼需求，提高平台的易用性。

1.2 安全性

办公平台的安全性不光是指用户信息安全，还包含数据安全、系统的维护安全等。在平台启动的安全上要保证用户终端和服务器实际运行数据保持一致，要确保核心的系统级应用及预制模块不会被恶意软件把替换；在平台执行环境的安全上要先行判断受信任的程序在安全世界运行，未受信任行为在未正确授信条件下无法访问；在平台智能保护上是要在做好定时数据备份及突发数据恢复前提下，做好病毒库更新，增加病毒特征码的识别能力。

1.3 通用性

办公系统既符合用户原OA使用习惯又充分体现移动端良好交互性，在业务方面充分掌握系统的各项流程、功能操作；在技术方面达到能协助系统调试、独立管理、故障处理、日常测试维护等工作。在平台的对外接口及将来的扩展模块端口上要与系统匹配性相结合，在增加办公服务产品的深度化、定制化，另一方面在不同的服务之间建立更好的系统性。

1.4 个性化

简洁易用、尊重个性是互联网应用的重要特征。校园信息系统并不局限于满足校园流程电子化的办公需求，更要加强对用户个性化特征的尊重。以人为导向梳理、重构和展现校园信息系统中的信息，提升交互式体验，成为移动互联网时代信息系统建设的重要需求。

2 功能模块设计

数字办公平台是为校园内每个职能部门提供全面综合的办公服务平台，必须达到部门之间的办公达到无纸化的目标，利用集中共享各职能部门的各种动态信息，使办公效率得到稳定的提高。系统正式上线运行后，要实现了学校、部门、层级间的信息传输、信息共享和业务协同，规范了校内各部门和各层级之间的办公协同动作，改变了人工取送文件，文件纸质签批、流转的传统局面，减少了信息传递中的阻塞、延误、失真等现象，确保了日常信息管理落实有据、查有所依，有效地提升了学校的办公效率和办公质量。本系统根据需求分析主要设计九个功能模块：个人电子邮件、单位办公、个人办公、协同办公、辅助办公、文档中心、个性服务以及电子公告栏。

（1）个人电子邮件模块：分成10个部分，包含收邮件、写邮件、收件箱、草稿箱、发件箱、垃圾箱、POP3设置、邮件网关设置、查找邮件、系统帮助。在发送邮件过程中，用户可以利用设置好的邮箱发送邮件，并且系统支持“内部邮件、企业邮件、外部邮件”等多种发送对象，包括抄送、密送与支持独有的分别发送功能，支持抄送，密送。支持上传附件等常用邮件功能。在接收邮件中，用户可以利用默认设置接收离线邮件，邮件预先存于服务器中，当用户登录系统后可通过邮件主题列表选择性查看对应邮件，也可以一键转移到自定义邮件箱中，并且可以批量删除邮件，其中可以选择删除到草稿箱或者直接永久删除。快速回复，下载邮件，转发，其中邮件转发为系统短消息。在邮件分类中，包括已删除、草稿箱、收件箱等模块，非常清晰明了。并且用户可以一键删除垃圾邮件。在邮件账号中，用户可以进行新建、修改、删除、查找以往邮件。并且系统设置邮件帐号pop3和smtp地址，访问密码，系统自动保存密码设置与多邮件帐号设置。（2）单位办公模块：分成已完成工作和日常工作維护两部分。前一部分列出最近30天内单位办公标题列表，包含发件人、发件时间及发件部门。第二部分则可通过设置维护或查找指定的工作清单。（3）个人办公模块：OA系统主要起辅助工作的作用，能实现的功能包含日程安排、工作计划、个人工作日志、个人名片夹、工资查询、工作餐预定、科研成果申报、学生评教系统、各种比赛赛事等。该模块提供了个人电子邮件进入链接，基于网络服务器备份数据库的工作日志，可针对权限的不同供不同授权级别人员对各个人办公设定功能内容进行查阅。（4）协同办公模块：提供了一个信息发布和共享平台，满足了个人之间，上下级之间，集体间交换信息、场地申请和日常维护的需求。包含组织结构、电子公告、通讯录、通告、办公场所管理、职能部门子网站、学院图书馆、校园综合信息管理平台、报告申请、水电维修管理等。（5）辅助办公模块：包含招生系统、新生分班查询、天气预报、航班列车时刻表、学院规章制度、电子论坛、FTP资源下载服务、学院精品课程、办公财产登记、各种校内测评。实现日常辅助办公的自动化，把多分支机构、跨地域进行整合，提高整体反应速度和决策能力。（6）文档中心模块：文档中心模块是整个数字化办公平台的重要组成部分，包含文档库中心和文档查询两部分。是用来为学院核心办公内部公文数据提供完善的数据保护方案，内部办公文档的管理的正常运行关系着整个校园系统的稳定运营能否高效；是实现无纸化传阅、无纸化办公最直接的体现。（7）个性服务模块：满足学校协同办公个性化需求。按照校园自身发展实际需要，针对性的对个人相关模块业务系统进行智能化的构建，实现协同软件价值的最大化。包括修改变更业务进程、个人现有功能模块功能。个性设置可以设置用户自己的喜欢的信息提醒音乐，图片，及视图行数；增加新的功能模块；链接其他的业务系统及相关接口开发；修改访问其他系统平台数据库等更深层次的个性化需求等等。（8）电子公告栏模块：用于单位内部公告的发布。支持发布前审批、支持阅读回执。对于学院经常会收到上级单位的相关公文或学院即将要出的公告或公示等，由文员登记来文，然后交由学院办公室主任拟办，可能需要根据具体的拟办意见来选择相关领导批示、传阅等，再由领导的批示内容提交到下一步承办部门或备档等工作，流程才算完整。

3 开发平台的选择

对于校园的基础技术平台的选择，主要考虑两个方面因素：工作流的技术与数据库技术。工作流是数字化办公平台的核心，对于校园智慧化建设有重大意义，它不仅要提高决策审批速度、提升办公效率，还要实现集成管理、信息共享和协同工作，将整个校园每个员工都紧密联系起来协同工作，同时还要满足学院领导对于全局把控所需的数据支撑；考虑平台的可持续性发展和全面兼容。鉴于微软公司产品集成性、兼容性和普及率都非常高，在这里我们优先选择微软公司的产品，主要由Windows Server操作系统、VS（Microsoft Visual Studio） 开发工具、Java+平台技术、IIS（Internet Information Services）服务器及.net开发技术组成，平台可在微软自带的IIS服务器上直接安装布署，与浏览器、操作系统、办公软件等等的集成性相当好 ，同时也可以在本地服务器或云主机布置，安装之后不会产生适配性的问题，是目前安装最容易的WEB类程序，维护成本最低廉：采用基于.NET和WEB的企业级计算，主HTTP服务器采用先进的Apache服务器，可保证数据存取集中控制、多级的权限控制、完善的密码验证与登录验证机制；在内置的工作流表单设置上运用手写签章组件加上SSL加密传输确保工作流表单的数据数据传递的安全。

数据库技术平台的数据库考虑到现阶段“互联网+”大形势下物联网的发展非常快，学院办公平台的事务处理所产生的数据量越来越大，数据的种类也是越来越复杂、用户访问要有快速、准确地数据库访问支撑。单一的本地校园服务器已经不能满足日益增长的需求，故这里我们采用本地数据库服务器与租用云服务数据库相结合的形式，使用稳定可靠、弹性伸缩的在线数据库云服务，可在基于分布式系统和全SSD盘高性能存储的基础上支持MySQL、SQL Server、Oracle、PostgreSQL和PPAS（高度兼容Oracle）引擎，云服务器还能默认部署主备架构且随时随地登陆云服务的web在线自助管理在于容灾、备份、恢复、监控、迁移等方面的全套解决方案。数据库的设计在本地进行规范化和标准化设计，严格按照3NF的要求进行，兼顾用户使用效率和程序的实现性，减少冗余和程序程序重复。

4 体系结构设计

在校园办公平台体系结构设计中，系统架构的设计主要考虑是模块类型的选择、模块之间的关系、数据库访问模式等。在系统架构上，校园OA采用Java+多数据库+B/S+C/S模式，通过可选混合组合技术可具有操作简便、安全性高、运维成本低等优势。从构建一个稳定、高弹性、高可扩展性的平台，为避免程序的冗杂，减少各个类和模块之间的依耐性，必须满足高内聚、低耦合原则。为保证模块的高内聚，减少各模块间繁杂无章的的抽象调用，平台设计中按上述功能模块进行独立划分，在增加模块缓存的对于数据库工作量的基础上，最大程度的降低了系统模块间的识别难度，简化平台运营成本，将模块间的耦合程序降到最低。

用户的网络访问设计由于考虑到校园数字化建设处于瓶颈阶段，早期的校园信息化投入已经不能完全满足日常办公需求，为创建高效安全的硬件保障条件，优化基本网络环境。增加校园网络接入信息点，铺设多条光纤，利用电信、移动两大运营商双带宽制定统一的信息标准和数据管理中心。采用内部办公系统服务器和云服务器组成同一安全的容灾架构，将早期办公平台服务器功能模块进行云服务器移植，通过云服务器稳定、安全、弹性、高性能的优点，减少本地服务器负担，增加访问者的极速体验。在云服务器上租用LVS负载均衡服务器、Web服务器、MySQL服务器、缓存服务器、即时通讯服务器、文件服务器等。云负载服务器用于Web服务器和MySQL服务器提供日常负载任务，本地服务器用于管理和灾备，在云负载服务器出现突发故障时能提供不间断服务。考虑到应用后期用户数和数据量会继续增大，数据库会采用MySQL Cluster部署，提供更高性能、更高可用性的云服务。云缓存服务器采用Memcached作为服务程序，将访问集中、访问量大、近期的数据缓存在内存中，基于TCP协议，实现快速存取。云文件服务器部署NFS服务端，對Web服务器提供NFS访问服务。所有Web服务器上传的文件都直接保存到NFS服务器，用户下载文件则直接从文件服务器下载，降低对Web服务器的带宽和磁盘I/O压力。文件服务器挂载磁盘阵列，最大程度地提供高性能和高可用性服务。即时通讯服务器采用多进程+多端口的方式。整个服务器系统由一个控制进程和多个真实进程组成，用户登录时由控制进程提供负载均衡，将用户连接负载到不同的真实进程，不同进程之间的用户发送信息则需要通过控制服务器进行。通俗讲，考虑数字化办公平台的构建所必备的基础设施外，服务器大多进行云服务外包型操作，本地服务器也只是做为办公平台系统的一个云服务器的一个客户端，具有远程指挥控制、存储备份操作功能。

5 结语

在移动互联网时代大潮下，“数字化办公”为传统教育行业特别是高职教育注入了互联网基因，构建移动化办公室，为高职教育的智能化管理提供了全新的思路。实现了学校、部门、层级间的信息传输、信息共享和业务协同，规范了校内各部门和各层级之间的办公协同动作，改变了人工取送文件，文件纸质签批、流转的传统局面，减少了信息传递中的阻塞、延误、失真等现象，确保了日常信息管理落实有据、查有所依，有效地提升了学校的办公效率和办公质量。当今天互联网+、物联网大趋势下，数字办公平台将校园整合在一起，创造更大价值。数字化办公平台也使得教育工作人员可以在任何时间、任何地点全程追踪提交审批的文件，任意设置查询和统计条件，导出或下载查询与统计结果，为相关数据留存提供便利，故使之成为现代智慧校园的首选。

参考文献

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